Adobe est une connue pour Photoshop et pour sa suite de logiciels toujours plus étendue. Moins connue, la société propose aussi Adobe Sign, une application web dédiée à la signature électronique, ainsi que Fill & Sign, son alternative mobile.
La plupart des logiciels d'Adobe sont reconnus pour leur fiabilité. Cette double application s'inscrit-elle dans cette droite lignée ?
- Compatible avec les ordinateurs et les mobiles.
- Intégrations nombreuses et pertinentes.
- Interface de suivi en temps réel de l'avancement d'un dossier.
Adobe Sign : prise en main et interface
La version sur ordinateur
Adobe Sign étant une application web, il faudra ouvrir son navigateur favori et se rendre sur le site d'Adobe pour profiter de ses services. Nous reviendrons plus loin sur les différents abonnements disponibles, mais pour ce test, nous nous sommes intéressés à la version Petites Entreprises, qui est pensée pour 1 à 9 utilisateurs et coûte 41,99 € par licence et par mois.
L'objectif de cette application est de faciliter et d'accélérer les processus de signature des entreprises. Sa première fonctionnalité reste donc celle de faire remplir et signer un document. Elle donne rapidement accès à un panneau de modification des documents importés. Celle-ci se veut suffisamment exhaustive, sans pour autant contenir des éléments difficiles à appréhender pour des néophytes. Ainsi, si l'on dispose de champs incontournables comme les tampons ou les cases à cocher, pas de trace de variables ou d'autres types de champs dynamiques déjà rencontrés sur des logiciels concurrents.
Deux autres options sont destinées à la publication de formulaires et à la création de modèles (templates). L'une d'elles, Mega Sign, est dédiée aux signatures groupées et à l'envoi massif de documents.
Difficile de parler de réel défaut sur Adobe Sign. Sans être pleinement guidée, son utilisation reste intuitive. La prise en charge de la plupart des formats bureautiques (citons pêle-mêle le .docx, le .ppt, le .txt et évidemment le .pdf) ainsi que l'intégration des documents Box.com, Dropbox, Google Drive et Document Cloud font partie des bons points.
La version mobile
Sur smartphones, nous passons donc sur Fill & Sign, une application disponible sur Android et iOS.
Incontournable sur cette version mobile : on pourra utiliser le capteur photo de l'appareil pour numériser un document. Cette fonctionnalité a recours à la fonction de reconnaissance des documents d'Adobe Scan. Après la photo, le logiciel propose de peaufiner les contours de la sélection. Puis, il génère un scan de ce document auquel on pourra ajouter une signature ou un paraphe.
Ce même dispositif permet d'indiquer quelle est la nature du document scanné. Nous avons le choix entre « Formulaire », « Document », « Carte de visite » et « Tableau blanc ».
Une fois les documents reçus (ils peuvent aussi venir d'une ancienne photo ou d'un fichier PDF), ils peuvent être édités. Comme sur la plupart des applications mobiles dédiées à la signature électronique, les options de modification de Fill & Sign sont toutefois limitées. On pourra signer ou parapher, avec des signatures que l'on a soi-même créées sur l'appli. Si le document en comporte, on pourra également cocher les cases prévues à cet effet.
Outre l'ajout de champs (tampons, date…) qui n'est pas disponible, la principale limite est celle du tactile, qui ne permet pas de créer des signatures avec une grande précision. Cela dit, Fill & Sign constitue une application facile à utiliser et plutôt complète étant donné son support, en particulier lorsqu'on la compare à d'autres solutions mobiles.
Adobe Sign : les fonctionnalités supplémentaires
En plus des fonctionnalités basiques évoquées ci-dessus, les deux applications conçues par Adobe comptent quelques autres options notables.
Les calques de champs de formulaire
Sur la version pour ordinateur, Adobe Sign compte une fonctionnalité intéressante : les calques de champs de formulaire. Tous les logiciels spécialisés dans la signature électronique mettent des modèles à disposition. Ceux-ci sont utiles dès lors que l'on doit envoyer régulièrement le même type de contrat.
