Avec Hybridity et Board Hybrid, Klaxoon révolutionne le monde des réunions (Interview)

Le fondateur et patron de Klaxoon, licorne française spécialisée dans les outils numériques collaboratifs utilisables en réunion, a répondu aux questions de Clubic à l'occasion de VivaTech. Le dirigeant a présenté les dernières innovations de la start-up à Clubic, dont une étonnante capsule.

En quelques années, Klaxoon a su s'imposer comme une suite d'applications et d'outils collaboratifs référence en France et dans le monde. L'entreprise française, animée par son ambition de révolutionner le modèle de la réunion traditionnelle pour en faire un moment propice à l'écoute, à la collaboration et la productivité, a profité de la crise de la Covid-19 pour améliorer son outil de collaboration visuelle tout-en-un pensé pour le travail hybride, Board Hybrid. Présente en très bonne place à VivaTech, la start-up a présenté Hybridity, une capsule spécifiquement pensée pour la nouvelle ère du travail hybride, emmenée par sa solution évolutive et personnalisable. Pour en parler, Clubic a rencontré, à Paris, le fondateur et président de Klaxoon, Matthieu Beucher.

Matthieu Beucher (fondateur et P.-D.G. de Klaxoon), l'interview

Clubic : La première question est classique, mais pour celles et ceux qui ne connaissent pas encore Klaxoon, pouvez-vous nous en faire le pitch ?

Matthieu Beucher : Klaxoon révolutionne les réunions. Ce qui nous intéresse, c'est de faire en sorte que ce moment, qui nous prend beaucoup de temps dans la vie professionnelle, soit un moment plus efficace, plus créatif. Nous avons lancé Klaxoon en mars 2015 avec une approche Cloud. On peut tout faire en ligne et on peut aussi le faire sur des box Klaxoon qui permettent de faire des workshops très efficaces, même déconnectés d'Internet.

L'entreprise a bien grandi, et nous sommes fiers de montrer et de mettre à l'honneur, à VivaTech, une révolution des pratiques dans les réunions, dans le quotidien et dans le monde entier. À notre arrivée, le marché était assez figé en termes de pratiques de réunion. Ce que l'on propose est très engageant, très disruptif et efficace. C'est ce que nous voyons se développer dans le monde, dans les entreprises de toutes tailles. Nous avons un outil agile et très simple d'utilisation : un tableau blanc digital, facile à mobiliser, avec des milliers d'idées, de contenus et de formats que vous pouvez mettre en place, comme des matrices SWOT, du mind mapping (carte mentale ou heuristique), etc. Toutes ces méthodes collaboratives sont mises à disposition directement dans l'outil, avec une bibliothèque de modèles accessibles en un clic.

« Avec Klaxoon, les réunions sont plus courtes, plus efficaces, les tours de table plus factuels »

Klaxoon, c'est une start-up, une entreprise française un peu modèle qui ne s'est pas uniquement cantonnée à la France, mais qui s'est tout de suite adressée à l'international. On peut dire que c'est une des clés de votre succès aujourd'hui ?

Oui, nous sommes sur un marché de l'idée, et cette vision de la réunion, nous avons rapidement pensé qu'il faudrait en proposer un produit global, qui corresponde aux attentes du monde entier. Nous avons beaucoup travaillé en R&D avant de lancer Klaxoon. Dès le départ, nous l'avons défendu aux USA et dans le reste du monde. Nous avons notamment deux bureaux aux États-Unis (New York et Boston) et une équipe qui se distribue sur tout le territoire, et qui est distribuée sur l'ensemble du globe.

Le produit Klaxoon, c'est une vraie transformation des pratiques. Il se base sur l'approche participative, ce qui est extrêmement important à l'heure où les gens sont connectés à distance ?

Le constat de la réunion qui ne fonctionne pas se résume en trois chiffres. Une réunion dure en moyenne 1 h 30 dans le monde, et nous aimerions qu'elle dure moins de 30 minutes. 50 % des personnes estiment ne pas pouvoir exprimer leur point de vue, ce qui est énorme, et lorsqu'elles l'expriment, c'est souvent contraint. On a tous connu ce tour de table où il faut avoir une idée géniale, et où à la fin, on ne se rappelle plus de ce qu'a dit le voisin parce qu'on se concentre sur sa prise de parole. Tout cela tue la créativité et bloque la liberté d'expression. Le dernier point, c'est évidemment la prise de décision, très impactée par ces difficultés.

