Office 365 : tour d'horizon de l'offre cloud de Microsoft

Office 365, l'offre cloud de Microsoft, propose un abonnement à la suite Office et des services dédiés. Bénéficiant de formules pour le grand public comme pour les entreprises, elle se heurte aujourd'hui à la concurrence de Google Documents. A-t-on encore besoin d'une suite bureautique payante ? Faisons le point !



La suite Microsoft Office est une institution de l'informatique personnelle. Microsoft Word, dont la version 1.0 date de 1983, précède même Windows de deux ans ! Pour moderniser sa proposition face à la concurrence des apps gratuites de Google, Microsoft a lancé sa propre offre « cloud », Office 365, d'abord pour les entreprises, puis pour le grand public. L'idée : une solution qui regroupe les applications « desktop », des versions web fonctionnelles, des apps mobiles pour travailler n'importe où et des services (stockage, visioconférence...).

1. Office 365 : Les formules grand public

Avant d'évoquer les formules payantes, rappelons l'existence d'Office Online, une version gratuite des apps web Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Un simple compte Microsoft et un navigateur moderne suffisent à utiliser ces apps qui proposent les fonctionnalités de base des applications, ainsi que de la collaboration en temps réel sur les documents.

Les formules payantes ajoutent l'accès aux applications desktop pour Windows et macOS, la modification des fichiers dans les apps mobiles pour iOS et Android, et les services OneDrive et Skype. Concrètement, il s'agit tout simplement des formules premium de OneDrive ; vous avez le maximum de stockage disponible (1 To), et la suite Office est intégrée.



Deux formules existent pour le grand public. Office 365 Personnel permet d'installer la suite sur un seul PC/Mac, un smartphone et une tablette, et bénéficie de 60 minutes d'appels vers les fixes et mobiles via Skype et de 1 To d'espace de stockage OneDrive. Son prix est de 7 euros par mois ou 69 euros par an.

La formule Office 365 Famille multiplie tout par 5 : 5 PC ou Mac, 5 tablettes, 5 smartphones, et jusqu'à 5 utilisateurs disposant chacun de son To sur OneDrive et de ses 60 minutes Skype. On passe à 10 euros par mois ou 99 euros par an.

Les deux déclinaisons intègrent les mêmes applications : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et, pour les utilisateurs Windows, Access et Publisher (oui, il existe toujours).

Notez que si vous êtes réfractaires à l'idée d'un abonnement, il est toujours possible d'acheter la suite Office, dans ses différentes versions (Famille et étudiants, Famille et petite entreprise, Professionnel) depuis le Windows Store. Vous serez en revanche bloqué sur les fonctionnalités de la version « majeure » en cours.

2. Office 365 : les formules pour l'entreprise

Microsoft propose trois offres pour les PME, selon des besoins plutôt orientés édition et collaboration sur le web, applications desktop... ou les deux ! La formule d'entrée de gamme, Office 365 Business Essentials, concurrence directement la GSuite de Google avec un tarif de 4,20 euros HT par mois et par utilisateur. Dans cette formule, pas d'applications natives pour Word, Excel, Outlook ou PowerPoint, mais un accès aux versions web. Côté services en ligne, on retrouve 1 To d'espace OneDrive par utilisateur, Sharepoint, Exchange et le nouveau Microsoft Teams.





Pour les entreprises qui ont surtout besoin de la suite Office, mais pas d'outils de collaboration ou de conférence, Office 365 Business intègre les versions Windows et Mac de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et Access (Windows uniquement), ainsi que 1 To OneDrive par utilisateur pour 8,80 euros HT par mois et par utilisateur.

Enfin, Office 365 Business Premium offre le meilleur des deux mondes : la suite Office, tous les services SharePoint, Microsoft Teams, Exchange et OneDrive ainsi que quelques fonctionnalités spécifiques comme Outlook Customer Manager, Microsoft Bookings et Microsoft StaffHub.

