Les messageries en ligne sont devenues incontournables pour communiquer. Si envoyer un mail est simple comme bonjour, choisir une plateforme d’envoi n’est, en revanche, pas si évident. Vous comptiez vous contenter de la première messagerie gratuite venue ? Grossière erreur ! Ces outils sont loin d’être égaux et il y a de nombreux critères à prendre en compte.
Le choix d’une boîte mail n’est pas anodin. Interface, fonctionnalités, sécurité des données, compatibilité, performances, tarifs…. Pour trouver la bonne messagerie électronique, avoir une connaissance globale de l'outil est indispensable. Dans cet article, nous avons listé les principaux critères à avoir en tête lors du choix d'une messagerie en ligne. Ces éléments vous permettront de trouver une boîte mail de qualité et de vous assurer que ses fonctionnalités s'accordent bien avec vos exigences et besoins.
1. Le critère incontournable : la sécurité !
La première question à se poser est simple : le webmail qui vous intéresse sécurise-t-il suffisamment les communications ? On se rappelle tous le scandale qui a éclaté en 2013 : à l'époque, grâce aux alertes d'un certain Edward Snowden, le grand public découvre avec stupeur que les agences de renseignement anglo-saxonnes collectent d'immenses volumes de données personnelles au sein des messageries. Les serveurs de nombreuses entreprises renommées sont dans le collimateur : Google, Microsoft, Yahoo, Apple, et bien d'autres.
De nombreux efforts ont, depuis, été fournis pour optimiser la sécurité des données au sein des boîtes mail. Malgré tout, toutes les messageries ne se valent pas dans le domaine de la sécurité. Alors, ne laissez rien au hasard : pour éviter de découvrir un jour que le contenu de vos mails est surveillé, vérifiez bien la réputation du fournisseur, sa domiciliation, et les lois auxquels il se conforme. S'il appartient à un pays du groupe des 5/9/14 Eyes, la méfiance est de mise : veillez donc à bien pouvoir chiffrer vos messages.
Si les messageries proposées par les GAFAM sont encore loin d'offrir une protection parfaite, des outils, comme Proton Mail ou encore Mailfence, ont fait de la confidentialité une priorité. Vérifiez, par exemple, que votre messagerie possède bien des fonctionnalités incontournables comme :
- Une authentification renforcée : authentification à deux facteurs ou tout autre type d'authentification multi-facteurs (reconnaissance d'empreintes digitales, utilisation de clés de sécurité, d'applications spécialisées, etc.).
- Le filtrage des spams.
- La détection de phishing et de malwares.
- Le cryptage des données, qu'elles soient stockées ou en transit.
- Le chiffrement de bout en bout ou le chiffrement zéro accès.
- La signature électronique.
- La création d'alias.
D'autres indices permettent également de savoir si le fournisseur est digne de confiance. Assurez-vous notamment que ce dernier :
- Respecte bien la réglementation. En Europe, par exemple, l'incontournable RGPD garantit une meilleure protection des données.
- Fait régulièrement réaliser des audits de ses services par des sociétés tierces.
- Possède une politique de confidentialité claire.
- Est transparent sur son historique de sécurité.
Il est aussi important de s'assurer de la présence d'un support réactif en cas de problème.
2. Un service mail au top de la performance
Une fois rassuré sur la réputation de votre fournisseur de messagerie, il est temps d'évaluer ses performances en répondant notamment aux questions suivantes :
- Quel est le temps de disponibilité de la messagerie (le fameux "uptime") ?
- La boîte de réception charge-t-elle rapidement, quel que soit le nombre de messages stockés ?
- Les mails arrivent-ils rapidement à destination ?
- Des pannes régulières empêchent-elles le bon fonctionnement du service ?
Pour trouver des réponses, faites des tests ou examinez, par exemple, les sites web et statuts de services des fournisseurs, mais aussi leurs notes de versions (qui listent les améliorations apportées à l'outil). Vous pouvez aussi enfiler votre casquette de Sherlock Holmes et lire les avis des utilisateurs sur internet (en privilégiant les profils similaires au vôtre) ou les dernières actualités sur le service pour trouver de précieuses informations.
3. Les fonctionnalités : ni trop, ni trop peu
Au-delà de l’envoi de mail, les messageries servent à :
- Partager des fichiers.
- Communiquer avec plusieurs utilisateurs à la fois.
- Rechercher, consulter et organiser d’anciens messages.
Les fonctionnalités dépendent des logiciels mais une messagerie digne de ce nom doit au minimum comprendre un certain nombre d'options classiques :
- Recherche avancée.
