L’accumulation de réunions sans pauses, un phénomène ayant eu tendance à augmenter pendant la pandémie de la COVID-19, serait néfaste pour le travail. C’est en tout cas ce que tend à montrer une récente étude de Microsoft.
En réponse à cette enquête, la firme de Redmond présente de nouvelles règles pour Outlook, visant à raccourcir les réunions et à inciter à faire des pauses entre chacune d'elles.
Plus de pauses cause moins de stress
Tout le monde ou presque sait que faire des pauses entre deux réunions peut être bénéfique pour le bien-être et l’efficacité au travail. L’intérêt de l’étude de Microsoft est de montrer cela scientifiquement et visuellement.
L’étude a été réalisée sur 14 participants, lesquels ont participé une première fois à quatre réunions consécutives d’une demi-heure sur différents sujets. La semaine suivante, ils ont participé à des réunions en visioconférence d’une demi-heure, entrecoupées de pauses de 10 minutes au cours desquelles ils ont médité.
Grâce à des capteurs d'électroencéphalographie, l’étude a pu étudier l’activité bêta des participants, c’est-à-dire leur rythme cérébral. Cela a permis de montrer que l'activité cérébrale des participants qui avaient été en méditation entre les réunions avait pu baisser durant la pause. Ils ont ainsi pu enchainer les réunions sans stress, à l’inverse des participants n’ayant pas eu ce « sas de décompression ».
Les taux d’asymétrie de l’activité frontale de la bande alpha des participants (qui correspondant à la différence entre l'activité des ondes alpha droite et gauche dans la zone frontale du cerveau) ont aussi été examinés. Les taux positifs correspondent à ceux des participants ayant médité. Cela signifie qu’ils sont davantage engagés pendant les réunions. Les taux négatifs correspondent à ceux ayant enchainé les réunions, ce qui est associé au fait qu’ils soient plus renfermés pendant celles-ci.
Des temps de pause automatiques sur Outlook
Comment lutter contre le « fléau » des pauses non observées ? Face aux problèmes engendrés, la firme de Redmond annonce avoir mis en place de nouveaux paramètres dans Microsoft Outlook. L'objectif est de faciliter la configuration de temps de pause automatiques entre des réunions successives.
Les individus ou les entreprises peuvent désormais spécifier dans leurs paramètres par défaut si les réunions doivent être raccourcies de 5, 10 ou 15 minutes. Par exemple, des réunions de 30 minutes peuvent être écourtées à 25 minutes et celles d’une heure à 55 minutes, de façon à ce qu’elle intègrent automatiquement une pause de cinq minutes.
Il est aussi possible de définir des spécifications fixes, ce qui raccourci automatiquement les réunions planifiées.
Les administrateurs informatiques peuvent déployer cette fonctionnalité avec l’aide de Powershell, la plateforme d’automatisation des tâches.
Reste à savoir si les sociétés adopteront facilement cet outil. Mais cela reste une autre histoire…
Source : Microsoft
