Avis YouSign (2022) : que vaut la signature électronique made in France ?

Peu connu du grand public, le marché de la signature électronique a pourtant ses grands noms. YouSign fait partie des sociétés françaises qui ont réussi à se faire une place sur ce segment en moins d'une décennie (huit ans, plus exactement).

Mais si son service est validé par le règlement eIDAS et l'ANSSI, que vaut-il réellement ? De l'interface aux abonnements proposés en passant par la valeur légale de ses signatures, voici ce que nous en avons retenu de ce service pensé pour les petits entrepreneurs et les PME.

YouSign : prise en main et interface

Pratiquement la norme dans le secteur, YouSign fait partie de ces entreprises qui ont fait le choix du service SaaS. Son logiciel prend la forme d'une application web et s'utilise directement dans un navigateur Internet. Pour y accéder, on se rendra donc sur le site de Yousign, qui est disponible dans plusieurs langues (une version française s'adresse même à nos amis Belges). Si la société n'a pas d'application spécifique pour assurer ses prestations sur mobiles, le site reste accessible sur un smartphone ou une tablette. Cependant, certaines fonctionnalités ne sont pas accessibles sur ces terminaux.

Sur ordinateur

L'interface du site est épurée au possible. Même si vous n'avez jamais eu à signer électroniquement jusqu'à présent, vous n'aurez aucune difficulté à comprendre le fonctionnement de la plate-forme.

Une fois l'inscription terminée, l'utilisateur découvre un tableau de bord s'apparentant à une boîte mail. Il pourra y suivre l'ensemble de ses signatures ou y écrire de nouveaux messages. Ici, Yousign parle d'« invitations » pour désigner un message contenant documents et demandes de signature.

Nous arrivons alors sur un panneau d'édition où se trouve l'un des défauts de cette plate-forme : seuls les fichiers PDF sont acceptés pour modification. Dans la section d'aide, YouSign précise effectivement que pour les fichiers issus de Google Drive ou de Microsoft Office, il ne faudra pas importer directement le document, mais l'exporter d'abord au PDF. Une contrainte que nous n'avons pas rencontrée chez les concurrents et qui pourra être gênante si vous avez de nombreux fichiers à traiter (mais qui réduit aussi le risque de problèmes d'importation).

Une fois le fichier au bon format, nous arrivons sur un panneau d'édition où l'on pourra ajouter les champs nécessaires à l'accord en cours. Il faudra faire avec cinq types de champs : signature, paraphe, mention, texte et case à cocher.

C'est un arsenal modeste, mais qui devrait couvrir la grande majorité des besoins. Par ailleurs, il compte quelques bonnes idées. Sur le champ signature par exemple, celui-ci peut être directement associé à un destinataire enregistré dans les contacts. On aide ainsi chaque destinataire à rapidement savoir quel espace de signature lui revient. Une fonctionnalité qui n'est certes pas révolutionnaire, mais qui évitera les confusions.

Sur terminaux mobiles

Sur la version mobile du site, on pourra suivre l'évolution de ses signatures. Si l'interface reste globalement claire, elle ne semble guère pouvoir faire plus.

Un point d'interrogation présent dans la partie inférieure droite continue de nous expliquer comment créer de nouvelles invitations sur un ordinateur, mais nous avons pourtant bien cherché : pas de telle option sur notre smartphone. Dans un autre onglet intitulé « Utilisation et facturation », YouSign nous indique que cette page n'est pas disponible sur les appareils mobiles.

Aussi, on aura essentiellement recours à cette version pour consulter l'avancement de ses documents tandis que nous patienterons dans les transports. Cela dit, nos SMS nous seront toujours utiles, car ils nous permettront de confirmer notre identité pour signer.

YouSign : les fonctionnalités supplémentaires

D'autres fonctionnalités s'ajoutent à la création de documents simplissimes de YouSign et au pendant mobile de son application web, à commencer par les différents types d'accès.

Accès administrateur, accès propriétaire

Parmi les utilisateurs d'un même client, YouSign distingue trois types d'utilisateurs : les membres, les administrateurs et le propriétaire du compte.

Vous l'aurez compris : cette fonctionnalité donne aux entreprises la possibilité de hiérarchiser les capacités de signature, les membres ne pouvant gérer que leurs propres invitations. Mentionnons toutefois qu'il n'est pas nécessaire de créer un compte utilisateur pour signer un document qui nous a été envoyé.

Approbateurs et rappels automatisés : les autres fonctionnalités d'invitations

Citons également quelques autres options relatives aux invitations. Celles-ci peuvent faire l'objet d'une approbation par un approbateur, qui est un membre devant donner son autorisation avant que l'invitation ne puisse être envoyée à tous les destinataires.

Des rappels automatisés peuvent également être mis en place à des intervalles définis, qui seront alors envoyés aux signataires n'ayant pas encore apposé leur précieux sceau sur le document. Une initiative utile sachant que YouSign propose également l'expiration des documents, une date au-delà de laquelle la signature ne sera plus possible et le document ne sera plus valide.

Enfin, les traditionnels modèles (ou templates) sont bien présents sur l'application web. Cependant, YouSign n'en fournit pas : tout modèle doit au préalable être créé à partir d'un fichier PDF.

La valeur juridique des signatures

En ce qui concerne l'aspect juridique des signatures, pas de grande inquiétude à avoir : YouSign dispose des certifications eIDAS pour la signature électronique et l'horodatage. L'essentiel est donc là. Egalement certifié par l'agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI), la société garantit que les signatures électroniques ainsi délivrées présentent une réelle valeur légale devant les tribunaux de l'Hexagone.

Seul petit point d'attention : si l'on regarde les offres de YouSign, on constate que la signature électronique avancée (SEA) n'est disponible qu'à partir des comptes Pro et Scale. Cette SEA nécessite des vérifications d'identité plus poussées, et sera généralement réservée aux documents les plus sensibles. Par ailleurs, nous n'avons pas trouvé mention de signature électronique qualifiée (SEQ), mais YouSign dispose d'un certificat de création de signature qualifiée. Il faudra contacter directement le prestataire de confiance pour en savoir plus.

En parallèle, YouSign souligne sa conformité avec le RGPD, rappelant que l'hébergement sécurisé des données reste en Europe et que ces données ne sont pas vendues à des tiers. Les communications du site sont chiffrées par protocoles HTTPS et TLS.

YouSign : prix et abonnements

Les prix de YouSign sont très proches de ceux pratiqués par ses principaux concurrents. Un forfait destiné aux particuliers est à 9 €/mois (attention, ces tarifs sont hors taxes). Il comprend toutes les fonctionnalités d'édition des invitations, auxquelles on ajoute les relances automatiques.

Les versions Plus et Pro sont plus généreuses en utilisateurs. Ainsi, la version Plus peut compter jusqu'à 10 utilisateurs maximum, tandis que la version Pro ne comprend aucune limite d'utilisateurs. Le service commercial de l'équipe propose finalement des services sur mesure.

L'ensemble peut être essayé gratuitement et sans engagement durant 15 jours. Il en va de même côté API, avec une sandbox pouvant être mise à l'essai gratuitement. Si vous recherchez un service entièrement personnalisé, l'API sera ensuite accessible via trois forfaits dont les tarifs s'échelonnent de 75 €/mois à 175 €/mois (tarifs HT, toujours).