Comment testons-nous les suites bureautiques chez Clubic ?

Fourmillant d'outils utiles, les suites bureautiques sont des must-have sur le marché des logiciels de productivité. Notre mission, chez Clubic, est de vous aider à trouver la meilleure solution possible. Nous nous basons, pour cela, sur une méthodologie éprouvée et rigoureuse. Vous voulez en savoir plus ? On vous dit tout sur notre processus d'évaluation dès maintenant.

Les experts Clubic testent régulièrement de nombreuses suites bureautiques, et ce, afin de vous guider dans vos choix. L'objectif ? Vous aider à trouver l'ensemble de logiciels le plus adapté à vos besoins. Pour garantir la qualité de nos recommandations, nous avons mis au point une méthodologie d'évaluation poussée et basée sur plusieurs critères clés.

Garantir la qualité d'une suite bureautique exige un travail de recherche approfondi, de multiples tests pratiques et des échanges avec le fournisseur. Nos équipes vérifient que les logiciels sont bien conformes à leurs exigences en s'assurant, tout d'abord que la protection des données est optimale et que les outils offrent d'excellentes performances.

Lors de nos évaluations, nous veillons également à ce que les suites bureautiques offrent une large gamme de fonctionnalités. Nous examinons également en détail la compatibilité des logiciels, leur interopérabilité, leur expérience utilisateur et la qualité du support client tout en nous assurant que les solutions soient toujours proposées à des tarifs compétitifs. Tous ces éléments nous permettent de vous fournir un avis aussi complet, précis et transparent que possible.

Sécurité et performances

Qu'elle soit installée en local ou dans le cloud, une suite bureautique doit fournir un environnement de travail sécurisé pour protéger les informations sensibles. Il est, en effet, crucial d'éviter les failles de sécurité et les vols de données dont on sait que les conséquences peuvent être désastreuses, notamment pour les professionnels. Pour évaluer la sécurité des logiciels disponibles sur le marché, nous nous concentrons sur plusieurs aspects importants :

• Chiffrement des informations : les données de l'utilisateur doivent bénéficier d'un chiffrement robuste, en transit mais aussi, quand cela est possible, en repos. Nous vérifions quel type de cryptage est utilisé avec une préférence pour le protocole de niveau militaire AES-256. Pour les suites en ligne, l'application du protocole HTTPS est un minimum.
• Localisation du fournisseur et lois applicables : pour toutes les solutions évaluées, nous vérifions le pays d'établissement du fournisseur et la localisation de ses serveurs ainsi que les lois applicables dans ces lieux en termes de protection des données. Nous sommes d'autant plus vigilants si les fournisseurs sont membres des alliances 5/9/14 Eyes : ces derniers partagent, en effet, les données de leurs clients. Cependant, certaines firmes font des efforts et cela peut aussi compter dans la note finale.
• Politique de confidentialité : afin d'en savoir plus sur le traitement des données, nous prenons connaissance de la politique de confidentialité de chaque fournisseur.
• Transparence et audits : les audits réalisés par des société tierces, la régularité des mises à jour de sécurité, le partage des statuts de services et les communications sur les incidents sont autant d'indicateurs qui prouvent l'honnêteté et la transparence d'un fournisseur. Chacun de ces aspects est vérifié en détail. Les audits, en particulier, peuvent donner de précieuses informations concernant la manière dont les données sont gérées.
• Fonctionnalités dédiées : une suite bureautique de confiance doit proposer des options de sécurité poussées. Nous recherchons en priorité les fonctions suivantes : authentification multi-facteurs, gestion des permissions et des accès (pour l'édition de documents, la lecture seule, le partage, etc.), protections anti-phishing, anti-spam et anti-malwares (en particulier dans les messageries), protection par mot de passe, filigranes, présence d'une centre de sécurité dédié, etc.

Nous vérifions également, en nous basant sur les communications du fournisseur, les pages de statut de service et des sources qualifiées, quelles pannes ont subi les programmes et comment elles ont été traitées (quelle solutions ont été trouvées, comment le fournisseur a communiqué autour de l'incident, etc.).

Fonctionnalités

La principale mission d'une suite bureautique, c'est de vous faciliter la vie en vous évitant des efforts inutiles. Des fonctionnalités bien pensées favorisent la productivité et le travail collaboratif, en permettant de simplifier et d'automatiser des tâches variées. Plus une suite possède d'outils, plus elle peut s'adapter à des usages variés et à de multiples profils d'utilisateur. C'est dans cette optique que nous listons et testons tous les services fournis au sein des suites bureautiques :

• Fonctionnalités de base : nous vérifions la présence d'outils essentiels tels qu'un traitement de texte, un tableur et un créateur de présentations, mais aussi, pour les suites disponibles en ligne, d'une messagerie (incluant a minima un calendrier et un répertoire de contacts) et d'un espace de stockage. Chacun de ces composants est testé pour garantir leur efficacité et leur performance.
• Fonctionnalités avancées : lors de l'évaluation d'une suite, nous recherchons quels outils sont proposés aux utilisateurs avancés. Il existe de nombreux services possibles : un outil de chat et de visioconférence, un créateur de formulaires, un créateur de PDF, un créateur de sites web, un outil de création graphique, un éditeur d'équation, un outil de prise de notes, et bien d'autres.
• Intégration d'outils tiers : nous vérifions quelles intégrations et possibilités d'extension de fonctionnalités sont proposées (solutions tierces, API, sociétés partenaires, etc.) en nous assurant que la procédure d'intégration est fluide et intuitive.

