Vos mails peuvent vous suivre
A force de multiplier les comptes mail (professionnel, personnel), ainsi que les ordinateurs et autres appareils électroniques, le casse-tête fait vite son apparition : comment conserver les mêmes courriers partout ? Emporter ses mails professionnels à la maison, accéder à ses courriers personnels en déplacement, disposer des mêmes courriers sur son ordinateur de bureau et son portable sont autant de cas de figure qui peuvent poser problème.
Pourtant, les solutions sont multiples : synchronisation avec un serveur, conservation d'une copie des messages, utilisation de logiciels « à emporter » sur clé USB ou encore webmails apportent tous une alternative au compte local, ancré sur votre ordinateur. Tentons d'y voir plus clair !
Avant d'aller plus loin, nous nous devons d'effectuer une mise en garde : certaines méthodes que nous décrivons plus loin dans l'article, et notamment l'usage d'un serveur POP3, ne garantissent pas la confidentialité des messages échangés dans le cadre professionnel, et certaines entreprises interdisent l'utilisation de webmails comme Gmail, notamment pour cette raison. N'appliquez donc pas les conseils décrits dans cet article sans être sur de pouvoir les utiliser au sein de votre entreprise, organisme ou université. Contactez les personnes compétentes si vous avez un doute.
Utiliser le protocole POP3
Commençons par un cas de figure basique : l'utilisation d'un serveur POP3. Ici, le fonctionnement est simple : l'ordinateur se connecte à un serveur et rapatrie tous les courriers sur la machine, puis les supprime du serveur. La problématique apparaît bien vite : vous récupérez habituellement vos courriers professionnels sur votre machine de bureau. Vous pouvez configurer votre client mail à domicile pour récupérer votre BAL professionnelle mais, évidemment, les courriers téléchargés chez vous seront indisponibles de retour sur votre lieu de travail, puisqu'ils ne seront plus sur le serveur. Il existe néanmoins une parade proposée par tous les clients mail disponibles : laisser une copie des messages sur le serveur.
Le protocole POP3 télécharge les messages depuis le serveur sur votre ordinateur
Il s'agit d'une solution tout à fait suffisante si tout ce que vous cherchez à faire est d'intercepter vos mails en votre absence du bureau. Sur le PC de votre domicile, configurez le compte POP3 selon les informations fournies par votre administrateur réseau (login, mot de passe, serveurs entrant et sortant), et n'oubliez pas de cocher la fameuse case permettant de laisser une copie sur le serveur. Vous pourrez alors récupérer vos mails, mais il ne seront pas, pour autant, perdus lors de votre retour au bureau ! Dans Windows Mail, cette case à cocher se situe dans l'onglet Avancé des propriétés de votre compte POP3. Dans Thunderbird, vous la trouverez dans la sous-section Paramètres Serveur, là encore en ouvrant les propriétés de votre compte.
Ne pas oublier de laisser une copie des messages sur le serveur
Une autre solution peut être de passer par un logiciel comme POP Peeper, qui permet de prévisualiser les courriers présents sur un serveur POP3 avant de les télécharger définitivement avec votre client mail. L'intérêt du logiciel est d'afficher les messages dans leur intégralité et de permettre la réponse aux courriers puisqu'il est également possible de configurer un serveur SMTP pour l'envoi. Les messages n'étant pas téléchargés depuis le serveur, vous pourrez les retrouver sur votre client habituel. POP Peeper, s'il n'offre pas le confort d'utilisation d'un vrai client mail, propose tout de même une interface suffisamment bien conçue pour pouvoir être utilisé comme solution de dépannage : vous pouvez lire les messages dans leur intégralité et y répondre, ce qui pourra certainement vous rendre service en cas de demande urgente.
Utiliser un webmail
Il y' a fort à parier que sur son « backoffice », votre entreprise a mis en place un webmail, semblable à celui proposé par votre fournisseur d'accès à Internet. Là encore, il s'agit d'une solution tout à fait pratique pour récupérer ses courriers professionnels à distance, mais si votre entreprise n'en propose pas, ou si vous désirez disposer de fonctionnalités avancées et comparables à ce qu'offre un client local, autant passer par un des meilleurs d'entre eux : Gmail, si cette possibilité est permise, Gmail étant plutôt mal vu dans le domaine professionnel, en raison des problèmes de sécurité qu'il pose. Mais là encore, la méthode décrite ici peut s'appliquer à n'importe quel compte POP3 utilisé, et auquel vous souhaiteriez accéder à distance.
