Les entreprises qui veulent améliorer leur réactivité et renforcer leurs systèmes de BPM, s'aperçoivent que la fusion des processus et des règles 'métier' est une méthode qui soutient bien leurs objectifs. Un processus 'métier' classique exige souvent de prendre des milliers de décisions critiques par jour : Où dois-je router cette application et qui doit l'approuver ? Dois-je accorder le prêt, avec les informations dont je dispose ? Puis-je valider l'identité de ce client en ligne ? Beaucoup de ces décisions sont gérées manuellement, ce qui ralentit l'exécution des processus, diminue la réactivité et augmente le risque de pertes suite à une erreur humaine. D'où viennent les règles associées à ces décisions ? Elles se trouvent dans des manuels de règles ou dans les contrats clients et fournisseurs. Elles peuvent être codées en dur dans des systèmes propriétaires ou dans des applications personnalisées.
Il s'agit souvent de meilleures pratiques, spécifiques à celui qui les applique et n'existant que dans son esprit. Ces règles métier ont un impact important sur les opérations quotidiennes, mais la collecte des règles, pratiques, contraintes, fonctions de traitement et de raisonnement, ainsi que leur application cohérente sur les réseaux de communication internes et externes, reste une tâche particulièrement difficile. En complément du BPM, le management des règles métier permet d'automatiser la logique de ces décisions ponctuelles et d'affiner le contrôle des processus, pour faire évoluer davantage l'implémentation du BPM.
Dans le cadre d'une solution BPM, de nombreuses activités impliquent des décisions humaines sur la façon de router un travail, que ce soit pour accorder un prêt, demander des informations complémentaires, une vérification juridique, etc. Les décisions simples sont faciles à gérer, mais il reste toutefois la part de subjectivité dans certaines décisions, ou les difficultés de représenter la logique de prise de décision par un diagramme de processus. D'ailleurs, certaines décisions davantage orientées vers une tâche, comme l'évaluation du risque d'une demande de police d'assurance, sont tout simplement impossibles à retranscrire en un diagramme de processus. En général, ce type de décision est géré hors de tout diagramme, sous forme de script, de code ou dans une application séparée. D'une manière assez surprenante, on constate que de telles décisions sont prises hors de toute application, ce qui rend quasiment impossible d'auditer ou d'optimiser ces points clés de la prise de décision.
Les systèmes de management des règles 'métier' (BRMS - Business Rules Management System) ont pour objectif de résoudre ce problème précis. Avec un BRMS, les règles et les processus sont séparés et gérés indépendamment. Les règles, définies comme étant la logique métier qui régit les décisions, sont représentées sous formes de « modèles de règles ». Une étape de processus de BPM transmet les informations au modèle de règle, et obtient une décision en réponse. Les points de décision associés aux tâches peuvent aussi être décrits dans un modèle de règle externalisé, au lieu de gérer la logique manuellement ou dans une application externe. L'externalisation des règles à partir du processus présente des avantages notables : Elle réduit les coûts d'exploitation en automatisant les décisions qui dépendent aujourd'hui de décisions humaines, elle réduit les risques opérationnels en optimisant et en standardisant les décisions récurrentes, en fonction des meilleures pratiques, des règles ou des réglementations. Enfin, elle favorise la réactivité : la logique métier change en général plus souvent que la logique des processus, on peut ainsi modifier et étendre les règles, sans répercussion sur le processus. Pour développer des règles 'métier', plusieurs solutions se présentent :
Programmation personnalisée : dans ce cas, les développeurs documentent les exigences avec l'aide des experts 'métier', et codent les règles directement dans le processus ou l'application. Les règles 'métie'r obtenues sont adaptées aux besoins immédiats, mais nécessitent un développement long et complexe. Plus les règles sont nombreuses et sophistiquées, plus le test et la correction des erreurs sont contraignants. Pire encore, la logique de la règle est ancrée dans le programme, et n'est pas réutilisable par d'autres applications ou processus, sauf par duplication.
Intégration dans les applications d'entreprise : De nombreuses applications packagées intègrent les règles de par leur conception même. Dans ce cas, la logique métier est optimisée pour le workflow de ce produit précis, par exemple pour le traitement des demandes d'intervention sous garantie. Et si vous voulez étendre la logique métier ou modifier les règles ? Que se passe-t-il dans le cas d'un sous-traitant qui gère simultanément plusieurs programmes pour plusieurs clients ? Ces applications ne sont pas conçues pour offrir une telle réactivité.
Systèmes de gestion des règles métier (BRMS) : Un BRMS aide à automatiser les décisions et à gérer de fréquentes modifications des règles sous-jacentes. Les règles sont développées indépendamment des processus et des applications, et sont gérées en tant qu'éléments distincts. Certains systèmes de règles 'métier' sont conçus pour créer les règles dans un langage de programmation. D'autres systèmes, comme ceux basés sur des modèles, sont plus avancés : les personnes qui connaissent les règles 'métier' peuvent créer, analyser et tester les règles les plus sophistiquées, dans un environnement adapté. Un BRMS basé sur des modèles permet de développer des règles sans programmation. Les systèmes de gestion des règles 'métier' apparaissent donc comme les outils les mieux adaptés pour une entreprise qui souhaite gérer ses règles 'métier' de manière automatisée, sans engager de développement spécifique.
Thierry Desbouis, consultant G360
NDLR: Le BPM* (Business Process Management) peut être défini comme l'analyse et la modélisation, par le biais de solutions logicielles, des procédures mises en place par l'entreprise pour réaliser ses activités. Le monde compte environ 150 éditeurs de solutions de BPM. Toutefois, d'après Gartner, seuls 25 ont les moyens de se développer au-delà de 2008. Selon le cabinet d'études, le chiffre d'affaires du marché des suites de gestion des processus métier (licences) devrait atteindre le milliard de dollars en 2009.
