Clockify a été créé en 2017 à San Francisco. Depuis, il est considéré comme l’un des time trackers incontournables. Il est dédié aux indépendants ainsi qu’aux PME, ONG ou tout organisme qui a besoin de suivre et optimiser l’utilisation de son temps.
Clockify est disponible sur navigateur (Edge, Chrome et Firefox), mais il existe également des versions de bureau (Windows, Mac et Linux) ainsi que des applis pour Android et iOS. On apprécie aussi son API pour intégrer plus de 50 applis telles que JIRA, Asana, Trello, Todoist… Par défaut, l’interface est en anglais, mais le choix de la langue est réglable dans les paramètres. Pour utiliser Clockify, même en version gratuite, il faut impérativement créer un compte, soit avec une adresse mail, soit avec des identifiants Google.
Clockify : principales fonctionnalités
La version gratuite de Clockify propose de nombreuses fonctionnalités dont certaines peuvent être suffisantes, comme pour les travailleurs indépendants qui n’ont pas besoin de mettre en commun ni de cumuler les enregistrements de temps. Tour d’horizon des fonctionnalités de base.
Le suivi du temps
Clockify est utilisé pour suivre le temps passé sur des projets, et la façon de le faire est très intuitive et ergonomique. Il suffit de lancer le chronomètre pour que l’entrée soit ajoutée dans le tableau de bord. L’usager peut renseigner le projet, le client, la tâche, les balises… Il est possible de démarrer une activité sans aucune information, mais l’abonnement « Basic » permet d’activer le mode « champs requis » : le projet, la tâche, la balise ou la description sont alors obligatoires pour pouvoir stopper le timer et sauvegarder le créneau.
Presque toutes les fonctionnalités de Clockify, gratuites ou payantes, sont désactivables à la demande (par l’administrateur du compte uniquement). C’est le cas, entre autres, pour la possibilité d’enregistrer un créneau en favori ou pour l’utilisation du mode « facturable ». Ce dernier permet de renseigner un taux horaire afin d’analyser et d’optimiser la productivité.
Les rapports
Le but d’une solution de time tracking est de monitorer le temps passé sur une tâche, un projet ou un client. Pour ce faire, Clockify propose des rapports entièrement paramétrables : hebdomadaire, mensuel, de date à date… Les créneaux enregistrés peuvent être présentés par projet, par tâche, par client ou encore par balise.
L’organisation du temps de travail
Suivre au plus près l’organisation de son temps et la gestion de ses tâches professionnelles permet non seulement d’optimiser son travail, mais également de calculer sa rentabilité. En effet, il est possible de définir un taux horaire (dans n’importe quelle devise) pour un projet, un client ou un membre de l’équipe. Et pour rendre le résultat encore plus nuancé, chaque projet peut comporter des tâches, qui sont en fait des sous-projets, avec leur propre taux horaire. Avec l’offre « Basic », l’ajustement d’un taux horaire est rétroactif, alors que dans la version gratuite elle ne s’applique qu’aux créneaux créés après la modification.
Il suffit de suivre le lien du mail envoyé par l’administrateur pour se connecter à un espace de travail, qui peut donc accueillir plusieurs membres. Les simples utilisateurs ont accès à moins de paramètres dans le menu et certains sont uniquement disponibles en consultation.
Clockify : les fonctionnalités avancées
Pour un travailleur indépendant, la version gratuite propose suffisamment de fonctionnalités : suivi du temps, rapports… Mais les chefs d’entreprises voudront certainement aller plus loin dans l’efficacité de Clockify. Le nombre d’options est tellement élevé que certaines peuvent paraître aussi superflues pour les uns qu’indispensables pour les autres (arrondi du temps, dépenses à ajouter à la facturation…). Dans tous les cas, avec pas moins de 4 offres payantes, il y a de quoi satisfaire tous les types d’utilisateurs. Les tarifs sont annoncés par usager : pour une entreprise de 10 personnes ayant besoin de Clockify, il faut multiplier le prix par 10 pour que tous puissent avoir accès à l’espace de travail.
Clockify Basic : administration du suivi
Parmi les 10 fonctionnalités proposées dans la première offre payante à 3,99 $ par mois, quelques-unes sont particulièrement intéressantes. C’est le cas par exemple de celle qui permet de transformer un projet en modèle. Les projets créés sur un modèle existant héritent des tâches ou des taux horaires, ce qui permet de gagner du temps dans la gestion de grosses équipes.
Avec la version gratuite de Clockify, l’administrateur peut donner à un usager le rôle d’administrateur. Avec la formule Basic, il peut nuancer cette attribution de droits en choisissant le rôle de responsable de projet ou responsable d’équipe.
Clockify Basic permet à l’administrateur d’ajouter des horaires pour les autres utilisateurs ou de fixer des champs requis lors de l’enregistrement d’un nouveau créneau horaire. On regrette cependant que ces champs obligatoires ne soient réclamés qu’à l’arrêt du chronomètre et pas dès son lancement. Le responsable peut également faire en sorte que chaque personne ne voie que ses propres données.
Clockify Standard : feuilles de temps et facturation
En plus de toutes les fonctionnalités de la version « Basic », Clockify Standard (6,99 $ par mois) offre, entre autres, la possibilité de créer des factures, basées sur le suivi du temps. En outre, pour manager plus efficacement une équipe et gérer le temps à facturer, la fonction d’approbation des horaires peut être activée. L’administrateur doit approuver les horaires qui lui sont envoyés par les utilisateurs. Dès lors, plus aucune modification ne peut y être apportée, ni par l’utilisateur ni par l’administrateur.
Clockify Pro : productivité et profit
La version « Pro » à 9,99 $ par mois permet de gagner du temps et d’aller plus loin dans la productivité avec, de nouveau, une dizaine de fonctionnalités supplémentaires. Parmi elles, les rapports programmés ou les champs personnalisés dans les créneaux horaires. Avec l’option « GPS tracking », l’administrateur connaît la situation géographique de l’utilisateur lors de l’enregistrement d’une tranche horaire (sur un chantier, chez un client…). Afin de limiter le caractère intrusif de cette fonction, elle ne peut être utilisée que si l’usager a activé le système de localisation sur son appareil.
De même, pour analyser de façon détaillée le temps de travail, l’application de bureau peut faire une capture d’écran toutes les 5 minutes. Le rendu est un peu petit, mais il permet toutefois d’avoir un aperçu de l’activité en cours : traitement des mails ou des tickets, utilisation d’un logiciel propriétaire… Ici aussi, l’usager doit accepter l’enregistrement des captures d’écran.
Clockify Entreprise : sécurité et contrôle
L’abonnement Entreprise à 14,99 $ est le seul qui ne contient que 3 fonctionnalités supplémentaires (contre une dizaine pour chacune des autres formules). L’adresse de l’espace de travail avec un sous-domaine personnalisé (du type https//monespacedetravail.clockify.me) peut sembler anecdotique. En revanche, l’accès complet en modification aux comptes est précieux pour rectifier les erreurs ou faire les ajustements nécessaires. Enfin, le point d’orgue de cette offre est la connexion hyper sécurisée SSO, en interaction avec le système d’authentification de toute l’entreprise (LDAP, SAML2, OAuth2).
