Pourquoi utiliser Spendesk ?
L'objectif de Spendesk est d'aider les entreprises à mieux contrôler, payer et suivre leurs dépenses. Exit les processus archaïques de gestion de frais, et place à une solution plus intuitive et complète pour avoir une vue globale sur ses transactions !
Gestion des notes de frais
L'une des tâches les plus fastidieuses en entreprise est sans doute la gestion des notes de frais. Les employés doivent garder une trace de tous leurs reçus, les soumettre à la comptabilité, et attendre le remboursement. C'est là que Spendesk intervient.
Le logiciel simplifie la gestion des notes de frais en permettant aux employés de soumettre leurs dépenses directement via l'application. Ils peuvent prendre une photo de leur reçu, l'ajouter à l'application, et la soumettre pour approbation. Cette fonctionnalité élimine la nécessité de conserver des reçus papier et rend le processus de remboursement plus rapide et plus facile, en évitant les erreurs de saisie et en garantissant la précision des données.
Contrôle des dépenses
Le contrôle des dépenses est une autre fonctionnalité clé de Spendesk. Avec les entreprises cherchant constamment à optimiser leurs coûts, il est essentiel de garder une trace précise des dépenses. Spendesk offre cette possibilité.
Avec Spendesk, les managers peuvent définir des limites de dépenses pour chaque employé ou équipe, et surveiller les dépenses en temps réel. Cela permet de prévenir les dépassements de budget et offre une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise. Cela offre également la possibilité d'analyser les dépenses, d'identifier les tendances et de prendre des décisions éclairées pour améliorer l'efficacité financière.
Paiements et factures automatisés
La troisième fonctionnalité phare de Spendesk est son système de paiements et factures automatisés. Cela permet aux entreprises de gérer efficacement leurs factures et leurs paiements en ligne, tout en gardant une trace précise de toutes les transactions.
Les factures peuvent être payées directement à partir de l'application, ce qui facilite le suivi des paiements. De plus, l'application conserve un historique de toutes les transactions, ce qui facilite l'audit et la conformité. Ce niveau d'automatisation réduit non seulement le temps consacré à l'administration, mais réduit également le risque d'erreurs manuelles, garantissant ainsi l'exactitude des données financières.
Comment utiliser Spendesk ?
Spendesk est une plateforme directement accessible via n'importe quel navigateur web. Il existe aussi une version mobile accessible sur les smartphones iOS et Android. Pour utiliser la plateforme, il suffit de se créer un compte et choisir sa formule d'abonnement, puis paramétrer ses règles de dépenses avant d'inviter ses collaborateurs.
À savoir, cet outil permet plusieurs intégrations : Slack, NetSuite, Xero, Sage, DATEV, etc.
Côté tarifs, trois grandes formules sont proposées en fonction de la taille de l'entreprise et du nombre d'utilisateurs. Il faut contacter Spendesk pour obtenir les tarifs.
Quelles sont les alternatives à Spendesk ?
- Expensify est un autre logiciel de gestion des dépenses qui offre des fonctionnalités similaires à Spendesk, comme la gestion des notes de frais, la surveillance des dépenses, et l'intégration avec d'autres logiciels de comptabilité.
- Rydoo offre également une plateforme de gestion des dépenses, y compris le suivi des dépenses de voyage, la gestion des notes de frais et la conformité aux politiques de dépenses de l'entreprise.
- Nous pouvons aussi citer Jenji qui est spécialisé dans la gestion des notes de frais et des dépenses d'entreprises. Il permet un suivi des transactions en temps réel et l'accès à des reportings détaillés.
