Pourquoi utiliser Kleos ?
Gestion centralisée des dossiers
Avec Kleos, la gestion des dossiers devient beaucoup plus efficace. Chaque dossier est organisé en un espace unique où sont regroupés tous les éléments nécessaires : documents juridiques, échanges par email, contacts associés, et échéances importantes. Cette centralisation vous permet de réduire considérablement le temps passé à chercher des informations éparpillées. Grâce à un moteur de recherche performant, vous pouvez retrouver rapidement un document précis ou une correspondance liée à un client.
Kleos permet aussi d’associer des tâches spécifiques à chaque dossier. Par exemple, vous pouvez planifier des rappels, attribuer des responsabilités aux membres de l’équipe ou encore suivre l’évolution des procédures en cours. Tout cela se fait dans un environnement sécurisé, où les données sont protégées contre les pertes ou les accès non autorisés.
Cette gestion centralisée est particulièrement utile pour éviter les erreurs comme les doublons ou les oublis d’échéances. Résultat : vos dossiers sont mieux organisés, et vous gagnez un temps précieux au quotidien.
Collaboration en temps réel
Kleos se distingue par ses fonctionnalités collaboratives qui facilitent le travail en équipe. Chaque membre du cabinet peut accéder simultanément aux dossiers en cours, échanger des informations ou mettre à jour des documents sans risque de conflit de version. Cette synchronisation instantanée est idéale pour assurer une fluidité dans le partage d’informations et pour coordonner les efforts sur des affaires complexes.
Le logiciel offre également un accès sécurisé à distance. Que vous soyez au bureau, en audience ou en déplacement, vous pouvez consulter ou modifier vos dossiers via une connexion Internet. Cette flexibilité permet à tous les membres de rester productifs, peu importe où ils se trouvent. De plus, les permissions d’accès peuvent être ajustées pour garantir que seules les personnes autorisées accèdent à certaines informations sensibles.
Les outils de messagerie et de gestion des commentaires intégrés renforcent encore plus la collaboration. Vous pouvez annoter des documents directement dans l’interface et alerter vos collègues de changements importants en temps réel. Tout est pensé pour réduire les frictions et favoriser une meilleure coordination entre les équipes.
Automatisation des tâches répétitives
Kleos intègre des outils puissants pour réduire le temps consacré aux tâches administratives. La génération automatique de documents en est un exemple clé. Vous pouvez créer des modèles personnalisés pour vos courriers, contrats ou factures, et les remplir en un clic avec les données déjà enregistrées dans les dossiers. Cela élimine le risque d’erreurs liées à la saisie manuelle et accélère les processus de traitement.
L’agenda intelligent de Kleos est une autre fonctionnalité appréciable. Il permet de planifier des rappels automatiques pour ne jamais manquer une échéance importante. Par exemple, des notifications peuvent être générées pour les audiences, les délais de procédure ou les suivis de facturation. Ces rappels s’adaptent à vos priorités, vous laissant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur vos clients.
Enfin, Kleos offre des workflows personnalisables qui automatisent certaines étapes répétitives dans le traitement des dossiers. Vous pouvez définir des séquences d’actions qui s’exécutent automatiquement selon des conditions spécifiques, comme l’envoi d’un email une fois une pièce jointe ajoutée. Cette automatisation permet d’améliorer la productivité globale du cabinet tout en garantissant une conformité stricte aux pratiques juridiques.
Kleos : toutes les réponses à vos questions
Avec quel OS est compatible Kleos ?
Kleos est une solution cloud accessible depuis un navigateur web, ce qui le rend compatible avec Windows, macOS, et Linux. Cela signifie que vous pouvez utiliser le logiciel sans installer de programme spécifique sur votre ordinateur. Pour une utilisation mobile, Kleos propose également une application dédiée disponible sur Android et iOS. L’application permet de consulter les dossiers, gérer l’agenda et accéder aux informations essentielles en déplacement.
Les fonctionnalités sont majoritairement les mêmes entre la version web et mobile, mais certaines actions complexes, comme la création ou l’édition approfondie de workflows, sont plus faciles à réaliser sur la version web.
Faut-il créer un compte pour utiliser Kleos ?
Oui, il est nécessaire de créer un compte pour utiliser Kleos. Cette étape garantit la sécurité de vos données et permet de personnaliser votre espace de travail en fonction des besoins spécifiques de votre cabinet. Une fois le compte créé, vous pouvez accéder à vos dossiers et vos paramètres depuis n’importe quel appareil connecté.
Les comptes sont également utilisés pour gérer les droits d’accès des membres de votre équipe, ce qui renforce la confidentialité et le contrôle sur les informations sensibles.
Kleos est-il gratuit ou payant ?
Kleos est une solution payante, mais elle propose différentes formules adaptées à la taille et aux besoins des cabinets d’avocats. Les fonctionnalités de base, comme la gestion des dossiers et l’agenda, sont incluses dans les plans standards. En revanche, certaines fonctionnalités avancées, comme l’automatisation poussée ou des options de stockage étendu, peuvent nécessiter une formule premium.
Ce modèle tarifaire permet aux cabinets de choisir une offre en adéquation avec leur budget et leurs exigences fonctionnelles.
Kleos est-il adapté à toutes tailles d'entreprises ?
Kleos est principalement conçu pour les cabinets d’avocats, quelle que soit leur taille. Cependant, son adaptabilité varie en fonction de la structure :
Petits cabinets et indépendants : Kleos est parfaitement adapté grâce à sa centralisation des données et son automatisation des tâches. Cela permet de gagner en efficacité avec des ressources limitées. Toutefois, son coût peut être un frein pour les indépendants ou les petites structures aux budgets serrés.
Cabinets de taille moyenne : Pour ces structures, Kleos offre un excellent équilibre entre fonctionnalités et collaboration. Les outils collaboratifs et les workflows personnalisés permettent une gestion efficace des équipes et des dossiers.
Grands cabinets : Kleos peut répondre aux besoins des grandes structures, mais celles-ci doivent s'assurer que ses fonctionnalités couvrent bien tous leurs besoins complexes. Dans certains cas, une intégration avec d'autres outils (comptabilité, CRM) ou des solutions sur mesure pourrait être nécessaire.