Adobe Sign ajoute à cela des calques de champs de formulaire. Le principe est de regrouper sous un même nom un ensemble de champs différents. Une fois l'ensemble créé, l'utilisateur peut les apposer simultanément à des documents de différentes natures. Cette initiative sera utile aux entreprises devant générer des documents aux nombreux points communs.
Les intégrations
Adobe a conclu un partenariat faisant de Sign la solution privilégiée de Microsoft en ce qui concerne la signature électronique. L'application dispose donc d'une intégration particulièrement poussée sur la suite Microsoft 365 et sur des supports comme Teams ou SharePoint. Sign a également accès à un certain nombre de CRM, notamment Salesforce et Oracle.
Ces intégrations d'applications métiers semblent toutefois peu nombreuses en comparaison avec des logiciels similaires. Cela s'observe dans l'absence d'une connectivité avec Zapier, un logiciel justement spécialisé dans l'intégration et populaire parmi les logiciels de signature électronique.
La valeur juridique des signatures
Les signatures délivrées par les applications d'Adobe sont conformes au réglement eIDAS mis en place par l'Union Européenne. Elles sont également valables dans d'autres pays, notamment les Etats-Unis où l'eSIGN Act et l'UETA sont les textes de référence.
Selon les besoins de l'utilisateur, Adobe Sign permet de créer des signatures électroniques standards ou avancées, les deuxièmes réclamant une authentification plus poussée du signataire. Un PIN ou un mot de passe peuvent donc être demandées avant d'accéder au document. Les signatures avancées reposent aussi et surtout sur un identifiant numérique émis par un prestataire spécialisé. Problème : pour profiter de ce service, il faudra non seulement souscrire à la version Business et Entreprise, mais également payer une option supplémentaire. Par ailleurs, nous notons qu'Adobe parle non pas de signature électronique, mais de « signature numérique » pour désigner toute signature disposant d'un processus d'authentification du signataire.
Sans surprise, mais avec un prix plus élevé, Adobe Sign répond aux besoins des entreprises en termes d'accords authentifiés et sécurisés. On prêtera simplement attention si les transactions concernent des clients hors UE et Etats-Unis : dans ce cas, Adobe rappelle le besoin de se renseigner sur la législation du pays.
Adobe Sign : prix et abonnements
Côté tarification, Adobe Sign manque d'une version gratuite, ce qui le pénalise face aux indépendants. Les tarifs que nous communiquons ici ne sont valables que pour un prélèvement annuel : ils grimpent en cas de paiement mensuel.
L'abonnement le moins cher démarre à 11,99 €/mois : c'est l'Acrobat PDF Pack. Utilisable que par un seul utilisateur, il comprend les outils de base permettant de signer, convertir et combiner des fichiers PDF.
Toujours pour un seul utilisateur, une formule à 17,99 €/mois ajoute à ce pack Adobe Acrobat Pro DC. Celui-ci doit apporter des fonctionnalités plus avancées dans la création et la protection des PDF.
Entre 1 et 9 utilisateurs, la version que nous avons testée ici est à 41,99 € par licence et par mois. On retrouvera donc les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, comme les formulaires web, les envois de masse et diverses options de personnalisation.
Enfin, Adobe ne communique pas de prix après 9 utilisateurs, seuil au-delà duquel il faut envisager sa formule Business et Entreprise. Il faudra également passer par elle pour profiter de l'API d'Adobe et de fonctions d'administration et d'authentification plus poussées.
Notons enfin que toutes ces formules, à l'exception du PDF pack de base profitent toutes d'offres d'essai de 15 jours.
Acrobat Sign est un logiciel visant principalement à simplifier la gestion documentaire en entreprise. Permettant d'obtenir des informations en temps réel sur l'avancement du procédé de la signature d'un document par différentes parties, il sait aussi se montrer efficace pour apposer sa propre signature sur un contrat numérique. Sa compatibilité au format application avec Android et iOS complète parfaitement sa disponibilité pour tous les systèmes d'exploitation fixes.
- Compatible avec les ordinateurs et les mobiles.
- Intégrations nombreuses et pertinentes.
- Interface de suivi en temps réel de l'avancement d'un dossier.