Ces trois déclinaisons sont limitées à 300 utilisateurs. Au dessus, il faut passer par les formules pour grandes entreprises. Office 365 Pro Plus est équivalente à Office 365 Business, et n'offre pas de services en dehors des web apps Office, juste la suite native. Le niveau E1 correspond à Office 365 Business Essentials, et se passe des version Windows et Mac. Les niveaux E3 et E5 se distinguent par les services associés. Pour plus de détails, rendez-vous sur le site de Microsoft qui liste l'ensemble des services.

3. Office 365 : les formules pour l'éducation

L'offre de Microsoft pour l'éducation est gratuite pour les enseignants et étudiants éligibles. Elle inclut l'accès aux versions web de Word, Excel, OneNote et PowerPoint, un espace de stockage illimité sur OneDrive, Yammer, SharePoint et Microsoft Teams. Selon les établissements, les étudiants peuvent avoir la possibilité de télécharger et installer les versions Windows ou Mac des applications.

4. Office 365 : Les applications pour Windows et Mac

Office 365 permet de télécharger l'intégralité de la suite Microsoft Office, et surtout de disposer de mises à jour permanentes. À l'image de la suite Adobe Creative Cloud, vous utilisez toujours les dernières versions de Word, Excel ou PowerPoint. En dehors de la formule « hors ligne », il n'existe d'ailleurs même plus vraiment de nouvelle version majeure des applications : des fonctionnalités sont ajoutées tous les mois aux logiciels. Pour les réfractaires au cloud, un Office 2019 sera prochainement disponible, réunissant les nouveautés lancées depuis Office 2016.



L'interface des logiciels s'est stabilisée et standardisée autour du ruban. Aujourd'hui, utiliser Word ou Excel sur PC, Mac ou sur le web offre une expérience cohérente. Le temps où chaque version y allait de ses spécificités est révolu, et le ruban autrefois décrié est rentré dans les usages, d'autant plus qu'il est présent dans plusieurs composants de Windows. Il y aura toujours des puristes de tel ou tel système pour critiquer une disposition imposée par Microsoft même sur des plateformes qui ne sont pas la sienne, mais franchement, on peut se réjouir que des logiciels aussi omniprésents fonctionnent de la même manière sur tous les écrans.

Enfin de la collaboration en temps réel partout !

Les principales améliorations apportées aux applications lors des dernières mises à jour concernent les outils de collaboration. Un domaine particulièrement important pour Microsoft : l'édition à plusieurs en temps réel sur un document a fait le succès des apps Google. Les dernières versions de Word, Excel ou PowerPoint intègrent toutes la fonctionnalité, avec affichage en direct des modifications, et possibilité de chat via Skype (ou Microsoft Teams pour les entreprises et étudiants). La collaboration fonctionne également avec les versions web et mobiles. Le fichier doit néanmoins résider sur OneDrive ou SharePoint.



L'intégration de services web pour démarrer un projet est un autre axe qui se dégage des améliorations de la suite, et notamment de Word et PowerPoint. Le traitement de texte a concentré une partie de ses dernières évolutions sur la collaboration et les travaux scolaires. Le nouveau module de recherche dans la section Références permet aux étudiants de trouver, directement depuis Word, des sources d'information (articles, images...) et de les ajouter dans ses exposés. L'outil exploite la recherche via Bing, un point qui peut fâcher les habitués de Google. Néanmoins, il est assez bien fait, et permet d'ajouter les références sous forme de citations et de générer automatiquement une bibliographie.



L'assistant de démarrage de PowerPoint fonctionne un peu sur le même principe : on recherche un thème, et PowerPoint dégage un plan et des ébauches de diapositives en utilisant Bing et Wikipedia, auxquels il suffit de choisir un thème pour ne pas partir d'une page blanche. Dans les deux cas, ça part d'une bonne intention, mais pour une fonctionnalité destinée avant tout aux étudiants, gare aux présentations et exposés formatés !

