Gérer de la paperasse n'est pas une sinécure, mais une obligation fastidieuse que nous avons tous en commun. La façon habituelle d'aborder le problème consiste à tout réunir dans des classeurs ou des boîtes à chaussures, de façon plus ou moins régulière et ordonnée. Une solution par défaut, qui en plus de manquer de praticité, n'est pas adaptée à l'ère numérique.
Car aujourd'hui dématérialiser ses documents n'est plus seulement un choix. On est souvent face à un fait accompli. Une part toujours croissante de nos documents est constituée d'e-documents, c'est-à-dire des documents électroniques natifs, qui ne se matérialisent sur du papier que quand on a besoin d'en imprimer une copie. Factures de téléphone ou de FAI, relevés bancaires, voire bulletins de salaire, n'arrivent déjà plus dans beaucoup de foyers que par le biais de messageries électroniques. Tout imprimer pour faire grossir classeurs et boîtes à chaussures n'a pas de sens. À l'inverse, basculer dans le tout numérique, autant que faire ce peut, semble plus adapté au mode de vie contemporain.
Pourtant, la dématérialisation de documents fait encore peur. Selon une étude Ipsos réalisée en 2012, 70 % des Français auraient encore des réticences à franchir le cap. La raison majoritairement invoquée, pour 65 % d'entre eux, c'est la peur de perdre des données. 42 % craignent aussi d'éventuelles atteintes à la confidentialité et 16 % pensent que cela leur apportera un surcroît de travail inutile. Ces craintes sont-elles justifiées ? Dématérialiser sa paperasse : une bonne idée ou pas ? C'est ce que nous avons voulu savoir en explorant quelques unes des solutions de coffres-forts numériques en ligne disponibles sur le marché comme Digiposte ou e-coffrefort.fr.
Les documents numériques et la loi
L'un des arguments souvent avancés en faveur de la dématérialisation, c'est le gain de place. Beaucoup de documents ont une durée de vie légale longue. Pour pouvoir faire valoir nos droits, en cas de litige avec des commerçants ou des administrations, nous sommes tenus d'en garder certains des années, voire des dizaines d'années, et même notre vie entière. Au fil du temps, ce sont des kilos de paperasse qui s'amassent dans nos tiroirs. Tout passer en numérique pourrait sembler être une bonne alternative. Mais se pose alors la question de la valeur légale des pièces numérisées. Et, hélas, ce n'est pas aussi simple qu'on pourrait le souhaiter. Pour les documents numériques natifs, ce sont des originaux, pas de problème. Depuis 2000, les écrits électroniques peuvent être considérés comme preuve au même titre que n'importe quel autre écrit selon le Code civil et ce, « quels que soient leur support ou leurs modalités de transmission ».
Si la copie a toujours une valeur légale inférieure à l'original, cela ne signifie pas pour autant qu'elle ne peut être recevable dans le cadre d'une procédure. Mais il reviendra alors à la justice d'en apprécier l'authenticité, et, à vous, le cas échéant, de prouver que l'original n'a pu être conservé. La prudence recommanderait de toujours conserver les originaux et numériser sa paperasse ne permettrait donc pas de jeter ses cartons d'archives papier à la benne de recyclage.
La nuance entre archivage et dématérialisation
Pour numériser des documents en leur donnant une valeur probante, il faut qu'ils soient signés numériquement, un processus difficile à mettre en œuvre pour un particulier. Quant aux coffres-forts numériques qui se proposent de conserver nos documents dans le cloud, ils ne prennent généralement pas en charge ce processus. Ils ont plutôt une fonction d'archivage, pour des documents déjà dématérialisés ou les copies scannées que nous leur confions.En tant que tiers de confiance, ils doivent cependant offrir certaines garanties, telles que définies par des normes AFNOR pour les services estampillés coffres numériques. Ils doivent notamment garantir la pérennité, la sécurité et la confidentialité des données qu'ils hébergent.
