Tous les matins, Hélène assiste à une réunion pour faire le point sur les projets en cours et les « points de blocage ». « Chacun expose son point de vue et on ressort en se demandant ce pour quoi on est venu », soupire cette cadre dans une grande entreprise de télécoms. « Les managers ne viennent même plus aux réunions et nos remarques restent lettre morte ».
Il ne se passe pas quelques mois sans qu'une nouvelle étude mette en évidence la perte de temps et d'argent générée par les réunions inutiles. Le cabinet Wolf management consulting estime par exemple qu'un cadre assiste en moyenne à 61,8 réunions par mois. La société Perforny, autoproclamée « expert antiréunionite », estime pour sa part que sur une carrière de 40 ans, un cadre en passe 16 en réunion ! Elle propose même sur son site un test pour savoir si vous êtes atteint du fameux syndrome SAA (Syndrome d'Acceptation Automatique) et un calculateur de coût. Une réunion hebdomadaire d'1h30 avec 8 participants revient par exemple à 33 700 euros par an.
Un rituel dénué d'efficacité... mais qui sert de norme sociale
Ces réunions peuvent s'avérer improductives et se transformer en corvée pour la plupart des participants. Selon le sondage Ifop de 2015, 23% des cadres commencent à perdre le fil des discussions après 30 minutes et seuls 37% tiennent 1 heure ou plus. Du coup, 81% d'entre eux s'occupent en faisant autre chose, comme lire leurs courriels, envoyer des textos ou même jouer à Candy Crush sur leur téléphone.
Comment dès lors expliquer que les réunions continuent malgré tout à s'enchaîner dans la plupart des entreprises ? Peut-être à cause du SAA, le « Syndrome d'Acceptation Automatique » (« Mindless acceptance syndrome » ou MAS en anglais), défini par le consultant David Grady. Ce syndrome fait que vous vous sentez obligé de répondre « oui » lorsque vous êtes convié à une réunion de travail alors que vous ne savez même pas de quoi on va parler et que vous n'êtes pas vraiment concerné.
De fait, 25% des cadres avouent arriver en réunion sans connaître l'ordre du jour, rapporte un sondage Ifop pour Wisembly. D'autre part, participer à une réunion aide à se sentir « important » dans l'entreprise.
Le projet collaboratif plutôt que la réunion
Des conseils de bon sens pour mettre fin à ces réunions chronophages, comme centrer celles-ci sur la prise de décision et non sur la discussion, établir un ordre du jour précis, bannir les réunions de « routine » comme la fameuse « réunion du lundi », vérifier que les personnes clés seront bien présentes et se fixer un horaire précis à respecter.Outre ces sages conseils, la « réunionite » peut également se soigner par la technologie. L'application la plus connue et la plus utilisée, Slack, permet d'échanger des messages dans des groupes dédiés. On peut également y partager des fichiers et y connecter d'autres services comme Google Docs ou Twitter. Idéal pour suivre l'avancement d'un projet ou solliciter l'avis de ses collègues sans avoir recours à une réunion physique. Comme les espaces sont thématiques, plus de risque de se trouver coincé dans une réunion qui ne vous concerne pas. Le style des échanges y serait également plus direct, selon ses utilisateurs, évitant le blabla et la langue de bois habituelle de certains managers.
D'autres outils comme Trello (tableaux de bord), Proofhub (organisation de projets) ou Basecamp (outils de travail collaboratif) sont également très appréciés des entreprises. Mais attention : le numérique n'est pas forcément synonyme de gain de temps. « Mon tableau de bord est surchargé de tâches et de projets auxquels on m'associe sans aucune raison », peste Youssef, chef de projet informatique chez un constructeur automobile.
Malgré ces contraintes, des astuces existent donc. Pour raccourcir vos réunions physiques : supprimer les chaises ! Les réunions sont 34% plus courtes lorsqu'on est debout que confortablement assis dans son fauteuil, selon une étude américaine.
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