Avis Google Workspace (2024) : la stratégie cloud de Google tient-elle la route ?

Le Productivity Day étant prévu pour le 20 juin prochain, découvrons les meilleures solutions de productivité actuelles. On le sait, plus personne ne peut se passer de suites bureautiques. Google Workspace a convaincu de nombreux utilisateurs grâce à sa simplicité d'utilisation mais aussi grâce à ses fonctionnalités variées, disponibles, pour la plupart, gratuitement.

Les professionnels comme les particuliers affectionnent Google Workspace : en tout, cette suite en ligne compte plus de 3 millions d'utilisateurs. Intuitive et dotée d'un look moderne, elle est également disponible en tous lieux et s'adapte à une multitude de besoins. Des forfaits payants sont notamment disponibles pour ceux qui souhaitent aller plus loin. Penchons-nous ensemble sur cette solution renommée.

Présentation de Google Workspace

Google Workspace a eu bien des noms : Google Apps For Your Domain, Google Apps for Work, G Suite… Concurrente directe de Microsoft 365, cette suite fournit de nombreux outils : webmail, messagerie instantanée, service de visioconférence, stockage cloud, tableur, éditeur de texte et de présentation, etc.. Elle est, à ce jour, l'une des solutions les plus connues au monde.

Innovante, cette suite bureautique est en passe d'intégrer une toute nouvelle intelligence artificielle générative. Cette technologie a été pensée comme un véritable assistant numérique et peut se charger de la rédaction ou de la correction de messages, de l'élaboration de résumé ou de la conception de présentations.

Si vous voulez connaître le gros des évolutions les plus récentes, voici un aperçu des dernières avancées :

• En mars 2024 : messages vocaux, centralisation des fichiers partagés dans Chat, nouvelle barre de recherche et alertes en cas de limites dépassées au sein d'espaces partagés dans Drive, possibilité de filtrer des plages avec cellules fusionnées, fonction "smooth scrolling" et optimisation des puces déroulantes dans Sheet, process de migration de mails cryptés optimisés dans Gmail, système de prise de rendez-vous amélioré dans Calendar, retouche de visage dans la version web de Meet, prise en charge des co-hôtes pour les réunions chiffrées côté client dans Meet et ajout d'une fonctionnalité d'annotation dans l'outil, nouvel éditeur de mise en page d'email, mise à disposition générale de la fonctionnalité d'inscription des utilisateurs pour les appareils iOS, etc.
• En avril 2024 : mise à jour des raccourcis clavier dans la version web de Drive, nouvelles règles de protection de données dans la version bêta de Gmail, import d'informations depuis Slack vers Chat avec CloudFuze, transfert sans interruption entre appareils durant un appel Meet et inclusion de participants externes dans les appels chiffrés, possibilité de sélectionner le chiffrement côté client comme condition de prévention de perte de données, interopérabilité entre Chat et d'autres messageries, nouvelle intégration entre Voice et Salesforce, mode sombre dans Drive en mode web, nouveaux add-ons de sécurité, de réunions et d'envoi de messages boostés à l'IA dans Workspace, etc.
• En mai 2024 : ajout du nom de l'organisation dans les cartes Contacts, ajout de la saisie vocale et de sous-titres automatiques à Edge et Safari, offres Gemini pour l'éducation, envoi d'emails aux espaces et notifications pour tous les messages dans Chat, audio adaptatif dans Meet, cartes de prévisualisation dans Drive, arrivée de la fonctionnalité Gemini "Help Me Write" en espagnol et portugais, ouverture du site web Gemini aux utilisateurs Workspace en 35 langues dont le français, nouvelles options de formatage et d'organisation d'informations et édition de fichiers cryptés côté client dans Sheets, etc.

La nouvelle la plus importante de ces derniers mois concerne l'arrivée de Duet AI dans Google Workspace pour tous les utilisateurs. Renommée Gemini, elle existe également en version Business.

Quelles sont les fonctionnalités proposées par Google Workspace ?

Google Docs

Il s'agit du logiciel de traitement de texte de la suite. À l’instar de ses célèbres concurrents, Word et OpenOffice Writer, il présente de nombreuses options. Les plus basiques englobent la mise en page des écrits avec l’insertion d’images, tableaux, titres, colonnes et listes pour créer des CV, brochures, etc.

