Expensya

Expensya est compatible avec Windows et macOS pour la version desktop. Elle propose aussi des applications mobiles pour iOS et Android, permettant aux utilisateurs de gérer leurs notes de frais en déplacement. Toutes les versions sont connectées en temps réel, offrant les mêmes fonctionnalités de saisie, validation et traitement des dépenses, quel que soit le support utilisé.

Oui, il est nécessaire de créer un compte pour accéder aux fonctionnalités d’Expensya. Les utilisateurs peuvent démarrer avec une version d’essai pour tester la solution. Un compte permet de sauvegarder les données en toute sécurité et de personnaliser les workflows et les paramètres de l’entreprise.

Expensya propose une version d’essai gratuite pour les nouvelles entreprises souhaitant tester la plateforme, mais elle est majoritairement disponible sous forme d’abonnement payant. Différentes formules sont proposées en fonction des besoins de l’entreprise (petites structures, entreprises de taille moyenne ou grands comptes) avec des fonctionnalités avancées pour les entreprises recherchant des options de personnalisation et de gestion avancées.

La période d’essai gratuite d’Expensya dure 30 jours. Durant cet essai, les entreprises peuvent explorer les principales fonctionnalités de la plateforme, comme la capture automatisée des reçus, la gestion des workflows d’approbation, et les options de personnalisation des rapports. Cela permet aux utilisateurs de tester l'efficacité de la solution avant de s'engager sur une formule payante.

Expensya est conçu pour répondre aux besoins de toutes tailles d’entreprises, des petites et moyennes entreprises (PME) aux grands groupes internationaux.

Pour les PME, Expensya propose des fonctionnalités de base qui simplifient la gestion des dépenses et des notes de frais avec un minimum de configuration. Pour les entreprises de taille moyenne, la plateforme offre des options avancées de personnalisation des workflows, d’intégration aux logiciels comptables, et de suivi de conformité. Enfin, pour les grandes entreprises et multinationales, Expensya inclut des solutions robustes d'intégration avec les ERP (comme SAP ou Oracle), des fonctionnalités de gestion multi-devise, et un support pour les structures complexes et multisites.

Expensya est adapté aux travailleurs indépendants et aux freelances, grâce à ses fonctionnalités de gestion de frais simplifiées et son accès mobile. Le logiciel permet de capturer les justificatifs de dépenses en prenant des photos et utilise la technologie OCR pour remplir automatiquement les champs nécessaires. Cela réduit considérablement le temps de saisie, un avantage particulièrement appréciable pour les indépendants qui gèrent seuls leur comptabilité.

La solution inclut aussi des fonctionnalités utiles aux entrepreneurs, comme le suivi des frais kilométriques, la gestion multi-devises pour les voyages, et des tableaux de bord de reporting. Cependant, seuls les plans avancés, comme les formules Gold ou Premium, proposent l’archivage à valeur probante pour les documents numériques ; les indépendants avec des besoins plus légers peuvent opter pour une formule standard, mais ils devront conserver leurs justificatifs papier en parallèle pour assurer leur conformité en cas de contrôle fiscal.

Oui, Expensya permet de suivre les frais kilométriques de manière précise. L’application propose un module dédié aux indemnités kilométriques qui calcule automatiquement les frais de déplacement selon les barèmes fiscaux en vigueur, ce qui simplifie grandement la saisie pour les utilisateurs.

Les employés peuvent saisir leur trajet en indiquant la distance parcourue ou en utilisant la fonctionnalité GPS pour obtenir une estimation automatique. Ce suivi kilométrique peut être personnalisé en fonction des politiques internes de l’entreprise, incluant la gestion des types de véhicules et des taux d'indemnisation spécifiques.

Expensya propose une fonctionnalité de carte bancaire virtuelle en partenariat avec des prestataires financiers. Ces cartes virtuelles permettent aux entreprises de mieux contrôler leurs dépenses en attribuant des budgets spécifiques et des limites personnalisées pour chaque utilisateur ou type de dépense. Cela permet une gestion sécurisée et flexible des achats professionnels.

Les transactions effectuées avec les cartes virtuelles sont automatiquement synchronisées avec Expensya, ce qui simplifie la saisie des dépenses et le suivi en temps réel. Ce système aide à réduire les risques de dépassement de budget et facilite le contrôle des dépenses au sein des équipes.

Expensya est conforme aux normes fiscales européennes, y compris les exigences strictes en matière de conservation numérique des justificatifs et de certification anti-fraude. La solution répond aux réglementations fiscales de plusieurs pays, notamment en France, où elle respecte les normes de l’archivage numérique à valeur probante et les exigences de l’administration fiscale pour les notes de frais dématérialisées.

Grâce à son système de validation certifié et sécurisé, Expensya garantit la fiabilité des données conservées, ce qui permet aux entreprises de garder une documentation conforme aux règles fiscales locales et européennes.

Expensya permet une utilisation limitée sans connexion internet via son application mobile. En mode hors-ligne, vous pouvez capturer des reçus et enregistrer des dépenses, et l'application sauvegardera ces informations localement jusqu'à ce que la connexion soit rétablie pour synchroniser les données avec le serveur. Cependant, des fonctionnalités comme les approbations en temps réel et l'intégration directe aux systèmes comptables nécessitent une connexion internet pour fonctionner pleinement. Ce mode déconnecté reste utile pour les travailleurs en déplacement, qui peuvent ainsi assurer une saisie de leurs frais même en zones sans couverture réseau.