Des outils pour améliorer votre client mail
Il y'a des applications avec lesquelles on entretient un rapport très particulier, et le client mail en fait partie, sans doute parce qu'il s'agit d'une application de communication essentielle, malgré la montée en puissance de la messagerie instantanée et de la VoIP. Dès lors, dès que quelque chose n'est pas possible avec son client préféré, on a tendance à pester ... sans se demander s'il n'est pas possible d'y remédier par un plug-in ou un logiciel compagnon. D'Outlook à Thunderbird, les principaux gestionnaires de mails peuvent en effet bénéficier d'outils complémentaires ou d'extensions améliorant leurs fonctionnalités, leur ergonomie ou encore leurs compatibilité avec d'autres services. Par ailleurs, on trouvera quelques logiciels plus généralistes mais dont l'utilisation peut également s'appliquer à la rédaction de mails.Eviter les tâches répétitives
Dans un cadre professionnel, on est souvent amené à saisir les mêmes phrases, à rappeler les mêmes coordonnées, et tout celà peut devenir fastidieux. Heureusement, les solutions pour pallier ce problème existent, à commencer par l'excellente extension Quicktext pour Mozilla Thunderbird. Le but du plug-in est simple : vous permettre de créer des modèles de courriers types que vous n'aurez qu'à sélectionner pour qu'ils soient prets à l'envoi. La force de Quicktext réside dans sa gestion des variables : vous pouvez insérer automatiquement dans vos modèles le noms de votre destinataire (par exemple : « Bonjour, Pierre », le nom de fichier d'une extension ou encore la date du jour. Le tout est géré par un système de balises assez simple à maîtriser.
Trouver un équivalent gratuit pour Outlook ou Outlook Express s'avère assez difficile. Néanmoins, il faut rappeler qu'Outlook permet d'obtenir des fonctionnalités similaires en l'intégrant à Word. Une autre solution est de passer par un gestionnaire de texte récurrent, indpéndant d'un quelconque client mail. On perd la gestion des variables mais on conserve la possibilité de saisir automatiquement des phrases ou adresses en les assignant à de simples abréviations. Parmi les solutions disponibles, on citera notamment et PhraseExpress, disposant tous deux de fonctionnalités à peu près équivalentes et d'un fonctionnement similaire. Pour saisir automatiquement votre signature, par exemple, créez une entrée dans le logiciel que vous assignerez à l'abréviation « sig ». Lorsque vous saisirez « sig » dans votre mail (ou dans n'importe quelle application gérant la saisie de texte), l'abréviation sera remplacée par votre signature.
- Télécharger Texter pour Windows
- Télécharger Phrase Express pour Windows
Ajouter des fonctionnalités à votre client
Même s'il reste un moyen de communication prédominant, on attend désormais plus de fonctionnalités d'un client, comme proposer des outils de planification ou de s'intégrer à d'autres logiciels de communication comme les logiciels de VoIP. Parmi les reproches que l'on a pu émettre à Thunderbird, on trouve l'absence d'agenda intégré au logiciel. Logique, puisque ce dernier a pour vocation de concurrencer Outlook Express et non Outlook. Pourtant, il est possible d'ajouter des fonctionnalités de calendrier au client libre grâce à l'extension Lightning qui intègre au logiciel le calendrier de , Sunbird. L'extension n'avance pas très vite : un an après sa sortie, on peine à dépasser la version 0.3. Néanmoins, Lightning est déjà relativement utilisable au quotidien, et permet un accès vers d'autres extensions intéressantes (voir plus bas).
Autre plug-in intéressant, cette fois ci disponible pour Thunderbird (pour Windows), Outlook et Outlook Express, la intègre des fonctionnalités du célèbre logiciel de VoIP à votre client mail sous la forme d'une barre d'outils. Celle ci permet, si vos contacts disposent d'un compte Skype, de les appeler directement depuis votre client mail, ou d'appeler tout login Skype ou numéro de téléphone contenu dans un mail via Skype.