Avec Klaxoon, on propose un tour de table beaucoup plus factuel. On évite la prise de parole orale au maximum. On peut faire beaucoup par l'écrit et le partage. On se concentre sur la réflexion, sur les solutions, sur la prise de décision, et pas sur la descente d'informations. Ce qui est surprenant avec Klaxoon, c'est qu'on fait des réunions beaucoup plus courtes. Une réunion de 3 heures auparavant, hebdomadaire, où chacun gardait la parole pendant 20 minutes sans aboutir à grand-chose, se fait désormais de façon asynchrone. Cela veut dire que pendant la semaine, on envoie ses éléments d'information. Quand on a le temps de les regarder, on le fait. Et lorsqu'on arrive en réunion, on intervient juste sur son point, et ce qui est très impressionnant, c'est de voir à quel point cela régule la prise de parole entre les métiers, même pour les personnes moins à l'aise au départ.

« Board Hybrid a été conçu en pleine tempête Covid, avec des équipes qui sont venues vers nous avec ce besoin de télétravailler »

Sur les solutions présentées à VivaTech, on découvre ici Board Hybrid, qui est un peu un upgrade de Board, lancée il y a un an. Pouvez-vous nous la présenter ?

Board Hybrid, c'est un produit conçu en pleine tempête Covid, avec des équipes qui sont venues vers nous avec ce besoin de télétravailler. Ce format, qui est cette collaboration visuelle, est idéal pour des équipes qui ne sont pas sur un même site et pour les équipes qui sont dans une même pièce. Avec Board Hybrid, on vient présenter toute une suite de fonctionnalités, une capacité à se déployer sur n'importe quelle taille d'écran et à accompagner cette organisation hybride qui se met en place, où il faut à la fois être efficace avec des gens sur site et ceux qui sont à distance.

Parmi les fonctionnalités, on retrouve Live, qui permet de réunir jusqu'à 50 participants, même plus avec l'option large audience (250), ce qui est une vraie opportunité pour de plus grosses structures ou entreprises ?

Beaucoup de réunions s'improvisent au quotidien. Avec Board Hybrid, nous avons un positionnement qui est de répondre à ce besoin de synchronisation du quotidien avec une capacité, directement dans l'outil, à faire de la visioconférence intégrée, Live. On est, ici, sur une visioconférence qui prend la juste place, les vignettes ne sont pas très grandes, mais cela suffit pour se voir, pour percevoir la dynamique et avoir des informations sur une idée. En un clic, et ce, sans avoir à appeler tout le monde sur un outil tiers ni à envoyer une invitation, vous avez une capacité à mobiliser très facilement l'équipe. Et vous avez toujours ce tout-en-un, avec le tableau blanc, les idées mobilisables, les formes que l'on peut créer la visioconférence intégrée.

Klaxoon possède aussi sa propre bibliothèque de templates, qui sont ces réunions préchargées. Si on débute en la matière ou qu'on ne sait pas comment s'y prendre, c'est une bonne chose, puisqu'on ne part pas de zéro. Est-ce que cette fonctionnalité a du succès aujourd'hui ?

Complètement, oui. Klaxoon veut casser le format trop descendant avec des slides pas efficaces, et veut qu'on arrête de penser que la réunion efficace serait réservée à une certaine partie de l'entreprise. Il faut donner la capacité à chaque personne de créer ce type de format, d'interagir avec ses collègues de manière efficace. Klaxoon permet à tous ces métiers d'avoir un outil très simple de prise en main, qui est Plug-and-Play et plaît beaucoup aux entreprises, parce qu'en quelques clics, vous avez directement l'outil déployé. Chacun s'en sert à sa vitesse et chaque métier trouve dedans toute une bibliothèque de modèles. Il n'y a pas un temps de formation pour passer d'un mode « pas Klaxoon » à un mode Klaxoon. Tout dépend donc de l'actualité, des usages. Si dans une entreprise vous avez besoin de faire un entretien annuel de façon plus efficace, Klaxoon vous propose des modèles d'entretien annuel, pareil pour le recrutement, pour le lancement d'un projet, etc.

« La capsule Hybridity, un outil pour trouver le meilleur équilibre entre ceux qui sont à distance et ceux qui sont en présentiel »

Vous présentez, ici à VivaTech et en physique, une cabine nommée Hybridity, qui peut accueillir trois personnes et nous paraît être le symbole de ce travail hybride. Comment est née cette « machine » ?

