Avis Factomos : un service de facturation en ligne simple et efficace pour les petites structures

N’importe quel entrepreneur vous le dira : la facturation, c’est chronophage ! Pour bien gérer son activité et ses factures, de nombreuses solutions en ligne existent aujourd’hui. Si certaines misent sur une profusion de fonctionnalités pour convaincre, d’autres font le plutôt le choix de la simplicité et de la maniabilité. C’est le cas de Factomos, qui gagne à être connue.

Voici une solution SaaS faite pour ceux qui veulent créer des devis et des factures dans la joie et la bonne humeur ! Factomos propose un outil efficace et pédagogique à destination des TPE et des PME. Ça vous intéresse ? Lisez cet avis pour savoir si ce logiciel peut vous convenir.

Présentation de Factomos 

Impossible de confondre Factomos avec d'autres services de facturation : Lee Coachon, sa sympathique mascotte porcine, s’assure que l’outil soit inoubliable. Comment ce service est-il né ? En 2011, deux entrepreneurs, rebutés par la complexité de certains logiciels de comptabilité, créent un SaaS adapté à leurs propres besoins. Très vite, d’autres professionnels demandent à l’essayer et l’adoptent. La solution est commercialisée en 2014 et remporte un joli succès. En 2018, l'entreprise éditrice du logiciel rejoint les rangs du programme Founders de Station F, le plus grand campus de start-ups mondial, localisé à Paris.

Factomos met la pédagogie, la convivialité et l’efficacité au centre de ses préoccupations. L’outil se concentre surtout sur les questions de facturation. Les données et la connexion à la plateforme sont sécurisées grâce au protocole SSL. De plus, une sauvegarde est réalisée de façon quotidienne. De quoi avoir l’esprit tranquille !

Ce logiciel est certifié conforme à la loi anti-fraude à la TVA de 2018. Il a également été validé par le Comité numérique de l’Ordre des Experts-comptables de Paris et d’Île-de-France.

En tant que solution SaaS, Factomos est 100 % en ligne. Une application mobile dédiée à la gestion de notes de frais a bien été créée sous le nom de Factoscan, mais elle n’est malheureusement plus disponible, que ce soit sur l’App Store ou le Google Play Store.

À qui s’adresse Factomos ?

Ce service en ligne s’adresse en priorité aux entreprises de taille modeste. Il peut, par exemple, convenir :

• Aux agences spécialisées dans le digital ou la communication.

• Aux professionnels du e-commerce.

• Aux micro-entrepreneurs.

• Aux travailleurs indépendants.

• Aux start-ups.

• Aux professions libérales.

• Aux artistes-auteurs (les certificats de précompte sont en effet pris en compte par la plateforme).

• Aux artisans.

À noter, il est possible pour l’utilisateur de créer gratuitement un accès pour son expert-comptable. Ce dernier pourra alors ajouter des données, intégrer un plan comptable ou réaliser des exports.

Factomos est-il disponible en version gratuite ?

Cet outil en ligne est payant. Cependant, il est possible de faire un test gratuitement pendant 14 jours afin de voir si son utilisation peut convenir. Au-delà, il faut souscrire un abonnement au sein de la plateforme.

Trois formules sont proposées à l’utilisateur :

• L’offre« Express », axée gestion commerciale, est au prix de 14,90 HT par mois ou 149 euros HT par an. Cette solution est ouverte à 2 utilisateurs et permet de réaliser jusqu’à 120 factures par an. On dispose notamment d’un cloud où stocker 100 Mo de fichiers. 

• L’offre « Trésor », axée gestion de trésorerie, est au prix de 29,90 euros HT par mois ou 299 euros HT par an. Cette solution est ouverte à un nombre illimité d’utilisateurs et permet également de réaliser autant de factures qu’on le souhaite. Sur le cloud, on peut ici aller jusqu’à 500 Mo de fichiers. 