Expérience utilisateur

Une interface conviviale permet aux utilisateurs d'utiliser efficacement leurs différents outils, de réduire le temps de prise en main et d'améliorer la satisfaction globale. Notre équipe adopte une approche pratique en considérant plusieurs critères essentiels :

• La facilité d'installation (pour les suites locales) : pour évaluer le processus d'installation, nous examinons la documentation officielle, les tutoriels disponibles en ligne ainsi que les avis des utilisateurs tout en testant la version d'essai.
• Le design : nous privilégions les interfaces sobres et modernes, agréable à l'oeil et permettant une prise en main quasi immédiate. Nous comparons toujours les solutions entre elles pour identifier les points forts et les points faibles de chaque suite et avoir le point de vue le plus complet et objectif possible.
• La prise en main : nous examinons les principales fonctionnalités de chaque service en évaluant leur accessibilité, leur simplicité d'utilisation et en nous assurant que les utilisateurs peuvent les maîtriser rapidement. Nous croisons bien évidemment nos impressions avec les retours de nombreux utilisateurs, de niveaux informatiques variés.

Enfin, nous nous assurons que la navigation est fluide, quelle que soit la taille des documents, et qu'aucun temps de latence ne vient ternir l'expérience utilisateur. Dans ce cas là, les notes de services et les pages de statuts peuvent aussi fournir des renseignements précieux.

Personnalisation

Chaque utilisateur a des besoins spécifiques. Une suite personnalisable, c'est une suite plus confortable à utiliser et plus d'efficacité dans la réalisation des tâches. En examinant les différents logiciels lors de nos évaluations, nous veillons toujours à nous poser les questions suivantes :

• Est-il possible de changer la disposition des outils et de personnaliser les barres d'outils ?
• Peut-on configurer des raccourcis ?
• Y'a-t-il des thèmes disponibles, des possibilités de modifier les couleurs, voire même de faire du branding ?
• Est-il possible pour l'utilisateur de gérer les droits d'accès à ses documents ?
• Peut-on améliorer l'accessibilité des documents et des outils (reconnaissance vocale, navigation au clavier, compatibilité avec les lecteurs d'écran, contraste et tailles de police ajustables, etc.) ?

Toutes ces fonctionnalités sont autant d'atouts qui permettront, à terme, de faciliter la vie de l'utilisateur.

Compatibilité et interopérabilité

Tout le monde n'utilise pas les mêmes outils. Afin de faciliter le partage de données entre utilisateurs, les suites bureautiques doivent prendre en charge de nombreux types de documents mais aussi être compatibles avec de nombreux services. Nous examinons en priorité les points suivants :

• Appareils : nous vérifions que la suite peut être utilisée sur les systèmes d'exploitation de nombreux appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones) et nous vérifions si l'ergonomie est toujours eu rendez-vous, quel que soit le dispositif. Nous analysons également les fonctionnalités disponibles en favorisant les logiciels qui offrent des transitions fluides entre appareils, tout en préservant un maximum d'options.
• Formats : nous nous assurons que les suites prennent en charge un maximum de formats, en particulier les plus utilisés (doc/docx, .pdf, .xls, .csv, .rtf, .odt, .ppt, .pub, .svg, etc.).
• Cloud : nous vérifions s'il est possible de travailler à distance, et ce, sur la majorité des navigateurs.
• Mode hors ligne : nous nous assurons que les utilisateurs peuvent travailler hors sans connexion à internet et quelles configurations sont nécessaires..

Support

En cas de problème technique ou de difficultés d'utilisation, il est toujours rassurant de pouvoir accéder rapidement à une assistance client. La présence d'un support efficace et facile à contacter est un critère primordial et c'est pourquoi nous cherchons toujours à en savoir plus sur :

• Les horaires et les moyens de contact : nous vérifions les disponibilités de l'assistance et les différentes méthodes pour les contacter. La présence d'un chat en ligne ou d'un numéro de téléphone dédié est toujours appréciée car cela permet d'avoir des réponses rapidement.
• Les autres aides à disposition : la présence d'un centre d'aide fourni et régulièrement mis à jour est un point important. Nous évaluons en particulier la qualité et la clarté des réponses ainsi que l'exhaustivité et le nombre des tutoriels, des Foires Aux Questions, des guides utilisateurs et des vidéos disponibles.

Enfin, nous regardons si le logiciel dispose d'une communauté (forums, réseaux sociaux, etc.), qui peut également offrir de l'aide en cas de difficulté.

Tarifs

La plupart des suites bureautiques proposent généralement des versions gratuites (généralement en ligne) et des licences payantes (abonnement, paiement unique), offrant des fonctionnalités avancées. Nous examinons régulièrement le contenu de ces offres et suivons attentivement leurs évolutions au fil du temps.

Nous regardons aussi si le fournisseur permet aux utilisateurs de tester certaines fonctionnalités avancées gratuitement. Si cela est possible, nous nous informons sur les droits de rétractation et les politiques de remboursement prévus par la firme. Nous vérifions également si les offres sont évolutives et, le cas échéant, comment s'effectuent les mises à niveau.

Pour aller plus loin…

Les testeurs de Clubic se basent sur une grille d'évaluation commune qui permet de ne faire l'impasse sur aucun critère. Certains éléments étant plus importants que d'autres, des coefficients sont notamment appliqués afin de pondérer les résultats. Bien que nous nous efforçons d'être le plus objectifs possible, une part de subjectivité est toujours inévitable en raison de la différence de perception de chacun. Nous combinons tous ces éléments afin de vous offrir des évaluations justes et détaillées qui vous permettront de faire votre choix en toute confiance.