Résumer de façon exhaustive les nouveautés d'un ensemble aussi complexe que l'est la suite Office relève de la gageure, à plus forte raison lorsque le périmètre de celle-ci a été étendu pour embrasser les applications de communication unifiées de Microsoft. En attendant la sortie de la version finale et le dossier complet qui ne manquera pas de l'accompagner, premier voyage au coeur des nouveautés d'Office 2013.
Notre test et les captures d'écran (sauf mention contraire) qui l'accompagnent ont été réalisés à partir d'une tablette Samsung Slate (x86) équipée de la dernière preview de Windows 8. Nous utilisons ici un compte utilisateur Office 365 doté des pleines fonctionnalités de collaboration et de partage proposées aux entreprises : certaines des options présentées ici peuvent donc ne pas être accessibles à partir d'un compte Office 365 Home Premium (pour plus de précisions, voir Office 2013 : installer la version de test et aperçu des licences).
Nous allons ici nous concentrer dans un premier temps sur les nouveautés « génériques » d'Office 2013, avant d'entrer plus avant dans le détail des principales applications qui composent la suite avec Word, Excel, Powerpoint et Outlook. Les problématiques plus spécifiquement liées à l'univers de l'entreprise, comme la collaboration permise par Sharepoint, l'administration proprement dite des utilisateurs ou le développement d'applications Web pour Office feront l'objet de publications ultérieures.
Une interface résolument tactile, résolument Metro...
L'interface est bien sûr l'un des premiers éléments qui frappe au lancement d'une des applications qui compose Office 2013. À ce niveau, Microsoft a fait le choix d'uniformiser les choses et de favoriser les usages liés aux écrans tactiles. L'éditeur a une nouvelle fois retenu la solution du Ruban. Toutes les applications proposent donc un premier niveau de fonctions, lequel ouvre ensuite vers les véritables possibilités d'action, contextualisées en fonction de la sélection opérée par l'utilisateur. Selon l'application, le Ruban peut, ou non, être masqué par défaut, de façon à ne pas surcharger l'interface. Chaque logiciel se distingue de ses homologues par un code couleur spécifique : vert pour Excel, orange pour Powerpoint, ou bleu pour Word.
Sur tablette, on pourra par ailleurs aisément ajuster l'affichage par le biais du pinch and zooom à deux doigts, les options dévolues au clavier / souris restant disponibles. Les outils de sélection et d'actions contextuelles, déjà présents dans les versions antérieures d'Office, se voient ici ajustés pour les écrans tactiles.
Gestion des comptes et sauvegarde en ligne par défaut
On n'avait pas l'habitude de s'identifier au lancement d'une application bureautique : il faudra pourtant en passer par là pour profiter pleinement d'Office 2013. Les fonctions de sauvegarde en ligne et de collaboration ne sont en effet accessibles que par l'intermédiaire d'un compte, Live ID pour le grand public, Exchange / Office 365 pour l'entreprise. Par défaut, c'est d'ailleurs en ligne que les logiciels qui composent la suite proposent l'enregistrement d'un document. L'orientation « tout connecté » n'est donc pas simplement évoquée, mais fortement suggérée, même s'il reste bien entendu possible de sauvegarder son document en local.
Cet enregistrement en ligne est en effet le prérequis indispensable à l'une des fonctions phare d'Office 2013 : la synchronisation des documents et des activités. Dans ce contexte, je peux par exemple éditer un document Word sur mon PC de bureau, puis l'ouvrir à partir de ma tablette personnelle une fois rentré chez moi sans avoir eu à me soucier du transfert du fichier. À l'ouverture, Word saura également m'indiquer à quelle page j'avais précisément cessé mes modifications.
Cette synchronisation permanente permet également de retrouver ses préférences (style par défaut d'un document), ses modèles ou même ses dictionnaires personnalisés d'une machine à l'autre.