- Filtres (par expéditeur, par date, par mots-clés, présence de pièce jointe, etc.).
- Notifications personnalisables.
- Stockage cloud (une dizaine de Go est un bon début).
- Options d'archivage.
- Sauvegarde automatique.
- Calendrier.
- Répertoire de contacts, etc.
De nombreuses messageries, comme Gmail ou Outlook, sont des portes d'entrées vers des suites bureautiques bien utiles. Les assistants IA ont également le vent en poupe : ils sont notamment capables de suggérer des réponses, résumer des fils de discussion, planifier des réunions, et bien plus encore.
Souvent, on peut étendre le champ des possibles en connectant aux messageries des logiciels tiers. Ceux qui souhaitent travailler à plusieurs rechercheront, par exemple, des outils collaboratifs (chat, visioconférence avec partage d'écran ou tableau blanc, partage d'emails, etc.). La liste des intégrations possibles varie, bien sûr, selon les fournisseurs. À vous, donc, de bien faire le point sur les fonctionnalités qu'il vous faut, en prenant garde de ne pas avoir les yeux plus gros que le ventre. Le bon outil doit convenir à vos habitudes mais aussi à votre niveau informatique.
4. L'ergonomie, c'est la vie
Une messagerie de qualité doit avoir une interface qui vous parle. Les petits plus qui font la différence ? Recherchez un design simple, une navigation fluide, des temps de chargement rapides et une prise en main instantanée. Pour savoir si c'est bien le cas, pas de mystère : là encore, il faut tester ! Ça tombe bien, la plupart des messageries proposent des offres gratuites : c'est idéal pour faire le tour du propriétaire.
5. Une interface adaptable… et facilement gérable
Une messagerie ergonomique, c'est bien, mais une messagerie à votre image, c'est mieux. Lors de votre découverte de l'outil, vérifiez bien les possibilités de personnalisation proposées : des thèmes sont-ils fournis ? Pouvez-vous définir des signatures ? Pouvez-vous déplacer certains éléments au sein de la boîte mail pour les adapter à vos besoins ?
L'organisation est aussi importante : la messagerie doit être dotée de filtres et de dossiers, essentiels pour se retrouver dans ses mails. Elle doit aussi proposer des actions rapides (prévisualisation, archivage, suppression, marquer comme lu, etc.) pour que la gestion de vos mails soit simple et agréable.
6. Sur place ou à emporter ?
La vocation première d'une messagerie électronique est d'être accessible via un navigateur web. Cependant, aujourd'hui, les exigences sont plus élevées : on doit pouvoir consulter et gérer ses mails depuis n'importe où. Voici quelques questions à se poser :
- Peut-on accéder sur ordinateur via un navigateur, sur tablette, sur smartphone ? Et si oui, l'interface est-elle de qualité sur tous les supports ? La réponse n'est pas toujours évidente.
- La messagerie est-elle compatible avec d'autres messageries, services ou protocoles (POP, IMAP, SMTP, etc.) ?
- Le fournisseur propose-t-il un mode hors connexion ?
7. Outil gratuit ou offre payante ?
Vous avez consulté des comparatifs, lu des avis utilisateurs, testé les différents candidats de votre liste et avez une petite idée de la messagerie en ligne qui vous convient le mieux ? Il est temps de vous demander s'il faut opter pour la version gratuite ou payante de l'outil. Si vous avez bien évalué vos besoins, la réponse devrait, à ce stade, être évidente.
De nombreux fournisseurs proposent des services gratuits de qualité, parfaitement adaptés au grand public. Si vous avez uniquement besoin de fonctions de base, une offre gratuite peut tout à fait faire l'affaire.
Vous recherchez des fonctionnalités supplémentaires ? Dirigez vous vers une offre payante. Pour être sûr de votre choix, il convient d'étudier les différents abonnements existants et bien, souvent, un dernier test s'impose : regardez si une période d'essai n'est pas proposée avec l'abonnement pour utiliser l'outil en version avancée. La plupart du temps, il n'y a pas d'informations bancaires à fournir.
Choisir une messagerie en ligne n'est pas anodin. Il est important de bien prendre le temps d'explorer tous les critères mentionnés dans cet article pour ne pas se tromper. Définir soigneusement vos besoins et les confronter à ces critères est également essentiel. Après avoir testé l'outil et pris connaissance des avis d'autres utilisateurs, vous pourrez facilement sélectionner l'offre qui vous conviendra le mieux.
