Jusqu'à présent, pour partager un fichier hébergé sur ownCloud, il est nécessaire de générer un lien spécifique avec les droits de lecture pré-configurés. En version 7, deux utilisateurs d'ownCloud peuvent effectuer cet échange directement d'un serveur à l'autre. Par défaut, la plateforme n'impose plus d'un dossier partagé même s'il est possible d'en créer un. Outre une optimisation du partage de groupe, l'interface Web dispose de filtres permettant de retourner les documents partagés par des tiers et ceux que l'on a partagé soi-même.
Plusieurs autres optimisations ont également été apportées à l'interface graphique. Ainsi lors de la prévisualisation d'un document, ce dernier est chargé au fur et à mesure du défilement de la page pour davantage de réactivité. Aussi, un fichier Word peut être converti afin d'être édité en ligne avec en outre des options de collaboration en temps réel.
Dans son ensemble, la gestion des fichiers est améliorée avec la possibilité d'effectuer des tris par nom, par taille, ou selon la date de la dernière modification. Enfin plus besoin d'installer une application mobile native, le site est enfin en responsive. Il est accessible depuis les BlackBerry et les Windows Phone ne disposant par d'une app spécifique.
Côté administration, la gestion des utilisateurs est simplifiée par une vue d'ensemble listant tous les membres ainsi que leurs informations comme la quantité de stockage utilisée. Directement à partir d'ownCloud il est possible d'ajouter des masses de stockage externes. L'application dédiée prend en charge les serveurs FTP, Dropbox, Google Drive, sFTP, Swift, S3, WebDAV et SMB/CIFS et par mesure de sécurité l'administrateur est en mesure de déterminer la nature du stockage qu'un utilisateur peut ajouter à son compte.
Concernant les options de partage, l'administrateur a la possibilité d'obliger l'usage d'un mot de passe mais également d'une date d'expiration quand le membre souhaite générer un lien. L'apparence des emails envoyés pour la récupération d'un mot de passe ou le partage de fichiers peut être personnalisé. Notons enfin la possibilité de faire usage d'un autre antivirus que celui fourni par défaut (ClamAV).
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