Collaboration et présence en ligne
Si les interactions avec d'autres utilisateurs sont l'apanage des outils collaboratifs tels que Lync et Sharepoint, les applications de productivité traditionnelles n'ont pas été oubliées, et le caractère connecté de Word ou d'Excel permettent d'envisager la révision et l'édition de documents entre par des utilisateurs multiples. À l'ouverture d'un document édité par un tiers, on verra alors apparaître ses modifications sous forme de notes, comme c'est aujourd'hui le cas au sein d'Office 2010. La version 2013 apporte toutefois la possibilité d'afficher la « fiche de contact » de l'auteur des révisions directement dans le document consulté. Si ce dernier est sur un domaine compatible, on aura donc la possibilité de le contacter par messagerie instantanée, ou de lancer un appel audio / vidéo (Lync ou Skype), sans sortir de son document.
Là encore, Microsoft a fait le choix de se montrer très incitatif en matière de partage. Le menu Fichier, qui dispense les habituelles fonctions d'enregistrement ou d'impression, inaugure ainsi une option baptisée partage qui, selon les applications, autorise l'envoi par email, la publication automatique sur une plateforme externe (réseau social et blog) ou l'ouverture d'une « présentation », qui permet à un tiers de consulter en direct le document en cours d'édition par l'intermédiaire de son navigateur. Aucun plugin n'est nécessaire : la visualisation se fait en temps réel (hors latence réelle), et la navigation de l'hôte est immédiatement répercutée sur l'écran du ou des spectateurs, même si ceux-ci ne disposent pas d'Office. Pour un document Word, le mode consultation depuis le navigateur Chrome.
Ajout de contenus du Web
En attendant de développer plus avant les développements liés à Office en tant que plateforme susceptible d'accueillir des applications et mash-ups émanant de sites Web tiers, on mentionnera la déconcertante facilité avec laquelle il est désormais possible d'intégrer des contenus multimédia hébergés en ligne à ses documents Word ou Powerpoint. Les menus insertion proposent en effet une option de recherche en ligne, capable d'aller interroger Bing Images ou Bing Vidéos ainsi qu'un certain nombre de services de type Flickr, pour habiller en un clic une présentation d'une image venue de l'extérieur.
Un nouvel accueil qui laisse la part belle aux modèles
La fonction paraîtra sans doute anecdotique à certains, mais elle en intéressera d'autres : les applications Office ne s'ouvrent maintenant plus sur une page vierge, mais sur une sélection de modèles prédéfinis, qui variera en fonction des choix les plus souvent effectués par l'utilisateur. Que ce soit sous Word, sous Excel ou sous Powerpoint, une galerie de templates correspondent à des familles de documents courants est donc immédiatement accessible, et susceptible d'être enrichie par des modèles personnalisés. Les modèles qui n'ont jamais été utilisés ne sont pas stockés en local sur la machine : là comme dans bien d'autres cas, Office demande donc une connexion permanente à Internet.
Un App Store dédié à chaque application Office
Dernière nouveauté, mais non des moindres, promise par Microsoft : la possibilité d'enrichir la totalité des applications de la suite Office de mash-ups et autres applets issus du Web. Outlook, Excel ou Powerpoint seront en effet en mesure d'accueillir des utilitaires élaborés par des tiers, et commercialisés au travers d'un Store dédié. Ceux-ci profitent d'interfaces de programmation dédiées, et reposent sur les technologies Web (HTML, CSS et Javascript), avec dans l'idée d'apporter une couche d'information ou d'intelligence supplémentaire au client logiciel lourd. Dans Excel, on pourra par exemple profiter d'un module Bing Maps, permettant de visualiser automatiquement la carte des résultats d'une société par département pour peu que le tableau source ait été correctement renseigné. Outlook devrait quant à lui profiter de connecteurs plus puissants et plus nombreux que ceux qu'on trouve aujourd'hui pour la version 2010, ainsi bien sûr que des systèmes d'enrichissement similaires (module Bing Maps affichant une carte après sélection au pointeur d'une adresse dans le corps d'un texte). Ces modules tiers pourront être distribués à tous par l'intermédiaire d'un Store, mais également développé par une entreprise pour son usage propre.
