Rajen Sheth, directeur de Google Apps, a indiqué que les versions Standard et Premier nécessitent la vérification des domaines et la gestion centralisée des utilisateurs par le département informatique de l'entreprise concernée. Avec l'édition Team, un groupe en charge d'un projet peut utiliser Google Docs ou Calendar, et ses membres s'inscrire « en utilisant simplement leur adresse e-mail ».
Il est également possible, via l'édition Team, d'identifier d'autres collaborateurs/contacts au sein d'une même structure (entreprise, université, etc.) qui travailleraient avec Google Apps. Si le département informatique décide de gérer l'ensemble de manière centralisée, le passage de l'édition Team vers l'édition Standard ou Premier (support, espace disque supplémentaire, intégration avec la messagerie professionnelle Postini) est censé être « simple ».
Utilisée par plus de 500.000 entreprises et professionnels, Google Apps entre en concurrence avec les suites collaboratives en ligne d'acteurs comme ContactOffice et Zimbra, une filiale de Yahoo.
