Les services grand public comme Dropbox ou Google Drive, pour ne citer qu'eux, ont ainsi un succès grandissant dans le cadre professionnel. Ils répondent en effet parfaitement aux besoins du collaborateur, lui permettant d'envoyer ses documents à la fois simplement et sans une handicapante limite de taille, le tout gratuitement. Le Graal ? Probablement pas du point de vue de toutes les entreprises, notamment lorsque la notion de confidentialité revêt une importance particulière.
Pour ces dernières, il existe des solutions plus élaborées, mais qui ont fatalement un coût supérieur. Un bon investissement pour une petite ou une moyenne entreprise ? Impossible d'y répondre sans connaître les besoins de chacun. En revanche, nous allons ici exposer ce que peuvent faire les solutions gratuites, et ce qu'apportent les services payants. Pour illustrer ces propos, nous avons étudié quatre acteurs majeurs du domaine que sont Google Drive, le Skydrive de Microsoft, Box et Dropbox. Vous pourrez ainsi vous faire votre propre idée et choisir ce qui convient le mieux à votre fonctionnement.
Ce que peuvent faire les services dits « grand public »
Le partage de fichiers de grande taille, la motivation première
Attention toutefois : si les limitations sont nettement supérieures à celles des boîtes mail, elles subsistent cependant. Box, l'un des leaders du marché, n'accepte pas de transferts de fichier de plus de 250 Mo. Google Drive et le Skydrive de Microsoft sont plus généreux, avec respectivement 10 et 2 Go, mais restent limités. Dropbox laisse en revanche le champ libre à leurs utilisateurs.
Est-ce à dire que seuls ces deux derniers services sont à considérer ? Cela reviendrait à les réduire à ce seul paramètre de limitation de taille, alors que bien d'autres sont à mettre dans la balance.
Simple et efficace : des atouts indéniables
L'autre intérêt des services cités, c'est aussi leur compatibilité avec la plupart des systèmes d'exploitation, à la fois desktop et mobiles. Dans le cadre du BYOD, des plus en plus d'employés consultent ainsi les documents partagés depuis leurs smartphones ou leurs tablettes. Les iOS et Android ne sont par conséquent quasiment jamais oubliés. En revanche, Blackberry et Windows Phone sont pour le moment quelque peu délaissés par ces services, à l'exception notable de box, et évidemment de Skydrive pour ce qui est de l'OS mobile de Microsoft.
La simplicité d'utilisation de ces services en ligne est également un levier d'adhésion certain. Loin du fastidieux transfert FTP, les applications mobiles ou desktop et les interfaces Web (quasiment toujours disponibles) sont nettement plus conviviales qu'un Filezilla...
Quid de la confidentialité pour ces services ?
Un service gratuit est-il exempt de toute fonctionnalité ayant trait à la confidentialité des fichiers échangés ? La réponse est non. Google réfléchirait à chiffrer les données stockées sur son Drive. Dropbox ou Skydrive le font déjà. Mieux, ces derniers utilisent le protocole SSL pour sécuriser les transferts de données.
L'authentification à deux facteurs est disponible sur tous les services évoqués depuis le début de cet article : Skydrive, Google Drive, Dropbox ou encore Box.
Un acteur comme Box prévoit également un dispositif qui, selon ses dires, rendrait inopérants les robots d'indexation des moteurs de recherche. Enfin, le même Box envoie une alerte dès lors que le fichier partagé a été modifié, consulté ou commenté.
Les réponses apportées en matière de confidentialité sont donc variables sur les offres grand public, Box faisant office de référence en la matière. Elles restent toutefois limitées par rapport à ce dont sont capables des solutions payantes. Voyons en quoi.
Ce que peut apporter un service payant
Une confidentialité amélioréeLes solutions gratuites apportent le chiffrement, voire le transfert sécurisé. Question : qui détient la clé de chiffrement ? Certains services disposent de fonctions de versioning, c'est-à-dire qu'ils sont capables de savoir si un document correspond ou non à une nouvelle version. Comment ? En comparant ces derniers. Si ces fichiers sont chiffrés, ces services doivent donc pouvoir les déchiffrer, afin de les analyser. Vos données ne sont par conséquent plus confidentielles. Un service avancé peut vous proposer un historique illimité de vos documents, qui conditionne un chiffrement dont vous et vous seul possédez la clé. Toutefois, l'un n'implique pas forcément l'autre et trop rares sont encore les services qui délèguent la clé de chiffrement.
Autre apport potentiel d'une solution payante : une gestion des mots de passe plus poussée des comptes, avec une fréquence de changements imposée et une complexité minimale. Le partage peut être limité aux seuls membres d'une équipe et certains services proposent des rapports complets sur l'utilisation des fichiers ou dossiers partagés : suivi des connexions, des appareils, de leur position, alerte email... De véritables outils de contrôle du partage dont la plupart des offres « pro » disposent.
La gestion avancée des comptes utilisateurs permet également d'interdire, par exemple, le partage avec un tiers ou la génération de liens de partage qui compromettent souvent la confidentialité des documents échangés.
Enfin, une solution avancée doit permettre d'effacer à distance des données partagées sur un appareil mobile. Cela peut s'avérer utile dans le cas d'un employé ayant quitté la société dont on veut effacer les données enregistrées sur son smartphone. La plupart des solutions adaptées à l'entreprise proposent ce genre de fonctions.
