Avis OnlyOffice (2024) : une suite cloud sécurisée avec auto-hébergement

Les suites bureautiques sont des alliées de taille pour devenir plus efficace au quotidien. Impossible, en effet, de se passer de ces logiciels lorsqu'on veut rédiger des textes, créer des feuilles de calcul, ou bien partager des fichiers avec d'autres personnes. Parmi les meilleures solutions disponibles en juin 2024, on peut, bien sûr, citer des outils comme Microsoft 365 ou Google Workspace. Il ne faut cependant pas oublier OnlyOffice, qui a aussi fait ses preuves.

La suite bureautique open-source OnlyOffice a récemment fêté ses 13 ans. Utilisée par plus de 7 millions de personnes dans le monde, elle est appréciée pour ses nombreuses fonctionnalités mais aussi pour son respect des données personnelles. Cet ensemble d'apps est disponible sans frais mais inclut également des offres payantes pour les utilisateurs avancés.

Présentation d'ONLYOFFICE

OnlyOffice a d'abord été lancé en tant que TeamLab, un programme de gestion de tâches. Avec le temps, ce logiciel libre s'est doté de nombreuses fonctionnalités : traitement de texte, édition de feuilles de calcul, création de présentations, lecture de PDF et bien d'autres. En 2014, il prend le nom qu'on lui connaît aujourd'hui.

Tout comme Google Workspace, il est tout à fait possible d'utiliser cette suite en ligne. Cependant, ce logiciel multiplateforme peut être téléchargé et installé sur ordinateur, tablette ou smartphone. Il existe, en effet, en version Windows, Mac, Linux, Android et iOS.

De nombreuses évolutions ont été annoncées ces derniers mois :

• Nouvelle application Onlyoffice DocSpace pour Zoom et ajout de fonctionnalités de téléchargement de documents et de synchronisation de comptes.
• Nouvelles fonctionnalités pour le connecteur Onlyoffice pour Confluence.
• Création d'un connecteur Docspace et amélioration du plugin Docs et du plugin Docspace 2.1 pour Wordpress.
• Plugin Pixabay pour Office.
• Intégration Docspace pour Drupal et Zapier.
• Nouveaux connecteurs OnlyOffice pour Nexcloud, Owncloud.
• Nouvelles fonctions pour le plugin Onlyoffice 7.0 Alfresco.
• Disponibilité par défaut de Desktop Editors sur Regata OS.
• Déploiement de la version 2.5 de Docspace.

Quelles fonctionnalités propose ONLYOFFICE ?

Cette suite inclut les logiciels de productivité suivants.

Éditeur de texte

L'application inclut un certain nombre de fonctionnalités, y compris :

• Des options de mise en forme et de mise en page : styles, interlignes, puces, surlignage, paragraphes, colonnes, espacement, marges etc. ;
• L'insertion d'éléments personnalisables : images, graphiques, tableaux, formes automatiques, équations, lettrines etc. ;
• Des outils d'analyse : historique des versions, compte de mots mais aussi recherche et remplacement de mots ou de phrases ;
• Des modules complémentaires pour insérer des vidéos YouTube, signatures électroniques, citations, traduction, symboles spéciaux etc. ;
• La prise en charge des docs Word (DOCX et DOTX), OpenDocument (ODT et OTT), RTF, TXT, PDF, PDF/A, HTML, livres électroniques (FB2 et EPUB).
• La prise en charge des équations LaTeX et Unicode et du SmartArt ;
• L'export en DOCXF (basé sur DOCX) et OFORM (format natif).