Les fonctions poussées permettent quant à elles d’utiliser la saisie vocale, d’éditer des images sans quitter l’interface, de créer des raccourcis personnels, d’ajouter des polices et d’installer des modules complémentaires gratuits depuis le Google Workspace Marketplace. Parmi ces derniers, il existe des traducteurs, des générateurs de QR codes ou encore des banques d’images ou d’icônes.

Niveau compatibilité, ce traitement de texte permet les exports aux formats :

• Word (.DOCX),
• OpenDocument (.ODT),
• Texte enrichi (.RTF),
• Texte brut (.TXT),
• PDF (.PDF),
• Page web (.HTML, zippé),
• EPUB (.EPUB).

Google Sheets

Cette application permet de créer des feuilles de calcul et propose à cet effet différents modèles spécialement pensés pour suivre ses dépenses et investissements, planifier des événements, établir une liste de tâches, concevoir un planning etc. Tout cela est rendu possible grâce à son vaste panel de fonctions, filtres, formules et modules additionnels pour gérer les dates, la logique, la recherche, les statistiques et le contenu texte de chaque document.

L'outil tire aussi son épingle du jeu grâce à ses hautes performances de gestion de bases de données (y compris celles-ci contenant des dizaines de colonnes et milliers de lignes) et de création de graphiques d’analyse. L’historique des versions est un autre point fort du tableur et permet de consulter toutes les modifications effectuées pour éventuellement retourner en arrière et corriger les erreurs.

Toutes les feuilles de calcul peuvent être téléchargées aux formats :

• Excel (XLSX),
• OpenDocument (.ODS),
• PDF (.PDF),
• Page web (.HTML),
• De valeurs séparées par des virgules (.CSV),
• De tabulations (.TSV).

Google Slides

À l’image du ténor du marché, l’incontournable PowerPoint, cet outil permet de personnaliser des diapositives pour créer des portfolios, invitations, albums photo etc. Si des modèles et thèmes sont au rendez-vous pour réaliser efficacement n’importe quel diaporama, cet outil donne la possibilité de laisser libre cours à son imagination en débutant à partir d’une diapositive vierge.

Parmi ses fonctions avancées, on apprécie tout particulièrement l’ajout d’organigrammes, la réalisation de schémas, l’édition basique de vidéos (notamment pour les raccourcir), le défilement automatique des diapositives et l’historique des versions. Le Marketplace regorge de modules complémentaires pour optimiser les diaporamas, insérer des équations mathématiques ou encore dessiner des diagrammes.

La solution de présentation de Google ne déçoit pas en proposant les formats d’export suivants :

• PowerPoint (.PPTX),
• Document ODP (.ODP),
• PDF (.PDF),
• Texte brut (.TXT),
• Image JPEG (,JPG),
• Image PNG (.PNG),
• Image vectorielle (.SVG).

Les autres logiciels de la suite

Worskpace ne s'arrête pas là et intègre une myriade d'autres apps, y compris :

• Gmail : une boîte mail d'entreprise à la fois complète et intelligente ;

• Google Drive : un logiciel cloud de stockage, de partage et de visualisation de documents ;
• GoogleMeet : une solution de visioconférences adaptée aux entreprises (dans le même esprit que Microsoft Teams) ;
• Google Chat : une messagerie instantanée permettant les échanges privés ou en groupe ;
• Google Calendar : un agenda partageable avec des options de planification avancées ;
• Google Keep : un assistant permettant d'organiser ses idées avec ses collègues via des notes, listes, photos, audio et dessins.
• Google Forms : un assistant de création et partage de questionnaires avec analyse des réponses ;
• Google Sites : un assistant de création de site internet qui ne nécessite pas de connaissances en programmation ou en conception ;
• Cloud Search : une solution basée sur l'IA qui aide à trouver rapidement des informations pertinentes ;
• Jamboard : un tableau blanc interactif permettant de faire glisser des images, créer des notes et importants des éléments depuis le Web ;
• App Script : une plateforme servant à la création de nouvelles solutions d'entreprise pour compléter les fonctions de Workspace.

Enfin, on trouve également :

• Work Insights : une solution statistique permettant de faire un suivi pertinent de l'activité sur Google Workspace ;

• Vault : un assistant de protection des données servant à conserver, rechercher et exporter les données de l'entreprise ;

• Endpoint : un gestionnaire de points de terminaison pour Android, iOS, Windows, Chrome OS, macOS et Linux ;

• Admin : un administrateur dédié à Google Workspace.