Ici, l'App Store dédié à Excel 2013 où figurent déjà des éditeurs tiers comme Sage
Même si d'autres nouveautés générales mériteraient sans doute d'être évoquées, venons-en maintenant aux points les plus marquants des nouvelles éditions de Word, Excel et Powerpoint.
Word : édition native des PDF et nouveau mode de lecture
Certains ne l'attendaient sans doute plus... et pourtant, Word 2013 sait désormais éditer sans conversion préalable un document PDF. Jusqu'ici, il fallait pour ce faire passer par des utilitaires tiers, souvent payants. Testé sur un document à la mise en page quelque peu complexe, le mécanisme de reconnaissance ne livre pas un résultat sans faute (certains tableaux sont reconnus, mais d'autres ne le sont pas, et certains éléments de mise en page passent à l'as), mais sait en tout cas s'acquitter sans coup férir des passages en texte brut.
Cette nouvelle version du traitement de texte vedette de Microsoft inaugure également un nouveau « Read Mode » (mode Lecture), particulièrement intéressant sur les tablettes et terminaux mobiles, puisqu'il sait à la fois exploiter le plein écran et permettre une navigation par pages, avec un défilement latéral plutôt que vertical. Le nombre de colonnes du document peut ici être ajusté via un zoom à deux doigts, à la façon de ce que proposent certaines applications mobiles dédiées à la consommation de livres électroniques.
Ce mode n'est pas conçu pour l'édition proprement dite, mais il permet tout de même de sélectionner une portion de texte ou un élément multimédia pour le souligner, le commenter, ou lancer une recherche associée sur un moteur de recherche (Bing). La recherche au coeur du document est également proposée, via le menu Outils (Tools) associé. Du côté de l'édition, l'insertion d'images se voit par ailleurs facilitée avec de nouveaux comportements permettant au texte d'automatiquement se justifier autour de contenus tiers. Comme Powerpoint, Word se dote enfin de repères visuels facilitant par exemple le fait de centrer un élément.
Excel s'ouvre au Flash Fill et à la visualisation rapide
Extrêmement puissant, le tableur de la suite Office n'est pas le logiciel le plus évident à appréhender pour un néophyte. En ces temps où l'on ne cesse de parler d'analytics, Microsoft a donc cherché à implémenter de nouvelles fonctions facilitant l'insertion, la manipulation et la visualisation des données. Si les nouveautés sont à ce niveau relativement nombreuses, deux ou trois d'entre elles apportent un bénéfice immédiatement sensible en termes d'efficacité.
La première, baptisée Flash Fill (ou remplissage éclair) est capable d'identifier des modèles récurrents au sein de chaînes de caractères, de façon à isoler rapidement des données et à les utiliser pour remplir une nouvelle colonne. Dans ses démonstrations, Microsoft prend l'exemple d'une colonne A dans laquelle est entrée une liste de prénoms, associés à des sommes d'argent dues. En colonne B, il suffit alors d'entrer le prénom correspondant à la ligne 1 puis de sélectionner l'option Flash Fill (menu Data) pour que les prénoms soient automatiquement extraits de toutes les lignes suivantes et reproduits en colonne B. En pratique, nos rapides tests n'ont pas délivré des résultats aussi concluants, l'outil n'ayant par exemple pas su isoler la séquence chiffrée sur laquelle nous souhaitions travailler, mais la promesse n'en reste pas moins digne d'intérêt.
Le mode Quick Analysis (analyse rapide) propose quant à lui de souligner d'un simple clic les variations entre différentes valeurs, en insérant au sein des cellules de chiffres des histogrammes, des fonds colorés ou d'autres marqueurs spécifiques qui permettront de repérer d'un coup d'oeil les valeurs les plus saillantes.