Ainsi, plutôt que d'avoir à vous connecter à deux interfaces différentes, vous pouvez récupérer vos courriers professionnels et personnels depuis la même interface, et bénéficier des possibilités offertes par le service que nous avons déjà évoqué dans notre guide pour une meilleure utilisation de Gmail.
Parmi ces possibilités, celle qui nous intéresse permet d'ajouter un compte POP3 en plus de votre compte Gmail principal, et de le gérer avec la même facilité. Pour ajouter un compte POP3, rendez-vous dans les paramètres, puis dans l'onglet Comptes. Localisez la section « Récupérer les messages d'un autre compte », puis sélectionnez « Ajouter un autre compte de messagerie ».
Une fenêtre pop-up doit apparaître. Si ce n'est pas le cas, vérifiez que votre navigateur n'est pas configuré pour bloquer cette fenêtre (un message doit apparaître quand vous tentez de l'afficher). Dans cette boîte, plusieurs étapes vous proposent d'entrer votre adresse mail et les différents paramètres du serveur (nom du compte POP, mot de passe...). Comme nous l'avons vu précédemment, il est important de cocher l'option vous permettant de garder une copie des mails sur le serveur. Gmail vous propose également d'envoyer vos messages avec l'adresse de votre compte POP3.
Une fois le compte ajouté, vous devrez le valider via un mail que vous devrez recevoir sur votre compte POP. Ce mail contient un lien permettant d'activer le compte sur Gmail. Une fois cette démarche entreprise, vous pouvez librement utiliser votre compte POP3 avec le service en ligne.
Utiliser le protocole IMAP ou un serveur Exchange
Nous avons vus que le protocole POP3, en utilisant la fonctionnalité de copie sur le serveur, peut être un moyen efficace de récupérer ses courriers en déplacement, ou depuis son domicile. Néanmoins, cette solution reste cantonnée au dépannage et ne permet pas d'accéder à toutes ses boîtes aux lettres à distance et les gérer complètement. Pour cela, il faut passer par le protocole IMAP ou, si votre entreprise ou votre université le permet, par un serveur Microsoft Exchange, géré notamment par « l'incontournable » Outlook.Le protocole IMAP permet de gérer ses courriers directement depuis le serveur. Les messages sont récupérés par votre client local mais ils restent présents, et toute modification (suppression d'un message par exemple) se fait directement au niveau du serveur, sans téléchargement préalable sur votre ordinateur. Détail intéressant à savoir : le protocole IMAP est géré par la majorité des fournisseurs d'accès français et permet par exemple de gérer vos mails depuis plusieurs ordinateurs (votre machine de bureau et votre portable, par exemple).
Cette méthode combine ainsi les avantages du webmail (pas besoin de télécharger définitivement les courriers) avec le confort de votre application préférée, puisque tous les clients majeurs gèrent le protocole IMAP. Là encore, dans le cadre d'une utilisation professionnelle, renseignez-vous auprès de votre administrateur réseau pour savoir si le protocole est géré par l'infrastructure de l'entreprise, ce qui n'est pas garanti, et pour obtenir les informations relatives au serveur le cas échéant. La configuration d'un compte IMAP n'a absolument rien de sorcier puisque la démarche est en tous points semblables à celle d'un compte POP3 : tous les logiciels gérant l'IMAP proposent ce type de serveur dans les assistants de création de compte, vous n'avez qu'à le choisir en lieu et place du POP3, puis de renseigner les champs habituels (serveur, identifiant, mot de passe...).
Accéder à un serveur Exchange
Evidemment, si votre entreprise dispose d'un serveur Exchange, toutes ces astuces évoquées jusqu'ici peuvent paraître inutiles. La solution de Microsoft est largement utilisée dans le monde de l'entreprise et permet des fonctionnalités collaboratives avancées si vous utilisez une application compatible, c'est-à-dire Microsoft Outlook (Windows) ou Microsoft Entourage (Mac), intégrés à la suite Office. Dans ce cas, tout est prévu pour accéder à votre serveur, à condition de disposer des informations nécessaires. Cependant, si la prise en charge d'Exchange est complète sous Microsoft Outlook ou Entourage, la configuration, pour accéder au serveur Exchange à travers le pare feu, est un peu plus complexe, et nécessitera l'assistance d'une personne compétente dans l'entreprise.