Stylet, 3D : de petites évolutions

Évidemment, Microsoft a également fait des apps Office un terrain privilégié pour y intégrer l'usage du stylet de sa gamme Surface et un de ses derniers dadas. Les objets 3D, que l'on peut manipuler et insérer dans ses travaux. L'usage de l'encre prend des formes parfois intéressantes. On peut ainsi entourer ou barrer des sections de documents pour les modifier ou supprimer, ou disposer d'un ensemble de crayons synchronisés avec le cloud pour les retrouver sur différents écrans.



On demeure perplexe sur l'usage de stylos à paillettes arc en ciel dans des fichiers Office. Il s'agit là encore d'une fonctionnalité orientée vers le plus jeune public de la suite. Et pour en revenir à la collaboration, parcourir l'historique des annotations d'un documents sous forme d'animation, pas bête pour comprendre comment on en est arrivé à l'amas de flèches et de cercles qu'on a sous les yeux.



L'énoncé de ces fonctionnalités ne révolutionne pas franchement le genre et c'est normal. Comme la suite Creative Cloud, Microsoft Office est arrivé à un stade où les améliorations tiennent davantage du raffinements pour faciliter certaines tâches ou les rendre plus agréables. Que ce soit Excel, Outlook, PowerPoint ou Word, il n'y a plus grand-chose de fondamental à apporter à un tableur, un traitement de texte ou un logiciel de présentation. En un sens, c'est plutôt une bonne nouvelle : les logiciels se sont stabilisés et demeurent de très bonnes solutions dans leurs domaines respectifs.

5. Office 365 : Office sur tous les écrans, mobile et web

Disposer des apps Office sur smartphone ou tablette a longtemps été un des arguments de Microsoft pour ses propres plateformes mobiles. Une stratégie dont Microsoft a fini par constater l'échec, conduisant l'éditeur à l'inévitable : proposer Office partout. Sur iPhone, sur iPad, sur smartphone ou tablette Android, même sur Chromebook, il est possible de travailler et collaborer sur des documents Word, Excel ou Powerpoint.



Il n'est d'ailleurs pas complètement nécessaire de disposer d'un abonnement payant à Office 365 pour disposer de ces applications si vous vous limitez à visualiser les fichiers et à effectuer les opérations d'édition les plus essentielles. L'abonnement débloque l'ensemble des fonctionnalités.

Par « l'ensemble des fonctionnalités », en revanche, n'attendez pas la totalité de ce dont vous pourrez disposer sur Windows ou MacOS. Les versions mobiles de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote sont considérablement allégées.



Bon point en revanche : elles se comportent là encore de manière cohérente entre iOS, Android et, oui, Windows Phone. Les fonctionnalités essentielles sont là, tout comme la collaboration en temps réel. Évidemment, on n'utilisera pas les versions smartphones pour travailler sur un tableau Excel complexe ou un projet de 50 pages Word. On pourra toutefois commencer un document, réviser un article ou effectuer quelques modifications à la volée.



L'expérience sur tablette est évidemment plus propice à l'édition, même s'il faut laisser les fonctionnalités les plus avancées, comme le publipostage, l'insertion de références, ou les formules et outils d'animation les plus complexes de côté.

Les applications web

Le même constat peut être fait sur les versions web des applications. D'un côté, on dispose d'une interface très proche des versions desktop (en chipotant, elles sont restées au look d'Office 2013), et de l'autre, un panel de fonctionnalités forcément plus limité.



L'intérêt, ici est évidemment de pouvoir éditer un document sur n'importe quel ordinateur, même s'il n'est pas équipé d'Office ni de votre OneDrive. Et pour cette tâche, les versions web remplissent assez bien leur contrat. Les performances sont satisfaisantes sur tous les navigateurs modernes, et on apprécie la possibilité de basculer sur l'app native si elle est installée.