Comme on nous l'explique chez Digiposte par exemple, les documents dématérialisés sont certifiés sur trois attributs : l'identification de l'émetteur (l'e-commerçant ou l'administration...), l'identification de l'utilisateur (nous) et l'intégrité des documents (la garantie qu'ils n'ont pas été modifiés après dépôt au coffre par prise d'empreinte régulière).
La valeur probante des pièces que nous numérisons nous-mêmes et versons sur les serveurs, se heurte, elle, aux limites légales évoquées précédemment. Elles bénéficient cependant elles aussi de mesures garantissant leur intégrité et une traçabilité (empreinte, date de dépôt...). Ces éléments pourront vous aider à faire valoir votre bonne foi, face à un assureur ou un juge, dans le cas où nous ne seriez plus en mesure de produire les documents orignaux. Si cela ne permet pas de se débarrasser du papier, numériser ses documents dans un coffre en ligne peut tout de même avoir un intérêt, dans un but de sauvegarde, pour mettre à l'abri d'un sinistre, d'un vol ou d'une simple perte, une copie de nos papiers les plus importants.
Un coffre numérique pour mieux s'organiser ?
Un coffre numérique c'est donc, avant tout, un espace de stockage et de rangement. C'est la possibilité de rassembler au même endroit des documents éparpillés sur différents sites web. Dans un monde connecté, de plus en plus d'achats et de démarches se font en ligne : nos factures sont stockées sur nos comptes personnels chez les cyber-marchands ou dans nos boîtes mail, nos relevés de banque sont en ligne... Les coffres numériques peuvent regrouper ces documents, même de façon automatisée.En effet, la plupart proposent des « agents web », ce sont des robots qui se connectent aux services en ligne pour collecter et rapatrier dans votre espace personnel les documents qui y sont stockés. C'est simple à activer, il suffit de renseigner vos identifiants de connexion pour chaque service. Les documents ainsi récupérés se classent automatiquement dans des dossiers et sous-dossiers (d'après le nom du service, le type de document, la date...) et vous pouvez demander à être notifié, par mail, de l'arrivée de nouvelles pièces. La liste des sites acceptant cette collecte automatisée n'est cependant pas infinie.
De 50 a 150 services environ suivant les offres : banques, assurances et mutuelles, opérateurs mobiles et internet (Free, Virgin, Bouygues...), magasins en ligne (Amazon, Fnac, Pixmania...) ou encore administrations (CPAM, Pole Emploi, Pajemploi...). Pour vous aider à vous y retrouver dans ces archives, en plus du classement par dossiers, vous disposez d'outils pour annoter les documents ou leur associer des mot-clés. Il faudra d'ailleurs s'astreindre à les utiliser pour indexer efficacement les documents et, par la suite, les retrouver plus facilement. La recherche en mode plein texte (sur le contenu du document) n'est pas possible et les fichiers rapatriés par les robots ont souvent des intitulés génériques qui ne disent rien sur leur contenu, du type facture-numero-x.pdf.
Pour déposer au coffre des copies de documents numérisées par vos soins, plusieurs solutions sont possibles. Glisser-déposer, numériser directement dedans, voir même utiliser son smartphone sont autant de possibilité, qui permettent parfois d'apposer en même temps un tag, parfois non.
Un autre point fort du coffre numérique, c'est la disponibilité des données. Dans le cloud, vos documents sont accessibles partout, tout le temps, pour peu que vous ayez accès à Internet. Un simple partage depuis l'interface Web ou l'application mobile du coffre et vous pouvez fournir à un correspondant la pièce manquante d'un dossier, même si vous êtes loin de chez vous. Sous la forme d'une pièce jointe à un mail ou d'un lien de téléchargement temporaire. S'organiser c'est aussi prévoir. La plupart des coffres en ligne fournissent pour ça des systèmes d'alertes qui vous notifieront vos échéances : facture à payer, document à envoyer... Vous n'aurez plus d' excuses si vous oubliez. Le service de La Poste, Digiposte, propose aussi de vous accompagner dans vos démarches en vous créant des profils qui rassemblent les documents nécessaires à leur réalisation (renouvellement d'une carte d'identité, inscription sur les listes électorales...).