Accéder à un serveur Exchange est naturellement très simple avec Outlook
Néanmoins, il se peut que vous n'utilisiez pas Office à votre domicile. Dans ce cas, vous pouvez accéder à vos courriers Exchange en passant par Thunderbird, Outlook Express ou Eudora. Pour cela, il suffit que le serveur Exchange soit configuré pour permettre la connexion via le protocole IMAP (pour la réception) et SMTP (pour l'envoi). Là encore, il faut vérifier ces informations auprès de la personne compétente car pour des raisons de sécurité, ça n'est pas forcément le cas dans en entreprise. La configuration est semblable à celle d'un compte IMAP classique, mais il vous faudra tout de même obtenir l'adresse des serveurs entrant et sortant auprès de votre entreprise ou université. Vous pourrez alors accéder à vos courriers avec tous les avantages de l'IMAP exprimés plus haut.
À noter, si vous utilisez Linux, que le très bon Evolution de gère la connexion à un serveur Exchange 2000 ou 2003 de manière complète . Le logiciel offre une alternative crédible à Outlook, avec une interface et des fonctionnalités semblables.
Emporter ses mails sur clé USB
Thunderbird Portable
On comprend aisément l'utilité d'une version portable de Thunderbird : tous les paramètres du logiciel, et notamment les boîtes aux lettres, sont stockées sur la clé USB et non sur le PC sur lequel tourne le logiciel. Vous n'avez donc plus aucun souci de synchronisation de vos messages entre le domicile et le bureau : les messages sont dans votre poche, et toutes les modifications se font sur la clé USB et non sur le PC qui exécute le logiciel.
Thunderbird Portable est en tous points comparable avec sa version « fixe ». Il faut néanmoins préciser que la durée de vie d'une clé USB n'est pas infinie et ses performances s'amoindrissent notamment au fil des accès successifs aux données contenues sur la clé. Or, Thunderbird est particulièrement gourmand à ce niveau. Une solution pour réduire ces accès est de désactiver le filtre AntiSpam intégré au logiciel, largement responsable du phénomène.
Opera USB
Si Thunderbird vous donne des boutons, une autre solution est de passer par , la version non officielle d'Opera pour clé USB. Opera est avant tout un navigateur web réputé pour sa rapidité et ses nombreuses fonctionnalités disponibles sans téléchargement d'extensions, mais il intègre également un client mail relativement complet, et qui est de toute façon suffisant pour consulter ses messages occasionnellement.- Télécharger OperaUSB
Conclusion
Nous n'avons pas non plus abordé les solutions mobiles, évidemment fort pratiques, mais qui ouvrent un éventail de possibilités qui, à elles seules, mériteraient que l'on s'y penche de manière spécifique. Néanmoins, à l'heure des Smartphones et du « push mail », ce sont évidemment des solutions privilégiées pour rester en contact en permanence et récupérer vos courriers professionnels. Au delà des seuls smartphones, Google a récemment dévoilé une version mobile de son service Gmail permettant à tout téléphone compatible Java de disposer du service en WAP. Bref, les frontières entre le bureau et le domicile s'effacent de plus en plus, avec tous les avantages (réactivité, accès facile aux informations) et les inconvénients (intrusion dans la vie privée) que cela comporte.
Nous devons également rappeler le problème de la sécurité dans le domaine professionnel : savoir que le protocole POP3, s'il permet de dépanner, n'est pas la meilleure solution, loin de là, pour garantir la confidentialité des informations qui transitent. Il en va de même pour Gmail, dont certaines entreprises interdisent l'utilisation pour les mêmes raisons, d'autant plus que le géant de la recherche n'inspire pas toujours confiance. Là encore, il est difficile de généraliser et cela dépendra essentiellement de la politique de votre entreprise à ce niveau, mais cette mise en garde est toutefois nécessaire : si vos échanges incluent des informations « à risque », l'usage des méthodes décrites ici ne peut se faire sans consulter au préalable les responsables de la sécurité dans votre entreprise ou votre université. De même, ces astuces ne sont pas forcément utilisables dans un contexte professionnel, certaines entreprises utilisant des méthodes beaucoup plus complexes pour accéder à ses messages.