- Télécharger la Skype Email Toolbar pour Windows
Votre agenda et vos mails vous suivent partout
C'est un fait, on a de plus en plus recours à des services comme les webmails ou les calendriers en ligne, qui permettent de consulter son courrier ou ses rendez vous de n'importe où. Faut-il en déduire que les clients mail et/ou agendas sont voués à disparaître au profit d'un simple navigateur web ? Pas si sur ! Tout d'abord, parce que certains clients mail comme Thunderbird gèrent très bien les webmails comme MSN Hotmail ou Gmail (Outlook Express/Windows Mail étant naturellement plus à l'aise avec la solution de Microsoft), mais aussi parce qu'on trouve quelques extensions capables de gérer efficacement un service comme Google Calendar.Ainsi, sur Outlook, gSyncit permet de synchroniser l'agenda d'Outlook avec votre Google Calendar. Il suffit pour celà de renseigner ses identifiants Google et la synchronisation s'effectue. Plusieurs paramètres sont disponibles : il est ainsi possible de mettre à jour les deux calendriers ou uniquement le calendrier Outlook, de choisir un autre calendrier Outlook (si on ne souhaite pas utiliser celui par défaut) ou d'effectuer une synchronisation automatique à intervalle régulier. La même chose est rendue possible par , une extension similaire pour Mozilla Thunderbird (en ayant préalablement installé Lightning) ou Mozilla Sunbird (version indépendante du calendrier de . L'extension permet d'ajouter un calendrier Google aux agendas gérés par le logiciel en récupérant son adresse XML sur le service et d'en éditer directement les rendez vous et tâches.
- Télécharger gSyncIt pour Windows
- Télécharger Provider for Google Calendar pour Windows, Linux et Mac OS X
Sauvegarder vos mails
Que ce soit pour raisons personnelles ou professionnelles, la sauvegarde des mails est évidemment cruciale. Heureusement, les développeurs y ont évidemment pensé et les solutions de sauvegarde abondent. Outre les outils de sauvegarde « généralistes », que nous avons couvert dans notre guide sur la sauvegarde de données, on trouve des outils spécifiques permettant de sauvegarder rapidement ses courriels.Si vous utilisez Outlook, la solution la plus simple est évidemment de sauvegarder votre fichier PST, mais notons également l'existence de , un logiciel assez pratique (mais payant) permettant d'automatiser la sauvegarde de messages individuels selon des règles établies par l'utilisateur. Vous pouvez ainsi déplacer un mail d'un expéditeur et indiquer à RapidFiling de sauvegarder tous les courriers de cet expéditeur se trouvant dans le dossier de votre boite. De pareilles fonctionnalités peuvent être en partie obtenues par défaut, mais RapidFiling a l'avantage d'automatiser la tâche et s'avère plutôt efficace pour celà. Pour Outlook Express, on recommandera un outil très simple et efficace, intitulé SaveOE et qui permet de sauvegarder et restaurer les fichiers DBX du client de Microsoft. Différentes options peuvent être cochées ou décochées : carnet d'adresses, messages, règles de filtrage, news ...
- Télécharger RapidFiling pour Windows
- Télécharger SaveOE pour Windows
Les utilisateurs de Thunderbird (sous Windows) peuvent quant à eux se tourner vers MozBackup, une solution de sauvegarde pour les applications Mozilla, dont Thunderbird dont il peut sauvegarder les courriels, le carnet d'adresses et les paramètres des comptes en cochant les cases correspondantes.
Enfin, du côté du Mac, on recommandera, pour les utilisateurs du Mail intégré à Mac OS X ou d'Entourage, l'excellent , capable de sauvegarder de nombreux paramètres système et dossiers personnels, dont les mails (mais pas ceux de Thunderbird).
- Télécharger BackityMac pour Mac OS X