6. Microsoft Teams et Sharepoint : la collaboration en entreprise

Microsoft Teams

La principale nouveauté à destination des entreprises est l'ajout de Microsoft Teams dans les formules professionnelles. Teams peut être vu comme la réponse de Microsoft à Slack, et l'influence de l'application de messagerie est indéniable : des équipes aux canaux, tout y est !

La différence se situe évidemment dans l'intégration avec les applications et services Office. Microsoft Teams se veut désormais le hub de collaboration et de conversation, en remplacement de Skype Entreprises (ex Lync) dont il intègre les fonctionnalités. Mais avec une approche résolument moderne et une touche du « fun » propre à Slack, et qui dit fun à la Slack dit autocollants, emojis et GIF animés. Il faut bien s'amuser, même en réunion virtuelle.



L'interface de Microsoft Teams a également été pensée pour collaborer sur un document sans quitter l'environnement. On peut facilement partager un fichier Word, Excel, PowerPoint ou OneNote et le visualiser à plusieurs. On peut même basculer dans l'interface d'édition des apps Office Online pour procéder aux modifications, tout en gardant un panneau de discussion ouvert.



Microsoft Teams a été pensé, comme Slack, pour accueillir des applications tierces à intégrer dans son flux de travail collaboratif. Adobe Creative Cloud, Asana, Axure, Twitter, Facebook, Trello, SalesForce ou ZenDesk font partie des premières apps qui peuplent le Store, accessible directement depuis l'interface.

Microsoft SharePoint

Associé aux sites SharePoint et au réseau social Yammer, la partie services d'Office 365 pour entreprises offre une solution solide pour collaborer et informer. Les sites SharePoint sont entièrement personnalisables et peuvent eux aussi bénéficier d'applications tierces à intégrer, et Yammer fournit une brique de réseau social d'entreprise qui peut s'avérer intéressante. Ici, Microsoft vise les décideurs qui ont besoin d'une offre clé en main qui fournit tous ces services au sein d'une même offre.

Concrètement, l'usage des réseaux sociaux d'entreprise dépend surtout de la volonté des collaborateurs à prendre le pli. Et si là encore, Microsoft se met à la page parmi les solutions existantes, l'intérêt de passer à Micosoft Teams pour une entreprise qui utilise déjà Slack n'est pas forcément évident. On ne peut au moins pas reprocher à Microsoft de ne pas tenter de moderniser ses outils pour les adapter au monde du travail moderne.

Office 365 vs Google Apps : avez-vous besoin d'Office ?

Microsoft Office est un monument. Mais un monument, c'est imposant, monolithique et un peu vieillot. Et la bureautique n'a pas attendu Microsoft pour bouger. La question n'est pas nouvelle d'ailleurs : il y a 10 ans, on se la posait déjà, mais vis-à-vis du logiciel libre (on y revient). Quel intérêt y'a-t-il encore à choisir Office 365 quand Google propose, gratuitement et depuis des années, une suite bureautique fonctionnelle, disponible en ligne, hors ligne, sur smartphone et tablette, et avec des outils de collaboration en temps réel qui ont grandement contribué à son succès ?



À vrai dire, la réponse n'est pas aussi simple qu'il y a encore deux ans. Car depuis le lancement d'Office 365 et des apps Office Online, l'offre de Microsoft a considérablement rattrapé son retard, et notamment sur la collaboration, domaine où Google creusait son écart. Il est aujourd'hui tout à fait possible d'éditer un document à plusieurs, en temps réel, sur Word, Excel ou PowerPoint, et les sauvegardes automatiques comme l'historique des versions sont pris en charge.




