Avis DocuSign (2022) : le poids lourd de la signature en ligne

Prisée par les entreprises, les freelances et par certains particuliers, la signature électronique reste un marché de niche… qui compte toutefois ses propres poids lourds. Avec un million de clients et 200 millions d'utilisateurs revendiqués, l'enseigne DocuSign en fait partie.

Que vaut la plate-forme fondée en 2003, désormais implantée un peu partout en Europe et qui se définit aujourd'hui comme le « pionnier de la signature électronique » ? Eléments de réponse.

DocuSigne : un service de signature électronique simple à prendre en main

DocuSign compte une application web utilisable directement depuis le site de la marque, et une application mobile.

L'application web

Comme ses concurrents, DocuSign a fait le choix d'une application utilisable depuis un navigateur. Une fois connecté au site de l'enseigne, l'utilisateur a accès à un tableau de bord depuis lequel il peut immédiatement déposer un premier document devant être signé par un ou plusieurs interlocuteurs. Le site prend en charge la plupart des formats courants, notamment le .docx, le .xlsx, le .pdf et même le .txt. On peut glisser-déposer ou charger un fichier depuis Dropbox, Box.com, Google Drive et OneDrive.

Une fois le fichier reçu, DocuSign donne accès à différentes étapes visant à préparer le fichier en vue de son partage et de sa signature. On pourra ainsi ajouter des champs devant recevoir des signatures, un paraphe ou un tampon par exemple. Le principal avantage de DocuSign réside ici : ces champs personnalisés sont nombreux. Ils permettent entre autres l'ajout de questionnaires, de cases à cocher ou de listes déroulantes.

Pour la diffusion, DocuSign donne la possibilité de réaliser des envois multiples, tout en gérant chaque destinataire séparément. On pourra ainsi ajouter ou non, pour chaque personne concernée, un code d'accès au fichier. On pourra également préciser, si besoin, un ordre de signature. Il ne reste plus enfin qu'à assortir son mail d'un objet et d'un message.

L'application web comprend également une fonctionnalité dédiée à l'expiration de documents. Il est possible de préciser une date ou une durée exprimée en jours, au-delà de laquelle le document ne sera plus valable.

Tout cela s'accompagne de templates, d'une boîte de réception et d'un agenda de contacts duquel on pourra directement tirer nos destinataires. Rien ici qui ne soit déjà présent sur d'autres applications, mais l'ensemble demeure d'une simplicité exemplaire. Une fois nos documents expédiés, le tableau de bord permettra de garder un oeil sur l'ensemble des documents à gérer. Celui-ci précise d'emblée les fichiers appelant une action (une réponse à donner par exemple), en attente de signatures, devant expirer bientôt ou déjà complétés.

Un dernier point concernant ce tableau de bord : dès l'inscription, il compte une série de signatures et de paraphes générés automatiquement à partir du nom et du prénom de l'utilisateur. Ceux-ci peuvent être directement utilisés pour nos premières signatures, mais n'empêchent pas d'en entrer de nouvelles.

On retient de cette application son procédé guidé et intuitif, qui se veut accessible même à quelqu'un n'ayant jamais recherché de signature à grande valeur juridique. Si elle est simple dans son utilisation, cette application s'adresse clairement à des entreprises dont le portefeuille de clients est important.

L'application mobile

Sur mobile, DocuSign compte une application spécifique compatible Android et iOS et disponible via les app stores respectifs. Cette application compte des fonctionnalités spécifiques. Elle apporte d'abord la possibilité de numériser des documents via l'appareil photo de son smartphone ou de sa tablette. Si elle dispose d'une technologie de reconnaissance de texte, il est également possible de déclencher manuellement la prise de cliché.

L'essentiel du processus de création de document est identique à la version web, le partage de documents par la voie mobile donnant accès à beaucoup d'autres applications. Si l'application web se focalise sur l'échange par mail, la déclinaison mobile donne aussi accès à d'autres types de services, notamment WhatsApp, Skype et Discord. Un bon point.

On pourra également créer une signature grâce au tactile, ou tout simplement en prenant une photo de sa signature. Nous ne sommes pas convaincus de cette dernière option, dont le résultat n'est pas convaincant lorsqu'il est apposé sur un document au blanc immaculé.

L'application web sur ordinateur est ainsi plus performante et plus ergonomique que sur support mobile. Cela dit, on a toujours affaire à un logiciel sérieux. Simplement, les fonctionnalités propres à cette déclinaison sont dispensables.

DocuSign : les fonctionnalités

Les deux applications comptent d'autres programmes et fonctionnalités qu'il est bon de préciser.

Agreement Cloud : à quoi ça sert ?

Aux yeux de l'entreprise, l'Agreement Cloud doit éviter toute impression de papier, pour des raisons de productivité, mais aussi écologiques. Plus concrètement, il s'agit d'intégrer et interconnecter un maximum d'applications métiers afin d'automatiser l'obtention d'un accord. A ce titre, l'intégration de DocuSign eSignature à des logiciels comme Microsoft Teams, avec des fonctionnalités souvent spécifiques, semble un réel plus.
Toutefois, cette intégration d'applications fait partie des fonctions disponibles sur la plupart des logiciels actuels. Difficile donc de la mettre en avant pour se démarquer.

DocuSign promet aussi un service d'IA capable de repérer automatiquement les défauts d'un document légal, mais on ne pourra que se contenter de mentionner l'existence de ce concept sans le juger.

SMS et codes d'accès : pas d'appli pour les destinataires

Un autre avantage mis en avant par DocuSign est la possibilité pour les destinataires de s'abstenir de toute installation. Ainsi, lors de l'envoi d'un contrat à un client pour signature, celui-ci reçoit sur sa boîte mail un code de sécurité. Il lui suffit de se rendre sur le site de DocuSign, de cliquer sur l'onglet « Accès aux documents » et d'y entrer ce code.

Au moment de l'envoi des documents, on aura également la possibilité d'envoyer à son interlocuteur une notification par SMS. Dans ce cas, le procédé reste le même : le message, que DocuSign appelle « l'enveloppe » contient un lien permettant de consulter et de signer les documents.

La valeur juridique des signatures

Sur la question de la validité juridique des signatures, il n'y a rien à redire aux signatures électroniques de DocuSign. Les signatures émises par l'application répondent au règlement européen eIDAS, le texte de référence dans le domaine.

Les signatures produites peuvent être simples ou avancées (AES). Elles peuvent également être qualifiées (QES) : DocuSign dit proposer plusieurs solutions pour cela, mais sans préciser ce que cela signifie en termes d'abonnements et de prix.

DocuSign : prix et abonnements

DocuSign propose une formule pour les particuliers à partir de 9 €/mois. Avec l'essai gratuit des versions supérieures, la version de base, également gratuite, ne permet que de signer des documents. La solution à 9 €/mois montrera rapidement ses limites, avec seulement 5 envois de documents possibles chaque mois.

Les deux autres formules (Standard et Business Pro) sont respectivement à 23 € et 38 € par utilisateur et par mois. Elles boostent le nombre maximum d'utilisateurs à 5. Pour aller encore plus loin, ces forfaits dédiés à la signature électronique s'accompagne de forfaits API à 50 €/mois, 282 €/mois et 480 €/mois. Cet API est livrée avec une page Swagger et une documentation POSTMAN permettant de l'utiliser plus rapidement.

Chose positive : toutes ces offres s'accompagnent de formules d'essai de 30 jours. Cette période plus importante que chez la concurrence donne une marge de manoeuvre un peu plus importante pour se décider.