Tableur

Le tableur de la suite propose aussi son lot de fonctions dont voici un aperçu :

• Mise en forme et de mise en page : orientation, bordures, tri et filtres des informations, insertion de cellules et de fonctions, modèles de tableaux etc. ;
• Analyse des données : formatage conditionnel, tableaux croisés dynamiques, suppression de valeurs et plages en doublon ;
• Insertion d'éléments divers : images, formes, diagrammes, graphiques, sparklines, équations et vidéos YouTube ;
• Insertion de macros (JavaScript) avec ou sans lancement automatique ;
• Options de protection : mot de passe, masquage de formules, verrouillage de cellules, formes etc. ;
• Modules tiers : traduction via Google Traduction, insertion de vidéos YouTube, éditeur de photos, dictionnaire Thésaurus etc. ;
• Prise en charge des docs Excel (XLSX et XLS), OpenDocument (ODS et OTS), CSV et export au format PDF et PDF/A.
• Fonctionnalités d'inspection et de vérification de calculs.

Présentations

L'application de présentations d'ONLYOFFICE comprend quant à elle les fonctionnalités suivantes :

• Mise en forme : thèmes, jeux de couleurs, interlignes, colonnes, polices, puces etc. ;
• Ajout d'éléments personnalisables : diapositives, transitions tableaux, images, formes, graphiques, équations, symboles ;
• Modules complémentaires : macros, code en surbrillance, modification de photos, traduction via Google Traduction, ajout de vidéos YouTube etc. ;
• Prise en charge des docs PowerPoint (PPT et PPTX), OpenDocument (ODP) et possibilité d'exporter chaque présentation (PDF, PNG et JPG).

Créateur de formulaires

Grande nouveauté de la suite, le logiciel natif fournit une solution de création, de personnalisation et de partage des formulaires en ligne :

• Mise en forme à l'aide d'éléments personnalisables : polices, styles, tableaux, graphiques et objets variés ;
• Insertion de champs : images, listes déroulantes et cases à cocher ;
• Identification numérique et de sécurisation : insertion de champs de signatures électroniques, sécurisation partielle ou complète ;
• Modules complémentaires : macros, traduction, dictionnaire Thésaurus, vidéos YouTube, éditeur de photos, gestionnaire de références Mendeley, service OCR de reconnaissance de caractères, code en surbrillance etc. ;
• Enregistrement au format DOCXF (basé sur DOCX) et OFORM (format natif).
• Export : Microsoft Word (DOCX et DOTX), OpenDocument (ODT et OTT), RTF, PDF, PDF/A, TXT, HTML et livres électroniques (FB2 et EPUB).

Les autres fonctionnalités de la suite bureautique

La partie professionnelle de la suite, sobrement baptisée Workspace met à disposition les logiciels additionnels suivants :

• Mail : messagerie électronique compatible avec les protocoles POP3, SMTP et IMAP, connexion de plusieurs comptes mail, modèles et signatures etc. ;
• Calendrier : outil pour créer un calendrier permettant de mettre en valeur différents types d'événements, de programmer des rappels, de partager des rendez-vous et d'effectuer une synchronisation avec des logiciels tiers ;
• Projets : organisation des équipes et gestion de projets avec suivi de temps, rapports d'analyse de productivité et diagrammes de Gantt ;
• CRM : organisation du flux de travail, génération de prospects et exécution de commandes avec fichiers Web-to-Lead et appels via Twilio.

N'oublions pas non plus le tout nouveau service DocSpace, qui permet de créer des salles pour travailler entre collaborateurs et d'y stocker des fichiers.

Sur quelles autres plateformes est disponible ONLYOFFICE ?

Cette suite ne se contente pas d'être accessible en ligne et comporte aussi des applications de bureau, à télécharger sur Windows, macOS et Linux, permettant utiliser tous les outils en mode hors connexion.

On peut aussi se réjouir de la présence d'applis mobiles pour smartphones et tablettes Android, iOS et Huawei. Utiles pour travailler sur des fichiers divers et variés, elles permettent de gérer les documents du portail ONLYOFFICE et d'accéder aux stockages à distance.

Les fonctionnalités collaboratives d'ONLYOFFICE

Puis-je travailler en équipe ?

