Avis Teamleader : une solution de gestion complète pour les TPE et PME

Inutile de multiplier les logiciels lorsqu’on est entrepreneur et que l’on souhaite bien gérer sa société. Aujourd’hui, de nombreuses solutions permettent à la fois de suivre ses clients ainsi que ses prospects, de créer des factures et de s’occuper des paiements en attente. Parmi elles, on peut notamment citer Teamleader.

Ce logiciel SaaS permet de centraliser la gestion de sa société et d’y travailler à tout moment, et depuis n’importe où. Vous voulez en savoir plus ? On vous dit tout dans cet avis détaillé.

Présentation de Teamleader

Teamleader a été créé en Belgique, en 2012. L’objectif ? Concevoir une solution orientée Customer Relationship Management pour faciliter la gestion d’entreprise. Aujourd’hui, ce dernier a convaincu plus de 12 000 dirigeants. D’abord localisés à Gand, les 150 collaborateurs de Teamleader sont également disponibles à Amsterdam et à Lisbonne, preuve du succès de la société.

Cette solution SaaS est basé sur la plateforme cloud Microsoft Azure, conforme aux normes ISO/IEC 27 001 et ISO/IEC 27 018. Les données sont sécurisées et hébergées sur des serveurs localisés en Irlande. Ils sont gérés par Amazon Web Services. Aucune mention d’une conformité à la loi anti-fraude n’est disponible sur le site officiel.

Deux versions de la solution existent :

• Teamleader Focus, pour les sociétés qui ont 1 à 20 employés.

• Teamleader Orbit, pour les sociétés de 20 à 1000 employés.

Les deux sont disponibles via n’importe quel navigateur. Il existe également une application sur le Play Store ou sur l’App Store. Assez complète, elle permet de gérer son entreprise depuis son smartphone en :

• Consultant son planning d’activités.

• Trackant les heures consacrées aux différentes missions. 

• Réalisant des bons d’interventions.

• Gérant ses clients.

• Scannant des cartes de visite.

• Suivant les paiements.

À qui s’adresse Teamleader ?

Ce logiciel a été conçu pour faciliter la vie des TPE et PME. Il est, en effet, adapté pour :

• Les professionnels du numérique et de l'IT.

• Les agences spécialisées en marketing ou en création.

• Les cabinets d’architectes.

• Les bureaux d’étude.

• Les professionnels du conseil. 

• Les entreprises générales du bâtiment tous corps d’état.

À noter : l’outil s’adresse aux sociétés qui ont au minimum deux utilisateurs. C’est, en effet, ce que comprend le tarif minimum.

Teamleader est-il disponible en version gratuite ?

Teamleader est payant, mais une version d’essai sans engagement est disponible gratuitement. On peut, dans ce cadre, se créer un compte et tester l'outil pendant deux semaines.

Au-delà, il faut opter pour l’une des formules disponibles. Le service constitue un petit investissement et ne fait pas partie des solutions les plus abordables sur le marché. En choisissant de payer à l’année, on peut économiser jusqu’à 17 %.

Voici les options disponibles pour Teamleader Focus (de 1 à 20 employés) :

• La formule « Go » est au prix de 50 euros par mois en facturation annuelle, TVA exclue. Elle comprend deux collaborateurs. Il faut ajouter 25 euros par personne supplémentaire. 

• La formule « Move » est au prix de 60 euros par mois en facturation annuelle, TVA exclue. Elle comprend deux collaborateurs. Il faut ajouter 30 euros par personne supplémentaire. 

• La formule « Boost » est au prix de 80 euros par mois en facturation anuelle, TVA exclue. Elle comprend deux collaborateurs. Il faut ajouter 40 euros par personne supplémentaire.

Pour disposer de la suite Teamleader Orbit, qui nécessite 10 utilisateurs au minimum, il faut compter 50 euros par mois et par utilisateur. À ceci s’ajoutent des frais de démarrage, qui démarrent à 1500 euros. Ils incluent notamment un accompagnement personnalisé.

