Dans le contexte économique actuel, les entreprises doivent limiter les déplacements, les réunions avec leurs partenaires, les présentations aux clients et les rencontres entre les employés. Mais dans ce même contexte, les communications sont indispensables pour renforcer les relations avec les clients ainsi que l'efficacité du travail d'équipe. L'écart est donc flagrant entre les restrictions budgétaires et la nécessité de communiquer davantage.
Selon un article récent du professeur Amar Bhide de l'université de Columbia, paru dans BusinessWeek, « est souvent l'occasion d'adopter de nouvelles technologies.
La plus forte croissance du 20e siècle a été enregistrée aux cours des années 30. Pendant cette décennie, de nombreuses technologies développées dans les années 20 ont été mises en application car on recherchait tous les moyens pour améliorer la productivité ». Lorsque la crise économique actuelle s'achèvera, les entreprises qui auront été capables d'innover seront les gagnantes de notre époque.
La vidéoconférence et la téléprésence, associées aux outils de bureau de Microsoft et à Net 2.0, sont les moyens de combler cet écart et de continuer à communiquer et à coopérer étroitement. La téléprésence et la vidéoconférence rendent possibles les évolutions nécessaires : pas seulement un changement qui apporte une solution temporaire aux problèmes du moment, mais une évolution durable qui transformera l'environnement professionnel mondial. Je suis convaincu que si les entreprises connaissaient tous les avantages de la vidéo, elles se l'arracheraient.
Déployer la vidéo à tous les niveaux de l'entreprise
La vidéoconférence a déjà prouvé sa capacité à améliorer les résultats de l'entreprise et à générer un retour sur investissements en quelques mois. Mais pour cela, elle ne doit pas être réservée à la salle du conseil d'administration ou aux bureaux des dirigeants. Tous les employés doivent en disposer, il faut donc des solutions faciles à déployer dans chaque bureau. Ce n'est qu'en créant des communautés de collaboration que l'entreprise bénéficiera de tous les avantages de la téléprésence et de la vidéoconférence.
Par exemple, TNT (livraison express et courrier) a mis la vidéo à la disposition de tous ses employés dans le cadre de son programme Planet Me, afin de devenir la première société de son secteur à parvenir à un bilan carbone neutre. TNT a ainsi réduit considérablement son impact sur l'environnement et devrait économiser 11,5 millions d'euros sur quatre ans en remplaçant les déplacements de ses employés par des communications vidéo face à face. La société devrait également enregistrer un retour sur investissements de 71 %.
Les analystes de Gartner ont souligné l'intérêt de la vidéo pour éviter les réunions en personne. Ils prévoient qu'au cours des trois prochaines années, les solutions de réunion par vidéo haute définition comme celles de Tandberg économiseront l'achat de 2,1 millions de billets d'avion par an.
Transformer les habitudes de travail
La vidéo et la téléprésence ont d'autres avantages que d'apporter des économies. Elles permettent de gagner de l'argent et de bénéficier d'un avantage concurrentiel. Elles éliminent le temps perdu en déplacements et apportent l'expertise nécessaire à tout moment et n'importe où dans le monde, ce qui a conduit certaines entreprises à mettre en place des processus plus efficaces.
Prenons l'exemple de Statoil, l'un des plus grands fournisseurs mondiaux de pétrole et de gaz. Il utilise la communication vidéo pour mettre en relation les plates-formes en mer de Norvège avec les centres d'assistance, à des milliers de kilomètres, afin d'aider les experts sur le continent à diagnostiquer rapidement les problèmes. Ainsi, il suffit aujourd'hui de deux semaines pour résoudre des problèmes qui demandaient jusque là deux mois. Un tel gain de temps est inestimable.
Lorsque l'on s'affranchit des distances, on peut prendre des décisions plus rapidement, réunir des experts dans un délai très bref, où qu'ils soient, et répondre aux besoins des clients et des fournisseurs dès que le besoin se présente.
Améliorer la protection de l'environnement
Les gens se tournent vers la vidéo car elle leur permet de travailler plus intelligemment. Les avantages de la téléprésence et de la vidéo ne sont pas nouveaux, mais ils sont plus importants que jamais. La vidéo est aussi un moyen de protéger l'environnement car elle réduit l'impact carbone d'une entreprise tout en améliorant sa responsabilité sociale et l'épanouissement de ses employés.
Si une entreprise permet à 100 employés de travailler à domicile un jour par semaine, elle évite que 46 756 kg de dioxyde de carbone soient libérés chaque année dans l'atmosphère. Ceci revient à sauver une zone boisée de la taille de cinq terrains de football et demi. En outre, une étude récente a révélé que les télétravailleurs sont plus épanouis dans leur travail. Ils sont plus fidèles à leur employeur, moins stressés et trouvent un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée.
La vidéo est la clé pour que les employés restent satisfaits, productifs et connectés, et pour que les responsables restent sereins, sachant qu'ils peuvent communiquer en face à face avec leurs employés à tout moment.
Assurer les communications, malgré tout
Comme nous l'avons souligné, les crises dans le passé se sont traduites par de nouvelles utilisations des technologies. Dans ce contexte, la vidéo et la téléprésence permettent de rester en relation au niveau mondial, grâce à des communications en face à face, naturelles. Cette façon de travailler maintient un très bon niveau de communication dans l'entreprise et lui permet de s'appuyer sur sa communauté pour accélérer la prise de décision et tirer le meilleur parti des compétences de ses équipes.
La vidéo est également source d'unification dans l'entreprise.
Chez Tandberg , nous passons en moyenne 75.000 appels vidéo par mois. C'est la nouvelle façon de travailler.
Par Olivier Baraquin, directeur général de Tandberg France