Quelques conseils pour choisir un coffre numérique
L'offre de coffre en ligne est assez large, mais les prestations offertes sont souvent assez similaires. Pour choisir, on peut s'appuyer sur différents critères. Le prix n'en est pas vraiment un, car la plupart du temps un service de base gratuit est offert avec un volume de stockage plus ou moins généreux. Les plans payants apportent des options supplémentaires comme un accès multi-utilisateur ou une capacité de stockage étendue. Mais pour un usage personnel, l'offre de base conviendra la plupart du temps.Un critère important est la praticité du service, que ce soit dans sa version Web ou mobile, au niveau de l'interface graphique, pour les opérations proposées (classement, ajout de mot-clés, partage...). Sur des services comme Sécuribox, EcoffreFort ou Coffreo, on a affaire à une présentation assez brute, type arborescence de répertoires qui, si elle a fait ses preuves, n'est ni très engageante, ni très pratique à utiliser. Sur d'autres comme Digiposte ou HomeBubble, bien que la structure reste similaire, des efforts d'habillage ont été faits pour rendre l'utilisation moins rébarbative.
Un accès de base gratuit étant généralement offert, le mieux est encore de tester pour trouver chaussure à son pied. Autre point à considérer : la pérennité des données. Il s'agit de confier à ces services de documents personnels sensibles, pour les archiver sur du long terme. Les prestataires de coffre numérique sont tenus de garder vos documents sans limitation de durée, mais rien ne garantit la pérennité d'une entreprise. Elle peut suspendre l'offre ou mettre la clé sous la porte dans quelques mois ou quelques années. Il semble plus sage de se tourner vers des services qui ont, théoriquement, moins de risques de péricliter à moyen ou long terme comme La Poste, votre banque ou assureur. Renseignez-vous, banque et compagnies d'assurances proposent souvent un service de coffre numérique gratuit ou facturé quelques euros.
Pour ce qui est de la sécurité et de la confidentialité des données, c'est difficile à évaluer, mais elle est normalement garantie pour des services de coffres numériques gérées par des tiers de confiance. Il est cependant toujours bon de jeter un œil sur les paragraphes consacrés à ce sujet dans les CGU du site et la FAQ pour chercher à savoir, par exemple, si les données sont hébergées sur le territoire français.
Conclusion
Plus qu'une solution de remplacement l'offre des coffres-forts en ligne, apparaît comme un complément à l'archivage papier. Dématérialiser complètement sa paperasse n'est pas encore à l'ordre du jour. Recourir à un service de coffre en ligne offre cependant quelques avantages, non négligeables. D'abord la possibilité de collecter, de classer et de conserver en un lieu unique les multiples documents déjà dématérialisés que nous recevons presque quotidiennement. Ensuite, des possibilités d'accès et de partage qui pourront rendre de fiers services pour des démarches administratives. Enfin, c'est aussi une solution de sauvegarde, pour conserver une trace de vos documents sensibles, en cas de perte ou de sinistre.Malheureusement, en réalité, la majorité des coffres en ligne sont austères et pas toujours très pratiques, rien de très incitatif. On aimerait avoir plus d'outils, notamment pour pouvoir indexer plus aisément les documents, et qu'ils soient présentés de façon plus agréable. La tâche est déjà suffisamment rébarbative. En l'état, pour qu'il soit vraiment utile, un coffre numérique exige de l'organisation et qu'on lui consacre du temps de façon régulière. Le but étant de se simplifier la vie, pas sûr que le jeu en vaille la chandelle.
