L'emploi d'une signature électronique s'impose déjà depuis 2018 pour les offres de marché public d'un montant supérieur ou égal à 25 000€. Ce mode de signature pourrait toutefois devenir de facto obligatoire en 2025. On vous explique !
Les marchés publics poursuivent depuis plusieurs années un effort de dématérialisation. Un effort nécessaire à la fois pour assurer plus d'équité dans les appels d'offres, plus de fluidité dans les procédures et globalement plus de sécurité dans ce type de transactions.
L'un des sujets de plus en plus importants en la matière est la signature électronique : une modalité de signature des documents là encore dématérialisée - capable de se mettre à la hauteur des plus hauts impératifs sécuritaires.
Depuis la réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016 et l’arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique, l'emploi d'une signature électronique s'impose déjà pour les offres dont le montant égale ou dépasse les 25 000€.
Toutefois, même fortement conseillé, ce mode de signature n'est pas encore obligatoire. Même si cette absence d'obligation tient de plus en plus du virtuel, en 2025.
Signature électronique : quels avantages ?
Pour l'heure, il reste encore possible de signer tous les documents d'un appel d'offres de façon manuscrite - paraphes inclus - y compris pour les offres dont le montant dépasse 25 000€. Un procédé simple, qui a fait ses preuves, mais qui se heurte à l'obligation de transmission électronique des documents de l'offre.
Ainsi, si cette modalité est choisie, il faudra alors scanner chaque signature manuscrite et certifier la qualité originale du document scanné. Ce qui a deux gros inconvénients : au lieu d'être plus simple, cette modalité ajoute une lourdeur technique additionnelle pour certifier de l'authenticité de la signature.
Mais il y a surtout cet autre problème : il reste possible de falsifier la signature sur les documents. Deux vulnérabilités que comble l'emploi d'une signature électronique. En matière de marchés publics, deux types - ou niveaux de sécurité - sont autorisés.
Celle offrant le plus haut niveau de garanties est la Signature Électronique Qualifiée (ou QES). En cas de contentieux, cette signature offre toutes les garanties juridiques possibles, y compris le renversement de la charge de la preuve sur le signataire en cas de litige.
Un peu moins sécurisée, cette signature ne permettant pas le renversement de la charge de la preuve sur le signataire, la signature électronique avancée utilise un certificat électronique qualifié pour associer chaque signature numérique à une personne physique ou morale. Elle évite ainsi toute usurpation d'identité.
Le certificat doit être demandé individuellement et est donc nominatif. Il a une durée de validité entre 1 et 3 ans. Quel que soit le choix de la signature - qui doit dépendre, entre autres, des enjeux et de la valeur du contrat - utiliser une signature électronique est plus rapide que de signer un contrat de façon manuscrite.
Excepté le temps de relecture des termes sur chaque page avant paraphe qui dépend de la longueur proprement dite du dossier, un clic suffit à attester de la prise de connaissance et de l'accord.
À quelles évolutions s'attendre en 2025 et au-delà ?
Tout indique que le recours à des signatures électroniques devrait s'intensifier dans les prochaines années aussi bien pour les appels d'offres sur les marchés publics que d'autres types de transactions. La raison est simple : dans l'ensemble, la tendance reste propice au travail à distance.
Sans compter l'effort d'harmonisation au niveau européen qui permet à de plus en plus d'acteurs de postuler à des appels d'offres dans d'autres pays de l'Union européenne. Au-delà de leur côté pratique, les signatures électroniques évitent en effet d'ajouter des coûts de déplacement éventuels et des délais supplémentaires dans une majorité de transactions.
Cet effort de standardisation est pour l'instant opéré par le règlement eIDAIS, qui vient d'être renforcé en septembre dernier avec l'adoption d'un paquet de nouvelles dispositions (dites eIDAIS 2.0). Parmi ces dernières on trouve l'instauration d'un portefeuille européen d'identité numérique (EUDI Wallet), ainsi que l'adoption de nouveaux services de confiance tels que l’attestation électronique d’attributs, la gestion des dispositifs qualifiés pour la signature et le sceau à distance et l’archivage électronique.
De quoi poser les jalons d'une infrastructure dématérialisée qui, si elle ne rend pas encore la signature électronique obligatoire, en fait une option indispensable et plus censée dans une écrasante majorité des cas. Plus globalement, l'ambition européenne est de faire en sorte qu'il devienne possible de gérer l'ensemble de ses activités via des signatures électroniques, de manière indifférenciée dans tous les États membres de l'Union européenne.
Comment se procurer une signature électronique ?
En 2025, se procurer une signature électronique est très simple. Il faut d'abord choisir un service de confiance tiers (payant) qui sera capable d'apporter cette prestation de signature électronique. Une liste des Prestataires de Services de Confiance Qualifiés (PSCE) valides pour ce type de signatures électroniques est disponible sur le site du Club des Prestataires de Confiance (ClubPSCo).
Une fois le prestataire de signature électronique sélectionné, il faut ensuite choisir une offre correspondant au type de signature que vous souhaitez apposer sur vos documents. Il existe pour cela des offres à l'acte, ou des abonnements permettant d'utiliser un nombre déterminé de signatures, ou un nombre illimité de signatures. Pour signer un document, il faut ensuite tout simplement téléverser les documents de l'offre sur la plateforme et de sélectionner le type de signature et les signataires autorisés.
La suite se passe directement chez les parties signataires, qui n'ont qu'à effectuer la dernière étape - la signature et les paraphes - à leur discrétion. Notez que la signature est généralement gratuite pour les parties sauf lorsque ces dernières optent pour un certificat électronique qualifié nominatif, par ailleurs à durée limitée.
23 décembre 2024 à 18h31