• L’offre « Vision », axée pilotage d’entreprise, est au prix de 49,90 euros HT par an ou 499 euros HT par an. Cette solution comprend également un nombre illimité de factures et d’utilisateurs. Elle fournit jusqu’à 10 Go d’espace de stockage dans le Cloud.

Dans la version d'essai, il est possible de passer de l’une à l’autre de ces formules et de tester toutes les options qui y sont proposées.

Interface et fonctionnalités de Factomos

Voyons maintenant dans ce test comment se présente Factomos et quelles sont ses différentes fonctionnalités.

Une interface conviviale, mais un peu datée

L’inscription à Factomos est simple et rapide. On entre son adresse e-mail, son pays et le nom de son entreprise (on peut également indiquer son numéro SIRET si on le souhaite, mais ce n’est pas obligatoire), on valide et c’est tout ! La plateforme prend une petite minute pour se configurer.

La version d’essai s'ouvre sur la formule Trésor. Un clic dans un menu coulissant permet de naviguer d’une offre à l’autre. La mascotte Lee Coachon vous accueille et vous propose de faire le tour du propriétaire. L’aide est mise en avant. 

Factomos est dotée d’une interface simple et intuitive, mais au look un peu vieillot. Des petits encarts véhiculent des messages optimistes. La manipulation est fluide et on apprécie d’être bien guidés dans nos premiers pas sur la plateforme.

Le tableau de bord s’ouvre sur un graphique qui indique le chiffre d’affaires de l’année. On peut également voir les recettes cumulées par mois et les règlements reçus. D’autres indications utiles sont disponibles :

• Les sommes encaissées ou à encaisser.

• Les sommes facturées HT ou TTC.

• Un point sur la trésorerie.

• Un point sur les factures et devis en attente. 

• Un point sur la TVA.

• Le chiffre d’affaires réalisé par client.

Cinq grandes sections sont disponibles :

• Le tableau de bord, que l’on vient d’évoquer.

• L’espace « Facturation », dans lequel on peut créer des devis, des factures, gérer ses dépenses ainsi que la liste de ses contacts et de ses prestations. 

• L’espace « Banque », sur lequel on peut synchroniser son compte bancaire. 

• L’espace « Classeurs », bien utile, sur lequel on peut importer et consulter tous ses documents (contrats, impôts, notes de frais, etc.).

• L’espace « Intégrations » : on y trouve toutes les applications partenaires de Factomos et elles sont nombreuses.

En somme, l’interface est bien organisée et ergonomique. On y trouve les éléments essentiels dont un entrepreneur peut avoir besoin. Rien n’est superflu !

Une solution résolument orientée facturation

Factomos a été avant tout conçue pour faciliter la facturation aux entrepreneurs. Ses trois formules prennent en compte la plupart des besoins des structures de petite taille :

• On peut créer toutes sortes de devis, avoirs, bons de commande et factures et y ajouter toutes les informations nécessaires. Les clients peuvent valider les devis directement sur la plateforme. Par la suite, les devis peuvent être convertis en factures en un clic.

• On peut créer des factures récurrentes et programmer des relances automatiques.

• On peut faire le suivi de ses documents et connaître en un clin d’œil leur statut grâce au code couleur qui y est attribué.

• On peut gérer ses dépenses et y joindre des justificatifs. 

• On peut suivre l’évolution de son chiffre d’affaires et d’autres métriques via le tableau de bord.

En optant pour la formule intermédiaire, on peut synchroniser un compte bancaire avec l’application et suivre les entrées et les sorties d’argent plus facilement. On peut également proposer le paiement en ligne à ses clients via Stripe, GoCardless, PayPal ou Fintecture. Des outils de reporting permettent d’avoir une meilleure vision sur sa trésorerie et de faire des prévisions financières.

