Au milieu du mois d'avril dernier, la Direction Interministérielle du Numérique (DINUM) annonçait l'arrivée d'un nouvel outil à disposition des agents de l’État : France transfert. Ce logiciel de partage de fichiers volumineux vient consolider une offre plus large d'outils, destinés à moderniser le travail collaboratif et à acculturer les agents au numérique, regroupés au sein d'un sac à dos numérique aussi appelé SNAP.
Ce programme de modernisation et d'adaptation aux nouvelles méthodes de travail a débuté en 2018 et a pris son essor, de manière inattendue, en 2020 avec la crise du COVID-19 dans le monde. Si vous vous demandez ce à quoi peut bien ressembler un sac à dos numérique de l'agent (et à quoi il peut servir) vous allez retrouver les réponses à vos questions dans les lignes qui vont suivre.
Le SNAP, un outil de centralisation des solutions développées
Le sac à dos numérique de l'agent public s'inscrit dans la grande stratégie mise en place par le programme Tech.gouv en 2019. Ce dernier, piloté par la Direction Interministérielle du Numérique (DINUM) avec l'appui de tous les ministères, vise à développer et à accélérer la transformation numérique de tout le service public en France. L'objectif à moyen terme est de permettre une transition numérique des services de l’État et d'améliorer par la même les relations entre les agents publics, les citoyens et les entreprises.
Le SNAP n'est qu'une partie de ce grand programme, basée essentiellement sur les nouvelles méthodes de travail collaboratif et le travail en mobilité. La crise du COVID-19 n'aura fait que le rappeler, le télétravail est devenu important dans les organisations et il est désormais primordial d'en tenir compte. Mais les nouveaux usages du numérique, assez peu connus dans l'administration publique qui garde encore aujourd'hui cette image vieillissante, sont tout aussi importants et rejoignent, au final, ces nouveaux besoins.
On peut aussi prendre en compte l'importance croissante des logiciels provenant directement des GAFAM qui posent de plus en plus des questions de souveraineté des États. Interrogé par nos soins, Jean-Louis Barthélemy, chef du pôle produits numériques partagés au sein de la DINUM
« Le SNAP a une origine double en effet. Il est développé pour participer à la transformation numérique de l’État en donnant des outils adaptés aux 2,5 millions d'agents de l’État (travaillant pour les ministères ou les opérateurs comme Pole Emploi) et aux partenaires. Le deuxième axe était ce besoin du bouquet de produits SNAP. Il est important de construire et développer des produits souverains sécurisés qui n'existaient pas avant sur le marché ».
Le SNAP regroupe donc aujourd'hui sept outils de travail collaboratif mis à disposition de tout agent de l’État qui le désire : France transfert, Webinaire de l’État, Audioconf, Webconf, Tchap, Osmose et Resana. Ces outils sont disponibles directement sur la page web dédiée et ont été mis à disposition des agents dans leur ministère via les directions numériques de chacun. Mais, si elle est bel et bien fonctionnelle aujourd'hui, cette suite d'outils manque encore de visibilité au sein des administrations et doit désormais être communiquée le plus largement possible afin d'en normaliser l'utilisation.
« Pour y arriver, il faut que nous fassions de l'accompagnement » nous dévoile Paul-Emmanuel Caillard, chef de mission infrastructure Tech.gouv. Et c'est bien là un des nouveaux enjeux de SNAP, après une première partie dédiée à la construction et au développement des outils, il faut désormais acculturer les agents au numérique en les faisant passer par ces outils et en leur apprenant à les utiliser tout en leur faisant comprendre leur intérêt.
Des logiciels qui répondent à des besoins importants
Mais concrètement, SNAP ça sert à quoi ? Des mots mêmes de Jean-Louis Barthélémy et de son collègue, le sac à dos numérique embarque des outils qui viennent répondre à plus de 80 % des usages et des besoins des agents. « On est dans la simplicité d'usage et des cas d'usage très précis avec une véritable cohérence dans notre approche » nous confient-ils.
