Choisir un logiciel SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines) réellement adapté aux besoins de votre entreprise peut se révéler complexe. On vous propose quelques conseils pour déterminer quel SIRH choisir.
Gérer les ressources humaines d'une entreprise peut se révéler particulièrement chronophage et propice aux erreurs. Un SIRH, logiciel de gestion, est idéal pour automatiser ces tâches. L'offre est toutefois très vaste, avec des sociétés comme Lucca proposant une gamme de logiciels RH complète et modulable.
Suivre quelques étapes simples peut vous aider à trouver le SIRH logiciel idéal pour optimiser vos ressources humaines.
Déterminez vos besoins précis
Choisir un SIRH génère des coûts qui doivent idéalement être limités au maximum et vous permettre de générer un retour sur investissement avec le temps. Savoir quel SIRH choisir commence donc par bien délimiter vos besoins en interne.
Cela commence par identifier la totalité des processus RH à digitaliser. Un SIRH peut en effet à la fois gérer les paies, et vous aider à optimiser les recrutements, la formation ou encore la gestion des talents.
Les contraintes qui peuvent être éventuellement liées à votre activité doivent être prises en compte. Votre logiciel SIRH pourra ou non inclure certaines fonctionnalités, et le personnel doit être sensibilisé à plusieurs points de droit comme la durée de rétention des données.
Au-delà, d'éventuelles obligations de reporting peuvent être simplifiées en faisant le choix d'un logiciel SIRH adapté. Réfléchir de manière transversale à vos besoins, par exemple en impliquant à la fois les départements RH, informatique et finance dans le processus de décision, peut vous aider à faire le choix d'un SIRH particulièrement adapté.
Explorez des exemples de SIRH
Le marché des logiciels de gestion RH est assez rapide à parcourir. Une poignée d'acteurs, dont Lucca, Cegid ou encore Silae proposent des solutions différentes, et plus ou moins flexibles pour coller au mieux à vos besoins.
Il est à ce stade utile d'établir une shortlist des meilleures options disponibles, en s'appuyant sur la gamme de SIRH proposée par chaque acteur, et les avis clients lorsqu'ils sont disponibles. Les éditeurs les plus sérieux proposent une démo personnalisée permettant de tester gratuitement un exemple de SIRH.
De quoi établir une première expérience en interne, de concert avec un ou deux membres de votre département RH. Ce qui est déjà l'occasion de constater si la solution SIRH est ou non réellement adaptée à vos processus.
Il est également utile de bien vérifier la compatibilité avec tout ce qui existe déjà en interne. Par exemple la connexion à votre logiciel de comptabilité. Votre équipe ou responsable informatique peut également vérifier l'existence d'API ou de connecteurs qui peuvent faciliter l'implémentation du logiciel SIRH.
Auditez la sécurité avant d'arrêter votre choix sur un SIRH
Les entreprises sont de plus en plus exposées à des piratages, et c'est pourquoi il ne faut surtout pas négliger la sécurité des données de votre SIRH. Pour réellement déterminer quel SIRH choisir, il faudra donc se pencher avec du personnel qualifié sur ce point.
Un des aspects à vérifier avec le plus d'attention est le chiffrement : protocole, mécanisme de chiffrement et de déchiffrement, mais aussi le fonctionnement précis de l'authentification, la présence ou non de rôles, et comment la sécurité s'étend-elle aux sauvegardes.
À ce stade, il est également possible que vous devrez trancher votre choix du SIRH sur la question d'un logiciel dans le cloud ou sur vos propres infrastructures, en interne. Au-delà des différences de coûts, dans un cas il sera nécessaire de savoir si vous pouvez faire confiance sur la sécurité de l'éditeur.
Alors que dans l'autre, c'est votre entreprise qui portera la responsabilité de protéger le plus efficacement possible ces données. Dans tous les cas, vérifiez également la conformité de votre logiciel SIRH aux textes en vigueur, notamment le RGPD et tout ce qui encadre la protection des données personnelles.
Évaluez l'accompagnement de votre solution
Tester un exemple de SIRH est également utile pour constater la présence ou non d'un service d'accompagnement autour de la solution. Cela comprend par exemple un service clients réactif et disponible. Deux caractéristiques fondamentales qui vous éviteront trop de downtime en cas de problème.
Le choix d'un SIRH disponible, qui vous accompagne dans l'implémentation de votre logiciel, semble une option à privilégier. Même si les besoins en la matière peuvent varier en fonction de la taille de votre entreprise, et de vos équipes. Enfin, si le logiciel le nécessite, il est important de vérifier la présence de formations pour votre personnel.
Mais aussi leur efficacité - sans oublier de toujours prendre en compte le retour de ceux qui doivent utiliser le logiciel. Jusqu'au dernier moment, rester ouvert au test d'autres exemples de SIRH est important. Cette solution est en effet susceptible d'accompagner vos équipes assez longtemps.
Dès que le choix d'un SIRH semble proche, constituer une petite équipe de test pilote est une étape très importante. Il est essentiel d'être à l'écoute des utilisateurs, en particulier sur la question de l'ergonomie de l'interface, des performances et de sa simplicité (ou complexité) d'utilisation.
Comparez les coûts et le ROI
Avant d'arrêter votre choix sur un logiciel SIRH, examiner précisément les coûts de chaque solution et le retour sur investissement est primordial. Sur la seconde partie de l'équation, on le voit, il est possible d'estimer les gains liés directement à l'adoption d'un logiciel SIRH.
C'est pourquoi mettre en place une petite équipe de test, avec le personnel directement concerné est une étape si essentielle avant de déterminer quel SIRH choisir. Vous pourrez ainsi mettre ces enseignements en face du coût de chaque solution portée à votre connaissance.
Il est également opportun de tout considérer jusqu'au dernier moment, y compris les coûts liés au maintient d'un haut niveau de sécurité des données en interne, et ceux liés au risque si vous déléguez davantage cette contrainte à l'éditeur du logiciel SIRH dans le cadre d'une solution dans le cloud.
Enfin, un point essentiel ne doit jamais être laissé de côté : votre logiciel SIRH pourra-t-il accompagner la croissance de votre entreprise ? Changer de solution en cours de route peut générer des coûts importants, surtout entre deux logiciels potentiellement incompatibles.
Idéalement le choix d'un SIRH doit se porter sur un système modulaire, évolutif, capable de gérer, par exemple, plusieurs entités juridiques simultanément, voire une expansion à l'international - avec la prise en compte de règles différentes dans la gestion des données de votre personnel.