Sur quelles autres plateformes est disponible Google Workspace ?

La suite Google Workspace est disponible en ligne, via n’importe quel navigateur web, et propose aussi diverses applications pour smartphone et tablette. Sur Android, iOS et iPad OS, il est ainsi possible de télécharger gratuitement et individuellement Docs, Sheets et compagnie pour profiter de la plupart des fonctions évoquées ci-dessus.

Les fonctionnalités collaboratives de Google Workspace

La suite permet-elle le travail en équipe ?

Le mode collaboratif est l’une des grandes spécialités de Google Workspace, qui propose des fonctions d'entreprise cloud-first, dont le fameux historique des versions ou la modification à plusieurs utilisateurs en temps réel, pour garantir un workflow aussi fluide que possible.

Les logiciels de productivité évoqués ci-dessus jouent aussi le jeu du travail d'équipe et favorisent grandement la productivité et l'organisation entre collègues.

Stockage et partage

La suite bureautique peut compter sur son propre stockage dans le cloud pour travailler depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur.

Google Drive comprend par défaut 15 Go d'espace gratuit et de puissantes fonctionnalités de recherche basées sur l’intelligence artificielle. Il permet ainsi de visualiser un aperçu des fichiers :

• Compressés (.ZIP, .RAR, tar, gzip),
• Microsoft Office protégés par un mot de passe,
• Microsoft XML Paper Specification (.XPS),
• Microsoft Word (.DOC et .DOCX),
• Microsoft PowerPoint (.PPT et .PPTX),
• Microsoft Excel (.XLS et .XLSX),
• Fonte numérique TrueType (.TTF),
• Adobe PostScript (.EPS, .PS),
• PDF (.pdf),
• Adobe Photoshop (.PSD),
• Adobe Illustrator (.AI),
• Autodesk AutoCad (.DXF),
• Texte (.TXT),
• Balisage/Code (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS, .java, .py),
• Vidéo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV, .ogg),
• Image (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIFF, .SVG),
• Audio (MP3, MPEG, WAV, .OGG, .OPUS),
• Apple (.key, .numbers).

Quelques limitations sont toutefois imposées sur la taille des fichiers stockés. Par exemple, les documents texte ne doivent pas dépasser les 50 Mo, les feuilles de calcul peuvent contenir un maximum de 10 millions de cellules (ou 18 278 colonnes), les présentations ne peuvent pas dépasser les 100 Mo et la taille maximale pour les fichiers dans d'autres formats est de 5 To.

Puis-je installer Google Workspace sur mon serveur personnel ?

Le code source de la suite Google n'est pas disponible au grand public donc il n'est pas possible de l'installer sur son serveur personnel. Cependant, il existe certains exemples de codes utilisant ses différentes APIs dans plusieurs langages (JavaScript/TypeScript, GO, Java et PHP).

Disponibles sur Github, ces derniers donnent des pistes pour se servir des chatbots sur l'app de messagerie, utiliser le tableur de façons programmatique afin de mettre à jour des fichiers, générer des diapositives depuis le format Markdown etc. De quoi apporter sa touche personnelle sur l'API.

Quel niveau de sécurité offre Google Workspace ?

Localisation de la société

Google possède plusieurs centres de données répartis à travers le monde.

À l'heure actuelle, la firme californienne comporte une dizaine d'installations aux États-Unis (dont les plus larges sont situées en Oregon, en Géorgie et en Virginie), six en Europe (la plus proche de nos frontières étant celle de Saint-Ghislain en Belgique) et trois dans le reste du monde (Chili, Taiwan et Singapour).

Un vrai plus lorsque que l'on sait que les organisations abonnées aux services Google Workspace (forfait "enterprise" uniquement) peuvent changer l'emplacement géographique pour stocker leurs données où bon leur semble.

Dispositifs de chiffrement

À ses débuts, Google s'est heurté à la fébrilité des entreprises percevant d'un mauvais oeil la délocalisation de leurs documents parfois sensibles vers un data center externe. Depuis Microsoft lui a emboité le pas.

Outre ses serveurs conçus sur mesure, la suite de bureautique se targue aussi d'intégrer une protection des données de haute volée et une équipe d'experts en architecture informatique apte à réagir rapidement en cas de menace.