Powerpoint piloté à l'écran, avec un mode orateur
Entre autres améliorations visant à enrichir les présentations (nouvelle transition, meilleure gestion des éléments multimédia etc.), Powerpoint 2013 se dote d'un mode présentateur, qui propose à l'intéressé un pilotage avancé depuis une tablette tactile. Quand cette interface est lancée, il est par exemple de mesure de réorganiser l'ordre de ses diapositives, visualiser celle qui vient, afficher un compte à rebours ou disposer de notes privées l'aidant dans son discours, sans qu'aucun de ces éléments ne soit visible pour le public, qui profite quant à lui du diaporama traditionnel.
Outlook s'ouvre à la réponse in-line
Plus que jamais, Outlook capitalise sur les interactions sociales, avec la fiche Contact que connaissent déjà les utilisateurs de la version 2010. Au delà de cette intégration toujours plus poussée, le client de messagerie vedette de Microsoft inaugure lui aussi une interface revisitée. Les menus liés aux dossiers du compte mail, ainsi qu'aux calendrier, contact et tâches y sont par défaut relégués à leur plus simple expression, sur le côté droit de l'écran, mais peuvent très facilement être rappelés. Le calendrier apparaît alors dans une barre de menu situé en position basse sur l'écran. Au survol, il offre un aperçu, dans lequel on peut naviguer, du mois ou de la journée en cours : il est donc ainsi possible de visualiser son emploi du temps sans vraiment quitter sa boîte de réception.
source : Microsoft
Cette dernière s'enrichit par ailleurs d'un nouveau mode de réponse rapide, qui permet d'entamer son retour à un correspondant directement dans l'encart qui abrite le message reçu. On évite donc ainsi l'ouverture d'une nouvelle fenêtre et le syndrome des mails oubliés que l'on retrouve au moment de réouvrir sa session. En revanche, ce mode impose de ne pas sélectionner un autre item au sein d'Outlook, sous réserve de perdre les modifications effectuées à sa réponse entre deux sauvegardes automatiques de brouillon.
En entreprise, Outlook est également en mesure de contrôler le contenu des messages sortants, afin de vérifier, via un système de détection par listes, si ceux-ci ne contiennent pas d'information allant à l'encontre des règles sécurité / conformité définies. Un numéro de compte bancaire pourra, par exemple, être détecté avant envoi, de façon à ce que le message le contenant soit bloqué.
Tactique tactile ?
L'éventail des nouveautés dressé ici ne tend bien évidemment pas à l'exhaustivité. Il illustre en revanche la façon dont Microsoft a souhaité faire évoluer Office, avec un accent tout particulièrement mis sur l'intégration à l'environnement Metro même si les applications concernées s'exécutent en mode Bureau. Les dimensions connecté et social se révèlent quant à elles très largement mises en avant, et le cas de Lync ou de OneNote, applications distribuées via le Windows Store Windows 8, ne nous contredira pas.
Word en mode portrait : encore bien peu pratique sans clavier physique... sans parler des boites de dialogue plus larges que l'écran !
Nous reviendrons sur le sujet Office 2013 d'ici peu, pour notamment envisager les problématiques plus spécifiques au monde de l'entreprise. En attendant, les curieux pourront donner sa chance à Office 2013 via l'installation de la bêta, ou suivre la communication de Microsoft à son sujet. L'éditeur semble en effet avoir pris le parti de commenter plus largement ses travaux, sur un modèle un peu similaire à ce qu'a fait la division de Sinofsky autour du blog Building Windows 8. Les équipes américaines d'Office animeront ainsi le blog Office Next, pendant que la France se livrera à l'exercice sur son propre site, blogoffice.fr.
Si quelques heures de prise en main ne peuvent suffire à livrer un avis consistant sur un produit si complexe qu'Office, à plus forte raison quand celui-ci n'en est qu'au stade de la bêta, nous retiendrons pour l'instant qu'en dépit des efforts considérables réalisés par Microsoft, la plupart des applications ne sauraient être utilisées de façon efficace sans un clavier physique (voyez Word en mode portrait par exemple...). Les fonctions sociales et connectées recèlent quant à elles un véritable potentiel : reste toutefois à voir dans quelle mesure les utilisateurs se les approprieront, dans leur vie professionnelle comme dans leurs pratiques plus personnelles.
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