Interface et fonctionnalités de Teamleader

Voici maintenant une présentation détaillée du logiciel.

Un outil complet, moderne et bien organisé

Pour utiliser la version d’essai, il suffit de se créer un compte sur la plateforme avec son mail et un mot de passe. L’outil demande alors quelques éléments d’identification : nom, prénom, nom de la société, téléphone, pays, langue, fuseau horaire, devise. Il faut ensuite sélectionner les options que l’on souhaite tester : 

• L’implémentation d’un processus de vente.

• La gestion des contacts.

• La gestion de projet.

• La gestion des tâches d’une équipe.

• La création de devis. 

• Le suivi des paiements. 

• L’organisation de l’entreprise. 

• La facturation.

Le logiciel s’informe également sur les habitudes de l’équipe (Customer Relationship Management, Word, Excel, etc.) et ses activités particulières (suivi du temps, bons d’intervention, enregistrement de matériel). L’interface est moderne, fluide et organisée avec clarté. Tout est fait pour que l’utilisateur ne soit pas perdu :

• On apprécie la checklist, disponible en première page qui indique tout ce qu’il faut faire pour bien prendre en main le logiciel.

• La page d’accueil met également en avant l’aide disponible (par chat). 

• Sur la gauche du tableau de bord, une colonne récapitule les différentes actions possibles (agenda, gestion des entreprises, contacts, opportunités, projets, facturation, bons d’intervention, tickets, produits, suivi du temps, statistiques)

• Des vidéos de 2 minutes sont disponibles au début de chaque section.

On remarque aussi la possibilité d’ajouter des outils depuis la marketplace (Outlook, Mailchimp, Gmail, LinkedIn, Stripe, et bien d’autres.). Il y en a plus de 200 disponibles.

Au-delà d’un logiciel de facturation, on est vraiment face une solution qui permet de gérer sa société de A à Z. On peut, par exemple, réaliser des diagrammes de Gantt ou gérer les tickets de ses partenaires depuis le module de Customer Relationship Management. Mais il y a bien d’autres fonctionnalités comme on va le voir maintenant.

De nombreuses fonctionnalités disponibles dans la formule de base

La formule « Go » de Teamleader permet à l’utilisateur d’accéder aux fonctionnalités suivantes :

• Une base de données Entreprises.

• Une base de données Clients, partagée par toute l’équipe (on peut intégrer un fichier CSV, XLS ou XLSX ou bien faire des copier-coller). On regrette ici de ne pas pouvoir créer dans le même temps une entreprise, les deux bases étant séparées et chaque client devant être lié à la bonne société après avoir été enregistré. 

• Le suivi des prospects, étape par étape : du premier contact (nouvelle opportunité) à la vente d’une prestation ou produit (opportunité gagnée). 

• La création de devis transformables en un clic en factures. 

• La personnalisation de documents (on télécharge un modèle, on le modifie et on l’importe dans l’application). 

• Une base de données destinée aux produits ou prestations. 

• La possibilité de planifier des activités et de gérer un agenda.

Ces options existent dans la formule de base.

Des fonctionnalités avancées pour aller plus loin dans l’utilisation du logiciel

Pour les utilisateurs qui sont intéressés par les formules supérieures, la version Move possède également : 

• Un module pour suivre le temps passé sur une mission.

• La programmation de factures récurrentes et de relances automatiques. 

• Un outil de gestion de projet, doté d’un suivi de temps par semaine, qui permet de confier des tâches à ses collaborateurs et d’être notifié lorsque cette dernière est achevée.

La version Boost, quant à elle, inclut toutes les fonctionnalités précédentes ainsi qu’un support prioritaire. On y trouve également les options suivantes :

• La possibilité de gérer plusieurs entités au sein d’une même société. 

• Un gestionnaire de ressources et de congés. 

• Une plateforme Cloud accessible par les entreprises partenaires. 

• Un outil de prévisions financières. 

• Un module de gestion de tickets.