Fréquemment soumis à des audits de confidentialité et de sécurité, elle est tout naturellement conforme aux lois européennes et américaines (HIPAA) en vigueur. Le chiffrement des informations se fait quant à lui à l'aide de clés de chiffrement distinctes ainsi qu'un algorithme avancé AES (norme de chiffrement avancé) 128 bits ou plus élevé.

L'entreprise met aussi un point d'honneur à chiffrer les données qui sont en transit, par exemple lors du transfert entre le client et Google ou d'un centre de données à un autre (protocole HTTPS).

Google Workspace : souscriptions payantes VS version gratuite

S'il existe une version gratuite de la suite intégrant plusieurs outils comme Docs, Tabs, Slides et Agenda, Google Workspace est avant tout payant et dédié aux entreprises.

Voici un passage en revue des quatre versions disponibles, Business Starter, Business Standard, Business Plus et Enterprise :

Version Business Starter

• Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms ;
• Adresse email professionnelle et personnalisée : oui ;
• Visioconférences : 100 personnes maximum ;
• Espace de stockage dans le cloud : 30 Go par personne ;
• Options de gestion et de sécurité : oui ;
• Niveau d'assistance : standard ;
• Nombre limite d'employés : 300 ;
• Prix mensuel de l'abonnement : 5,75 € par utilisateur (hors tarif nouveaux clients).

Version Business Standard

• Logiciels : identiques au plan précédent ;
• Adresse email professionnelle et personnalisée : oui ;

• Visioconférences : 150 participants maximum + enregistrement vidéo, suppression du bruit et sondages ;
• Espace de stockage dans le cloud : 2 To par utilisateur ;
• Options de gestion et de sécurité : oui
• Niveau d'assistance : standard (avec la possibilité de passer en assistance avancée) ;
• Nombre limite d'employés : 300 ;
• Prix mensuel : 11,50 € par utilisateur (hors tarif nouveaux clients).

Version Business Plus

• Logiciels : identiques au plan précédent ;
• Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : oui + eDiscovery et Conservation ;
• Visioconférences : 500 participants maximum + enregistrement vidéo, suppression du bruit, sondages et suivi de la participation ;

• Espace de stockage dans le cloud : 5 To par utilisateur ;
• Options de gestion et de sécurité : avancées (y compris Vault et contrôle avancé des points de terminaison) ;
• Niveau d'assistance : standard (avec la possibilité de passer en assistance avancée) ;
• Nombre limite d'employés : 300 ;
• Prix mensuel de l'abonnement : 17,25 € par utilisateur.

Version Enterprise

• Logiciels : Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet, Calendar, Chat, Jamboard, Keep, Sites et Forms et AppSheet ;
• Adresse de messagerie professionnelle et personnalisée : Identique à la formule Business Plus + chiffrement S/MIME ;
• Visioconférences : 1000 participants maximum + diffusion en direct dans le domaine ;

• Espace de stockage dans le cloud : 5 To, mais on peut en demander autant que nécessaire ;
• Options de gestion et de sécurité : Identiques à la formule Business Plus + protection contre la perte de données, sélection des emplacements des données et contrôle des points de terminaison d'entreprise ;
• Niveau d'assistance : avancé (avec la possibilité de passer en assistance premium) ;
• Nombre limite d'employés : illimité ;
• Prix mensuel : sur demande auprès de l'équipe commerciale.

Période d'essai gratuite

Pour tester quelques-unes des fonctionnalités évoquées ci-dessus avant de mettre la main au porte-monnaie, Google Workspace offre une période d'essai gratuite de 14 jours.

Notre avis

Google Workspace peut s'avérer redoutable pour les entreprises qui souhaitent troquer Microsoft Office pour une solution web tout-en-un sans gestion fastidieuse des serveurs. Sa grande simplicité d'intégration, de stockage cloud pour les utilisateurs et de collaboration font aussi partie de ses principaux points forts. En contrepartie, la suite Google ne dispose pas de logiciel natif sur desktop et ses apps mobiles doivent être téléchargées une à une. Enfin, et à notre avis, l'outil de visioconférence s'avère être le moins concluant de la suite et pâtit d'une ergonomie inférieure à celle de ses concurrents, Microsoft Teams et Zoom.