Pour s'aligner avec la concurrence et répondre aux besoins des équipes, la suite bureautique comporte des fonctionnalités de collaboration. On remarque l'intégration d'un mode de co-édition - qui permet de travailler à plusieurs et en temps réel sur n'importe quel type de document, mais aussi la possibilité d'ajouter des commentaires ou de discuter sur le module le chat inclus (voir sur Telegram).

Certains outils du pack proposent aussi l'activation ou la désactivation du suivi des changements, l'aperçu de l'affichage et un astucieux mode comparatif pour mettre en parallèle le document ouvert avec un autre. Et pour communiquer avec ses collègues, ONLYOFFICE comporte des modules complémentaires dédiés aux appels audio et vidéo.

Stockage et partage

En complément, la suite permet le stockage des documents de façon manuelle ou automatique vers :

• Le module ONLYOFFICE Documents ;
• Un service de stockage de type DropBox, Box, Google Drive ou Microsoft OneDrive ;
• Un service tiers comme AWS S3, Google CloudStorage, Rackspace CloudStorage ou encore Selectel CloudStorage ;
• Un lecteur local personnel pour les sauvegardes manuelles et temporaires.

Il est aussi bon de noter que le module ONLYOFFICE Documents peut être installé sur un serveur ou utilisé dans le cloud et sert spécifiquement à stocker des fichiers pour les éditer (ou les visualiser) sur navigateur, ordinateur, smartphone ou tablette. Niveau partage, ce module inclut des options de partage flexibles, quelques outils collaboratifs (notamment pour suivre toutes les modifications apportées) et permet l'intégration directe de documents sur un site internet personnel.

Puis-je installer ONLYOFFICE sur mon serveur personnel ?

En plus d'être une solution open-source, ONLYOFFICE joue la carte de l'auto-hébergement en permettant son installation sur les serveurs web des entreprises. Ses principaux objectifs ? Donner aux entreprises un contrôle total de la protection matérielle et leur permettre de maintenir les niveaux de sécurisation adéquats. La suite fournit aussi une assistance technique pour le déploiement sur site et des mises à jour fréquentes.

Quel niveau de sécurité offre ONLYOFFICE ?

Localisation de la société

Comme précisé dans notre introduction, la société informatique Ascensio System SIA est située en Lettonie donc dans l'Union Européenne. Elle s'aligne donc avec le règlement général du Parlement européen pour la protection des données (RGPD), la contraignant à collecter et traiter les informations de ses clients avec transparence et minimalisme.

La firme clame aussi sa conformité avec la loi américaine HIPAA en imposant notamment la protection des données structurées et non structurées au repos ou lors des transferts.

Dispositifs de chiffrement

ONLYOFFICE s'équipe aussi d'une armada de protocoles pour un chiffrement de haute volée. Les données au repos peuvent ainsi être protégées à l'aide d'un chiffrement de type Encrypt-then-MAC (AES-256-CBC + HMAC-SHA256) et celles sur le portail peuvent bénéficier d'un chiffrement AES-256 avec l’algorithme symétrique CipherMode.CBC. Un hachage SHA256 avec code d'authentification des messages HMAC permet aussi de vérifier l'intégrité et de l'authenticité des données.

En parallèle, la suite fait aussi appel à la technologie de jeton JSON pour empêcher les accès non-autorisés aux documents, à une gamme flexible de types d'autorisations, au chiffrement HTTPS du trafic et à l'authentification renforcée (unique et à deux facteurs).

Existe-t-il une version gratuite d'ONLYOFFICE ?

Bonne nouvelle, il existe deux formules gratuites de la suite. La première, nommée ONLYOFFICE personal, s'adresse au grand public et comprend :

• Nombre d'users/administrateurs : 1 seule personne ;
• Éditeurs : texte, tableur, présentations et formulaires ;
• Apps téléchargeables : sur Windows, macOS, Linux, Android et iOS (une extension Chrome existe également) ;
• Connexion avec comptes : Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud, kDrive, Yandex Disk etc.