Les différences se situent plutôt au niveau de la simplicité. Que Microsoft ait rattrapé son retard sur Google, c'est un fait. Qu'il propose des fonctionnalités plus complexes, on n'en doute pas. En revanche, les habitudes sont difficiles à défaire et la suite Google a un avantage : elle est gratuite. Donc, les chances de toucher des utilisateurs existants sont plus grandes. Tous vos proches ne sont sans doute pas abonnés à Office 365. Il est beaucoup plus probable qu'ils aient un compte Google et un navigateur web ou un smartphone Android, et c'est tout ce qu'il faut.



De même, selon votre point de vue, la complexité de Word ou Excel peut être un frein comme une bénédiction. Les logiciels de Microsoft sont devenus riches en fonctionnalités au cours des décennies, mais pour un très grand nombre d'utilisateurs, la majorité de ces fonctionnalités n'apportent rien par rapport à l'essentiel qui est bien présent dans les Google Apps. Notamment pour Documents et Sheets, si vos besoins sont assez standards, leur simplicité peut être un avantage : pas besoin de sortir l'artillerie lourde.

Les applications natives contre le web

En revanche, la solution de Microsoft a l'avantage d'offrir plusieurs niveaux de complexité selon vos besoins. Un document à éditer rapidement ? Les apps mobiles ou web suffisent. Vous êtes dans le confort de votre PC de bureau et vous avez besoin d'outils de recherche, de formules plus complexes ou de tout l'arsenal d'animations et de thèmes pour vos présentations ? Installez la suite. C'est une approche flexible et confortable qui ne parlera forcément pas à tous les utilisateurs, d'autant plus qu'elle est coûteuse, mais même si les Google Apps gèrent parfaitement le mode hors ligne, tout le monde n'aime pas travailler sur un navigateur web.

Et LibreOffice dans tout ça ?

Eh oui, n'oublions pas la version 2008 de cette question, car il existe une alternative pour ceux qui n'aiment ni les applications payantes ni les solutions gratuites dans un cloud fourni par un des GAFA. LibreOffice demeure une suite bureautique entièrement gratuite, libre, ouverte, simple d'utilisation et exécutable sur de multiples plateformes, de votre PC à un Raspberry Pi. Là encore, c'est peut-être tout ce dont vous avez besoin.

Le vieux débat « Office contre le libre » n'a pas beaucoup bougé depuis Office 2007, et LibreOffice cultive une approche beaucoup plus prudente notamment sur l'ergonomie. La version 6.0, pour donner un exemple, permet enfin d'effectuer une rotation libre d'une image ! Et en soi ça n'a rien de foncièrement mauvais. C'est simplement une vision différente, basée sur une communauté dont les priorités ne sont pas du tout l'évolution radicale des fonctionnalités et de l'interface.



Sans atteindre le degré de raffinement des dernières versions de Word ou PowerPoint, l'ergonomie de LibreOffice a tout de même fait de gros progrès. Son style « Office 2003 » est toujours présent par défaut, mais il est désormais possible d'opter pour un panneau latéral rappelant les anciennes versions d'Office pour Mac, ou une interface ruban assez proche de ce que propose Microsoft aujourd'hui.



LibreOffice, ça marche, et ça suffit amplement pour un utilisateur ayant besoin de fonctionnalités éprouvées, et qui se fiche complètement des outils collaboratifs et des améliorations ergonomiques des dernières versions de Word ou Excel. Le polish de Microsoft est tout de même très agréable, et permet notamment de produire des présentations et des graphiques de très bonne qualité avec plus d'aisance. Cela n'enlève rien aux qualités de LibreOffice : on ne trouve toujours pas moins cher, plus ouvert et moins dépendant de services cloud qu'on ne maîtrise pas. La Document Foundation n'oublie pas le nuage pour autant, mais son approche est complètement différente : LibreOffice Online est une version de la suite accessible depuis un navigateur, mais disponible uniquement pour l'installer soi-même sur un serveur.

LibreOffice reste donc une alternative tout à fait crédible à considérer si vous utilisez Windows ou MacOS, et incontournable pour les adeptes du libre.