Des capacités (parfois) étendues
Le volet « confidentialité » n'est pas le seul qu'améliore une offre payante par rapport à son alter ego grand public. Les prestations sont également parfois revues à la hausse.
En matière de capacité de stockage tout d'abord, les offres « pro » sont nettement plus généreuses. Skydrive, par exemple, passe de 7 à un maximum de 100 Go, une limite que propose également Box sur son forfait « Starter ». Si vous y mettez le prix, vous disposez même d'un stockage illimité chez Box ou Dropbox, tandis que Google Drive peut monter à 16 To. Notez toutefois qu'il n'est souvent pas nécessaire de passer à une offre « pro » pour bénéficier d'un espace de stockage supplémentaire, moyennant finance évidemment. En revanche, seules ces dernières vous permettront d'appliquer une politique de quota pour vos collaborateurs.
Les coûts pour étendre le stockage sur Google Drive
Cette notion d'espace de stockage est directement liée aux fonctions de récupération de fichiers. En effet, Box et Skydrive, dont les espaces de stockage ne sont pas illimités, disposent d'une corbeille. Lorsque vous placez des éléments dans cette corbeille, non seulement ils ne sont plus comptabilisés dans le calcul de votre espace de stockage, mais vous pouvez en plus les restaurer.
Une forme de stockage supplémentaire et gratuit ? Pas vraiment, car selon les services, les fichiers ainsi « supprimés » peuvent l'être définitivement sans action de votre part (au bout de 30 jours pour Box, dès que la taille de la corbeille atteint 10% de votre espace de stockage sur Skydrive). Google Drive dispose aussi de cette corbeille, mais les éléments placés dans cette dernière ne se soustraient pas à votre quota et ne sont jamais supprimés à votre insu.
La limite de taille pour les transferts est également revue à la hausse : chez Box, les très restrictifs 250 Mo de l'offre gratuite passent à 2, voire 5 Go. Le Skydrive de Microsoft et le Drive de Google n'évoluent pas de ce point de vue dans leurs versions « pro » : on reste cantonné à 2 et 10 Go par transfert, respectivement.
Des fonctionnalités supplémentaires
En dehors de ces problématiques de stockage, de transfert et de sécurité, certaines entreprises seront peut-être tentées par les fonctions supplémentaires qu'offre un service payant.
Skydrive Pro, mais aussi Box s'intègrent par exemple à la suite Office de Microsoft. Si la plupart des offres disposent d'un outil pour visualiser les fichiers (Microsoft Office, notamment), certains vont plus loin. En offrant une compatibilité optimale (Office Webapp, évidemment), ou en proposant de visualiser d'autres types de fichiers. Box, via un partenariat avec Autodesk, permet ainsi d'afficher les documents CAD.
Box, toujours, dispose également d'un outil de comparaison de fichiers dans le cadre du versioning, tandis que certaines offres proposent des outils de recherche avancés, ces derniers étant capables de scanner les documents au niveau du texte qu'ils contiennent.
Enfin, il faut avoir à l'esprit que si notre propos du jour tourne autour du partage de fichiers, les offres que nous évoquons sont évidemment plus complètes. Avant de faire votre choix, il convient de s'intéresser aux fonctions de synchronisation et aux outils collaboratifs, notamment.
Des services qui ont un coût
Il faut compter 10 à 15 euros par mois (et par utilisateur) pour commencer à bénéficier de services réellement dédiés à l'entreprise, avec des fonctionnalités similaires à celles que nous évoquons plus haut. Notez que Box ou Microsoft sont les plus généreux en nombre de plans : une granularité de leurs offres qui permet de coller au plus près de vos besoins.
Et pourquoi pas votre propre infrastructure ?
Les services de partage dits grand public ont des atouts indéniables qui les rendent probablement suffisants pour les petites entreprises pas ou peu attachées à la notion de confidentialité. Ils rendent un service intéressant et évitent d'avoir à recourir à un service forcément plus onéreux.Les pendants typés « pro » de ces services offrent des fonctionnalités avancées et quelques gages supplémentaires du point de vue de la sécurité du contenu partagé. Pour autant, ces offres ne constituent pas une assurance de confidentialité absolue pour plusieurs raisons.
D'une part, parce que les serveurs utilisés sont souvent à l'étranger, dans des pays où la législation n'est pas forcément la même qu'en France. Pour pallier ce premier problème, il est possible d'avoir recours à des serveurs présents sur notre sol. Orange et SFR, via leurs offres Cloud destinées aux entreprises, axent une partie de leur communication sur ce fait.
D'autre part, parce que les documents partagés sont parfois comparés, notamment dans le cadre du versioning. Pour éviter le second écueil, il convient de passer par un prestataire capable d'assurer une confidentialité sans faille. Ou de passer par votre propre infrastructure.
Il est en effet possible de constituer une véritable alternative aux services évoqués dans cet article en utilisant un NAS et une couche logicielle dédiée (et libre) comme Sparkleshare. Une option à moindre coût, particulièrement si vous la gérez de bout en bout, et que vous pouvez configurer de sorte à ce que le service réponde exactement à vos besoins. Pour cela, temps et expertise sont nécessaires, mais le jeu en vaut probablement la chandelle si vous ne souhaitez pas faire appel à l'un des services évoqués ci-dessus.