Allons un peu plus en profondeur sur ces fameux outils mis à disposition donc. On retrouve tout d'abord, et c'est peut-être aujourd'hui le plus connus et le plus utilisé, Tchap, la messagerie instantanée et sécurisée de l’État. Utilisé aujourd'hui par quelque 350 000 personnes, Tchap est un des projets les plus ambitieux de la transformation numérique de l’État et vise à s'étendre à tous les agents publics « y compris au sein des collectivités territoriales et des opérateurs » et même auprès d'autres États membres de l'Union Européenne.
Le Webinaire de l’État, de son côté, lancé en juin 2021, permet de rassembler jusqu'à 350 personnes pour des formations, des conférences ou des séminaires en ligne. Autre outil à disposition, Audioconf, un service d'audioconférence développé pour faciliter l'organisation de réunions téléphoniques qui rassemblent jusqu'à 50 participants. Webconf a, lui, pour vocation à faciliter les échanges collaboratifs pendant le travail : partage de fenêtre en direct, échanges audio ou vidéo, éditeur de texte collaboratif etc.
France Transfert, le dernier outil arrivé à ce jour dans le sac à dos numérique, permet l'envoi de fichiers volumineux entre agents de l’État mais aussi entre prestataires et partenaires invités. Osmose est une plate-forme de communautés professionnelles utilisée par plus de 120 000 personnes. Elle rassemble plusieurs milliers de communautés créées par des agents, permettant de travailler de manière collaborative sur des sujets en fonction de ses centres d'intérêt. Pour terminer, Resana, qui compte 150 000 utilisateurs, est également une plate-forme collaborative qui vient compléter ce que propose Osmose. L'outil permet de travailler sur des projets de manière collaborative.
Maintenant, consolider les outils
Évidemment, la DINUM ne compte pas s'arrêter là. Nous l'évoquions plus haut dans cet article, la direction interministérielle du numérique va débuter une phase d'accompagnement des agents dans leur utilisation qui se heurte cependant à un enjeu de taille : comment donner accès à ces outils à tout le monde lorsque des ministères peuvent avoir des exigences de sécurité très élevées ?
C'est là qu'une deuxième phase vient se poser en parallèle. « Nous consolidons ces outils avec des briques transverses entre eux » nous confie Paul-Emmanuel Caillard avant d'ajouter « Nous devons faire progresser la capacité de nos produits vers la possibilité d'échanges de données plus sensibles. Aujourd'hui nos produits sont sécurisés mais ne permettent pas encore des échanges sensibles ».
De nouvelles briques, en plus de la sécurité, viendront s'ajouter aux produits existants dans le futur. On pourra citer par exemple un projet de fédération des outils, qui permettra d'accéder d'un logiciel à un autre directement depuis le premier.
Il est également prévu d'ajouter une brique Agent Connect pour faciliter le passage d'un outil à un autre, sans avoir à se reconnecter constamment. Un moteur de recherche plus efficace est en projet, qui offrira la possibilité de faire une recherche sur toutes les plates-formes en même temps, plutôt que sur une seule à la fois.
Enfin, dernier projet en cours, une rénovation totale de l'annuaire interministériel qui a pour vocation à proposer plus de cas d'usage que simplement rechercher un agent enregistré dans l'annuaire.
Depuis plusieurs années donc, l’État met en place un certain nombre de programmes qui se veulent ambitieux pour opérer le virage numérique du travail dans les administrations.
Si proposer des outils efficaces, qui viennent répondre à des besoins importants est une chose, il est important de sensibiliser et de former les agents de l’État aux méthodes de travail qui viennent avec (on peut penser au travail en mobilité mais aussi, par exemple, à l'utilisation des méthodes agiles pour certains projets). Quoi qu'il en soit et si la dynamique est bonne, la DINUM, et les ministères derrière, a encore du chemin à parcourir pour démocratiser une utilisation du numérique plus poussée.
Source : Numérique.gouv, economie.gouv, France Relance
(qui a dit feignantise?)