Une très grande révolution s'annonce, celle d'hybrider l'organisation. C'est une transformation majeure. Au-delà du début interne, il y a tout ce qu'on peut faire avec une capacité à travailler à distance, s'ouvrir à de nouveaux talents, à de nouveaux marchés et terrains. Pour tout cela, il faut les interfaces, les outils et la bonne posture. Ce chemin va durer trois à cinq ans, période durant laquelle des organisations entreront au fur et à mesure et durant laquelle l'ensemble des métiers vont être amenés à s'interroger et à être adaptatifs. Chaque métier trouvera son équilibre. Sur ce chemin, nous proposons Hybridity.

Hybridity est un outil où on vient explorer de nouvelles possibilités en essayant de trouver le meilleur équilibre entre ceux qui sont à distance et ceux qui sont en présentiel. On a, ici, un outil qui vous permet de plonger directement dans la réflexion sur trois écrans tactiles en très haute définition. À l'intérieur, vous êtes complètement immergé dans cette réflexion. Nous nous inspirons de concepts très âgés. Dans les années 60, il y avait les salles Obeya, inventées pour permettre, dans les situations de crise, d'avoir sur les murs partout autour de vous avec toutes les informations nécessaires à la résolution de cette crise. Avec Hybridity, vous retrouvez cette sensation, mais sur n'importe lequel de vos sujets.

« Avec Hybridity, on quitte la posture théâtrale et figée de la salle de réunion, en recentrant le tout sur l'équilibre des échanges »

Si aujourd'hui je suis une entreprise et souhaite acquérir une ou plusieurs capsules Hybridity, comment cela fonctionne ? On est sur du locatif ?

Oui, nous sommes sur un format où on va permettre aux entreprises d'y accéder facilement, avec une formule locative à partir de 990 euros par mois. L'entreprise peut installer Hybridity où elle le souhaite dans son espace de travail pour permettre ces interactions et permettre aux équipes d'avoir des impacts très grands sur des workshops à distance. Trois caméras filment chaque participant. Chacun ayant son propre écran dédié, les participants ont la possibilité de très bien voir ce qui se passe côté ressources. Cela bouleverse complètement les repères. On quitte la posture théâtrale et figée de la salle de réunion, en recentrant le tout sur l'équilibre des échanges.

La question peut paraître futile, mais j'ai l'impression que ce n'est pas qu'un détail. Hybridity n'est pas complètement hermétique. Il reste un petit espace en haut, qui ne ferme pas complètement la machine...

L'aspect sonore est essentiel. Dans Hybridity, on se rend compte que la proximité et le confort équilibrent le ton des échanges. On discute de manière très apaisée, sans avoir à forcer la voix. Aujourd'hui, dans notre monde, le rapport à l'espace est complètement bouleversé et les cloisons sont en train d'être repensées, c'est ça aussi Hybridity : s'isoler intelligemment sans s'enfermer et sans devenir complètement étanche à l'extérieur. Il n'y a pas besoin de ça. On régule le niveau sonore pour que ce soit le juste nécessaire pour le bon confort. À l'extérieur, vous avez 10 m² de surface pour y installer des panneaux, des tableaux blancs ou des écrans, le tout sur moins de 5 m² d'espace au sol. On révolutionne complètement l'espace de travail. Et c'est personnalisable.

Est-ce que vous vous fixez des objectifs en termes de location de capsules ? Et avez-vous déjà été approchés, ici à VivaTech, par des clients potentiels ?

L'accueil est très, très positif. Tous les types d'entreprises sont intéressés par notre approche. Ce qui est certain, c'est que nous accompagnons déjà des millions de personnes avec Board Hybrid. En plus de cela, Hybridity est l'élément qui, dans l'espace présentiel, va permettre de ne pas passer à côté de cette opportunité de la distance. Le plus grand risque que nous avons, c'est de retourner au monde d'avant et de revenir dans son espace de travail. Ce qu'on nous partage avec Hybridity, c'est que c'est très facile à utiliser. C'est toute la démarche de Klaxoon depuis le début. On propose plus de simplicité pour un plaisir d'interaction, d'efficacité et de créativité évident, dès lors qu'on arrive à bien s'interfacer. Donc oui, Hybridity rencontre un beau succès de pré-lancement.