La formule « Vision » quant à elle permet de connecter deux comptes bancaires et d’avoir accès aux intégrations partenaires : disponibles grâce à des connexions API, elles se spécialisent dans de nombreux domaines (l’envoi postal, le paiement en ligne, les notes de frais, les garanties de paiement, etc.).

On peut également centraliser ses documents et les partager facilement à ses collègues et ses partenaires. Le logiciel permettra également bientôt de suivre des plannings et de gérer des projets, tâche par tâche.

Factomos : Zoom sur la facturation

Durant notre test, l’éditeur de factures Factomos s'est révélé plutôt maniable. Il faut se rendre dans la section dédiée, sur laquelle sont listées toutes les factures réalisées (on peut d’ailleurs les filtrer par type : validées, projets, récurrentes, relancées). Au-dessus de cette liste, on peut voir un bouton « Créer facture ». Il suffit de cliquer dessus pour accéder à l’éditeur. On dispose ici de plusieurs champs à personnaliser (un outil WYSIWYG est disponible) :

• Le titre.

• Le nom du projet (on peut ici en sélectionner dans une liste, si celle-ci a été réalisée à l’avance).

• La date.

• Le nom du client.

• L’objet. 

• Le nom du bon de commande. 

• Un tableau des prestations sur lequel sont indiqués les prix HT, les remises, le taux de TVA, mais aussi le montant total (ou celui de l’acompte) et la date d’échéance de la facture. Les prestations peuvent être configurées à l’avance dans l’outil.

• Les mentions légales (elles sont préremplies).

• Les commentaires éventuels.

• Le pied de page.

Une fois tous ces éléments complétés, il suffit de valider la facture pour l’enregistrer dans la base. On peut ensuite consulter le document, le télécharger au format PDF, l’envoyer à ses clients (via mail, envoi postal ou Chorus Pro) ou l’éditer. On peut également enregistrer le règlement de la facture.

Si l’outil est vraiment simple à utiliser, on regrette de ne pouvoir changer que le logo ou les couleurs du document. Le look final, bien qu’un peu basique, reste malgré tout professionnel.

Support technique et service client chez Factomos

Le service client n’est pas accessible de la même façon selon que l’on ait opté pour la formule basique ou pour un abonnement plus complet : chat pour la version Express, support téléphonique pour les abonnés Vision.

L’aide est mentionnée de nombreuses fois dans le pas-à-pas proposé au départ : impossible d’ignorer son existence ! Un petit clic sur l’icône en forme de point d’interrogation donne accès à plusieurs ressources :

• Des tutoriels vidéo, hébergés sur la plateforme YouTube. 

• Une Foire aux Questions. 

• Une chatbox où l’équipe peut être contactée en illimité, et ce, entre 9 h et 18 h.

En cas d’urgence, l'utilisateur peut envoyer un mail. De plus, si les explications fournies lors de la première utilisation de la plateforme ne suffisent pas, Factomos propose également un guide de démarrage rapide au format PDF. L’utilisateur peut aussi s’inscrire à des webinaires en ligne pour se former au logiciel. Autre bon point : il est possible de prendre rendez-vous pour une démo en ligne. On est donc toujours bien entouré.

Conclusion

Alliant pédagogie, simplicité et humour, Factomos est une solution de facturation bien pratique pour gérer sa comptabilité. Pas de surenchère, ici l’objectif est clairement de simplifier la vie aux dirigeants de petites structures. Malgré une apparence un peu datée, notre test montre que l'outil est très agréable à utiliser et qu'il possède un bon support client.

La version basique conviendra à ceux qui veulent créer des devis et des factures rapidement, mais aussi gérer leurs contacts avec facilité. Ceux qui souhaitent des services plus avancés (paiement en ligne, reportings, accès bancaire, connexions API, plus d’espace de stockage cloud, etc.) opteront pour les formules supérieures.

En résumé, Factomos est un outil fiable et bien conçu qui plaira à tous ceux qui aiment gérer leurs factures de façon efficace !