Pour les sociétés ayant au minimum 10 employés, Teamleader propose, on l’a vu, la formule Orbit. Cette dernière va encore plus loin en permettant, entre autres, à ses utilisateurs de :

• Connecter l’outil à leur domaine personnel. 

• Créer des équipes et des entités de façon illimitée. 

• Utiliser un API ouvert. 

• Faire du logiciel un véritable portail client. 

• Éditer des rapports et faire un suivi financier de son entreprise.

Teamleader : Zoom sur la facturation

Créer une facture sur ce logiciel ne prend que quelques minutes. Il faut se rendre dans la section dédiée et cliquer sur le bouton « Ajouter une facture ». Une fenêtre pop-up apparaît. Elle contient plusieurs champs qu’il suffit de remplir :

• Client.

• Contact.

• Devis.

• Date.

• Projet.

• Conditions de paiement. 

• Items (TVA incluse ou non) : on apprécie la possibilité de sélectionner des produits ou prestations enregistrés au préalable.

On peut par la suite enregistrer le document comme brouillon ou le créer en cliquant sur le bouton « Comptabiliser ». On peut alors annoter le document, le télécharger ou le marquer comme payé. Il est également possible de l’envoyer par mail, par la poste ou de façon manuelle. Ce service en ligne permet à l’utilisateur d’utiliser des mails par défaut. Gain de temps assuré !

Autre fonctionnalité bien pensée : les clients peuvent accepter les devis directement via la plateforme Cloudsign et on peut ensuite les convertir en factures en un seul clic. L’outil fournit également de quoi suivre facilement le paiement de ces dernières. Les pages clients intègrent la liste des différents documents adressés ainsi que leur statut (payé, impayé). Cette vue est également disponible dans la section dédiée : les paiements en retard sont surlignés en rouge. Le service relance automatiquement les entreprises pour les impayés.

La plateforme permet également de gérer les paiements partiels, ce qui est bien pratique. Autre option qui peut avoir son importance : parmi les intégrations possibles, on compte notamment Stripe, Visa, PayPal, American Express, le logiciel de gestion commerciale Sage ou encore le logiciel de comptabilité Xero.

Par la suite, Teamleader permet de réaliser des exports comptables : attention cependant, les formats disponibles visent des outils utilisés principalement en Belgique.

Support technique et service client chez Teamleader

Teamleader met à disposition de ses utilisateurs de nombreux outils pour apprendre à manier son logiciel. De l’aide est ainsi disponible sur chaque page :

• Une vidéo est proposée en début de section. 

• Un chatbot est à disposition.

• Un bouton permet d’accéder au centre d'aide et à des tutoriels vidéos. Des documents API sont également disponibles pour les développeurs.

L'assistance est accessible en plusieurs langues : français, anglais, allemand, néaelandais, espagnol et italien. La Foire Aux Questions est plutôt complète et les explications sont claires. Une page de statut permet de savoir à tout moment si les systèmes sont opérationnels. L’utilisateur peut également consulter une page pour connaître toutes les nouveautés disponibles.

Quant au chatbot, au-delà de ses fonctions de base, ce dernier permet également de : 

• Demander à participer à une démo.

• Demander à être rappelé par un membre de l’équipe (chose assez rare pour être notée !).

Une fois la demande envoyée, il est possible de suivre son état depuis son espace client. 

Conclusion

Conçue pour des équipes de deux personnes minimum, Teamleader est bien plus qu’une simple solution de facturation. Ce service en ligne permet en effet de gérer tous les aspects de la vie d’une entreprise : agenda, gestion de projet, création et suivi de devis et de factures, statistiques financières, gestion de tickets ou de bons d’intervention…

Doté d’une interface moderne et intuitive, cet outil est particulièrement complet. S’il peut paraître un peu intimidant au départ, du fait de ses très nombreuses fonctionnalités, force est de remarquer que la prise en main est plus facile que prévu. Cela vient notamment du fait que de nombreuses aides sont disponibles (vidéo, chatbot, etc.).

Ce service est adapté aux TPE et aux PME qui souhaitent travailler plus intelligemment et gagner un temps considérable.