Pourquoi utiliser Foxit eSign ?
Foxit eSign est un service web qui permet de signer des documents au format numérique depuis son navigateur internet. Ce dernier apporte une protection avancée contre les tentatives de fraude, et incorpore des sécurités reconnues par l'industrie et les différentes juridictions internationales. Le logiciel permet en outre de gérer les signatures de différents collaborateurs, et de les partager facilement, mais aussi de créer des documents en intégrant les champs de signatures générés par l'application en ligne.
Création de documents intégrant un champ de signature
Foxit eSign permet en premier lieu d'intégrer des champs de signature sécurisés dans ses propres documents. Il est ainsi possible d'importer ses propres fichiers, au format PDF, DOCX ou XLS pour ne citer que ses trois exemples. Le service en ligne prend en charge plus d'une dizaine de formats, parmi les plus connus et utilisés dans le domaine professionnel.
L'application en ligne permet aussi de créer de zéro ses propres documents. Pour ce faire, il propose différents modèles (ou templates) afin de concevoir son fichier sans quitter le navigateur et d'intégrer les zones à signer d'un clic depuis le menu d'options.
Pour les entreprises souhaitant personnaliser leurs documents, Foxit eSign propose de créer ses propres modèles en ajoutant le ou les logos de sa société pour générer plus rapidement des documents souvent utilisés, comme des contrats ou des devis.
Foxit eSign permet enfin de créer des séquences de signatures définies, pour s'assurer que les signataires sont bien indiqués dans le bon ordre à chaque document généré, et ainsi éviter les problèmes de procédure.
Une signature simple et sécurisée
Foxit eSign offre comme fonctionnalité la possibilité d'envoyer rapidement des liens par mail permettant la signature de documents. Ces liens, personnels et uniques pour des raisons de sécurité, amènent vers une page contenant des instructions pour la signature, ainsi qu'aux documents à parapher. Ils peuvent être signés depuis n'importe quel appareil fixe ou de bureau.
La signature en elle-même peut être personnalisée. Les utilisateurs recevant leur lien et leurs documents peuvent utiliser une signature électronique classique, ou utiliser un stylet, ou leurs doigts pour parapher le document de manière manuscrite.
Foxit eSign offre enfin la possibilité d'ajouter l'authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer l'identification de l'utilisateur. Ce dernier devra entrer un code reçu par SMS ou utiliser une application dédiée pour valider son identité et accéder au document. Ce procédé, régulièrement utilisé pour se connecter à un espace client web, offre une sécurité supplémentaire, notamment pour l'envoi de documents sensibles.
La signature est conforme aux normes de l’industrie et à la loi HIPAA, ainsi qu'aux directives du CCPA (California Consumer Privacy Act) et aux règles de conformité de l’ESIGN, de l’eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) et u RGPD européen.
Envoyer ses documents à signer
Foxit eSign intègre un module d'envoi des documents à signer pour faciliter le partage auprès de ses collaborateurs ou de ses partenaires. Un formulaire permet d'indiquer les noms et les coordonnées des personnes concernées par l'envoi.
Le formulaire permet aussi d'assigner l'ordre de remplissage du document, si la personne doit par exemple indiquer ses informations personnelles avant d'accéder à la signature. Cette étape crée par un parcours de lecture et les différentes étapes à remplir pour garantir la validité du document.
Une fois ces étapes remplies, Foxit eSign se charge de l'envoi par mail aux destinataires d'un simple clic. Si vos clients sont présents dans la même pièce, vous pouvez également leur proposer de signer leurs documents en direct sur votre ordinateur ou votre mobile.
Si vos destinataires mettent un peu trop de temps pour compléter et signer leurs documents de manière électrique, il est possible de programmer des rappels qui les avertiront en temps voulu. Ces derniers sont paramétrables, à une date précise ou après une certaine période.
Une intégration facile
Foxit eSign n'est pas seulement une solution de signature en ligne, mais aussi une API (ou une interface de programmation), qui peut être intégrée à un site web pour proposer la signature électronique directement sur sa plateforme.
Foxit eSign s'ntègre également dans les services de cloud les plus populaires du marché, tels que Dropbox, Box ou encore Google Drive. Ainsi les utilisateurs peuvent signer des documents sans quitter le site web, avec une sécurité renforcée.
Comment utiliser Foxit eSign ?
Foxit eSign est disponible sous la forme d'un abonnement payant annuel. La première offre démarre à 7,75€/utilisateur. La deuxième formule, Foxit eSign Pro est facturée 24,21€/utilisateur et apporte plus de fonctionnalités comme des champs de formulaires avancés ou plus de templates intégrés. Cette licence peut être utilisée également par 2 à 9 utilisateurs.
Foxit eSign est un service en ligne, accessible depuis un navigateur mobile ou de bureau sur PC, Mac, smartphones et tablettes.
Quelles sont les alternatives à Foxit eSign ?
Parmi les logiciels et services concurrents à Foxit eSign, nous pouvons noter Yousign et son interface visuelle très ergonomique, PandaDoc, très complète avec un grand nombre de fonctionnalités, et DocuSign, très adapté aux besoins des entreprises avec une intégration poussée à plus de 400 services.