Pourquoi utiliser e-coffrefort ?
Dépôt de documents
E-coffrefort propose à ses clients de nombreuses possibilités de dépôt. On en trouve 11 en tout :
- Les options digitales, avec la fonction ScanDirect, l'upload direct et une imprimante virtuelle. Il existe également une API de dépôt pour automatiser les envois.
- Les options physiques : on peut envoyer des documents par courrier postal, via un CD ou bien par le biais d'un fax.
Il est également possible de réaliser des copier-coller ou d'utiliser la fonction PhotoDirect pour créer des albums photos. Un accusé de réception est fourni pour tout dépôt. Par la suite, les fichiers peuvent être téléchargés ou bien envoyés par mail.
Gestion de documents
Une fois les documents stockés dans le coffre-fort numérique, les utilisateurs ont accès à plusieurs options d'organisation et de recherche de contenus. Il est, par exemple, possible de classer et de déplacer ses fichiers au sein de dossiers, de leur attribuer un nom ou de lancer des recherches par mots-clés. L'outil comprend notamment des dossiers pré-nommés ainsi qu'une option de classement automatique.
L'utilisateur a aussi à disposition une fonction de suppression de fichiers et la possibilité d'annoter ses documents. La gestion multi-utilisateurs est également permise sur cette plateforme.
Certification de documents
En tant que membre de la Fédération Nationale des Tiers de confiance, l'OFSAD est habilité à certifier des documents. Les utilisateurs du service e-coffrefort peuvent donc obtenir des preuves juridiques de leurs dépôts. Il est, par exemple, possible de demander à l'OFSAD d'attester de l'intégrité de certains documents mais aussi de leurs dates de dépôt.
Sécurisation de fichiers
Agréé par la CNIL et respectant la norme AFNOR NF Z42-013, le système de traitement de données de la plateforme e-coffrefort bénéficie d'une sécurisation forte : les transmissions sont chiffrées grâce au protocole SSL 128 bits et les documents sont cryptés avec l'agorithme Triple DES. Cette solution utilise également une authentification multi-facteurs ainsi que des cookies volatiles.
Sur e-coffrefort, les espaces sont protégés avec des firewall, des outils anti-virus et anti-spam et les données sont répliquées sur plusieurs serveurs. Des sauvegardes régulières sont également réalisées par l'OFSAD en local et à distance, pour plus de sécurité.
Création de rappels
Les utilisateurs d'e-coffrefort peuvent définir des alertes afin d'être prévenus en cas d'expiration de leurs documents : fin de validité, renouvellement imminent, etc. Il est notamment possible de configurer des alarmes renouvelables, et ce, sur de longues périodes de temps (jusqu'à 3 ans).
E-coffrefort : toutes les réponses à vos questions ?
Avec quel OS est compatible e-coffrefort ?
E-coffrefort est un service disponible en ligne, via un navigateur web. Il est également possible de télécharger une application mobile en version iOS et Android. Les documents stockés dans le coffre-fort sont ainsi synchronisés en temps réel et disponibles à tout moment, que l'utilisateur soit en déplacement ou non. Il existe également des widgets d'accès rapide pour les systèmes Windows et Mac.
Faut-il créer un compte pour utiliser e-coffrefort ?
Oui, il est nécessaire de s'inscrire pour accéder à ce coffre-fort électronique. La création de compte demande plusieurs informations personnelles, telles que le nom, le prénom et l'email de l'utilisateur ainsi que le nom de société, si ce dernier est un professionnel. Il est également nécessaire d'attribuer un nom au coffre que l'on souhaite créer.
E-coffrefort est-il un outil gratuit ou payant ?
E-coffrefort est un service freemium. Il existe une formule gratuite limitée à 30 documents ainsi que plusieurs offres payantes :
- Pour les particuliers, on trouve un pack solo, un pack duo et un pack pro.
- Pour les professionnels, on trouve un pack office 1, un pack office 2, un pack office 3 et un pack Executive Data Room.
- On trouve également des offres sur devis.
Quelles fonctionnalités sont disponibles en version gratuite ?
L'offre gratuite est limitée à 30 documents et donne droit à un seul compte administrateur. Elle permet notamment de faire des dépôts par scan, par copier-coller, par téléchargement, par email et par imprimante virtuelle.
En plus des services e-coffrefort, l'utilisateur peut créer des albums photos, transférer des documents par mail, configurer des alarmes, gérer ses documents et obtenir des certificats de conformité.
À quoi sert le widget e-coffrefort développé pour Mac et Windows ?
Cet outil lancé en 2010 fournit un accès rapide au service en ligne e-coffrefort. On peut se connecter en un clic à l'outil sans avoir à le chercher dans un moteur de recherche et à taper ses identifiants de connexion.