La seconde formule sans frais, appelée Community Edition, intègre tous les éditeurs mais également :

• Nombre d'utilisateurs : jusqu'à 20 personnes ;
• Connexions en simultanée : 20 maximum ;
• Licence : GNU AGPL v.3 ;
• Éditeurs : identique au plan personal ;
• Apps téléchargeables : sur Windows, macOS, Linux, Android et iOS ;
• Sécurisation : HTTPS, JWT, durée de vie du cache et salles privées ;
• Système : à onglets et exemple de test intégré (node.js)
• Support : centre d'aide, support standard via GitHub (ou premium sur demande).

Quels avantages pour les souscriptions payantes ?

Les offres payantes concernent les entreprises et les développeurs.

ONLYOFFICE Docspace

Pour OnlyOffice DocSpace, il y a 3 formules :

• Un plan gratuit et illimité, nommé Startup Cloud.
• Un plan Business Cloud qui démarre à 20 € par administrateur ou utilisateur avancé et est sur devis.
• Un plan Enterprise Sur Site, qui démarre à 6550 € pour un serveur à vie.

ONLYOFFICE Docs Enterprise

Dédiée à un usage non commercial, la licence à vie Home Server présente les avantages suivants :

• Nombre d'utilisateurs : jusqu'à 10 personnes ;
• Éditeurs : similaire à la formule personal ;
• Applications téléchargeables : similaire à la version personal ;
• Sécurisation : similaire à la formule community ;
• Système : à onglets et exemple de test intégré (node.js) ;
• Déploiement : serveur unique ;
• Assistance : centre d'aide, 1 an de mises à jour et 1 an de support standard inclus (support premium sur demande) ;
• Prix : 149 €(paiement unique).

Pour un usage commercial et à partir de 50 connexions, la suite propose une seconde licence à vie avec une période d'essai gratuite, Enterprise Edition :

• Connexions en simultanée : jusqu'à 200 (voire plus sur demande) ;
• Éditeurs : identique au plan personal ;
• Applications téléchargeables : identique à la formule personal ;
• Sécurisation : identique à la formule community ;
• Interface : à onglets, exemple de test intégré (node.js) et éditeurs de sites web mobiles ;
• Déploiement : sur plusieurs serveurs ;
• Assistance : centre d'aide, 1 an de mises à jour et de support professionnel ;(possibilités d'extension) ;
• Prix : à partir de 1500 €.

OnlyOffice Workspace Enterprise

Sur site, OnlyOffice Workspace Enterprise propose 3 licences à vie (les prix ci-dessous sont par serveur et pour 50 utilisateurs) :

• Le plan Entreprise est à 2200 €.
• Le plan Entreprise Plus est à 3300 €.
• Le plan Entreprise Premium est à 4450 €.

ONLYOFFICE Docs Developer

Il existe aussi des plans OnlyOffice Docs Developer :

• La formule avec hébergement cloud est à 12 euros par utilisateur et par mois.
• La formule "On-Premise" démarre à 1950 euros pour un an.

L'avis Clubic

En définitif, la suite bureautique open-source développée par Ascensio System SIA ne manque pas de cordes à son arc pour séduire ses clients et utilisateurs. Difficile de ne pas apprécier sa clarté, ses applis mobiles et de bureau (à télécharger gratuitement !), ses fonctions de travail en équipe mais aussi son excellente compatibilité avec les formats Microsoft et autres services en ligne réputés. Elle donne aussi un bon degré de contrôle et de sécurisation aux entreprises grâce au déploiement en local et aux multiples protocoles de chiffrement. Si certains aspects peuvent encore être améliorés (notamment pour accélérer l'ouverture de plusieurs documents en simultané) et sa grille tarifaire peut porter à confusion, les avis à son sujet sont majoritairement élogieux. Pourquoi ne pas l'essayer à votre tour ?