Google Drive, OneDrive : comment être plus efficace dans vos recherches ?

Si l'on possède plus de 1000 fichiers stockés dans un compte de stockage en ligne, retrouver un certain document peut s'avérer plus compliqué que prévu. Heureusement, comme Google Drive ou Microsoft OneDrive, certains services proposent divers outils pour permettre une recherche de documents beaucoup plus efficace.

Il suffit de quelques mois voire quelques années pour bien remplir un service de stockage cloud comme Google Drive ou OneDrive. Lorsqu'ils croulent sous les fichiers, retrouver LE document que l'on recherche absolument depuis quelques minutes peut rapidement devenir un sacré problème. C'est pour cette raison qu'il est conseillé d'utiliser au mieux les outils proposés à l'utilisateur. La bonne nouvelle, c'est que ces deux fournisseurs ont bien pensé à tout un tas de moyens pour rendre les choses plus faciles pour tout le monde… Mais il faut bien avouer que cela demande aussi un petit effort du côté de l'utilisateur. Alors ici, nous revenons sur toutes les astuces à absolument connaître pour retrouver plus facilement ses fichiers dans Google Drive et OneDrive.

Les différentes offres proposées par OneDrive et Google Drive

OneDrive : les offres pour particuliers et professionnels

Microsoft OneDrive est désormais associé à Microsoft 365, et inclut donc à la fois de l'espace de stockage sur OneDrive, mais aussi l'accès aux versions premium de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, OneNote, etc).

Pour les particuliers, 4 offres sont proposées pour ce pack. D'abord, sachez qu'il est possible de profiter de OneDrive pour 5 Go de stockage cloud gratuit. Ensuite, la version Microsoft 365 Basic permet l'accès à 100 Go de stockage en ligne, mais aussi aux versions web de la suite Microsoft Office, ce pour 20€ par an, ou 2€ par mois.

L'offre Microsoft 365 Personnel, accessible pour 69€ par an (ou 7€ par mois) donne quant à elle accès à 1 To d'espace de stockage en ligne et à la version premium de Microsoft Office.

Enfin, la version Microsoft 365 Famille de OneDrive donne accès à 6 To de stockage en ligne (jusqu'à 6 personnes sur le même compte), avec tous les avantages des offres précédentes.

Pour les professionnels, trois offres sont accessibles : OneDrive Entreprise, disponible pour 4,70€ par mois par utilisateur. Cette offre donne accès à 1 To de stockage en ligne par personne. Pour 5,60€ par utilisateur, le plan Microsoft 365 Business Basic donne quant à lui la possibilité supplémentaire de profiter de la version web de Microsoft Office, entre autres. Enfin, l'offre la plus onéreuse, le plan Microsoft 365 Business Standard permet tous les avantages du plan Basic, tout en y ajoutant les versions de bureau de Word, Excel ou Powerpoint. Il faut cependant compter sur 11,70€ par mois pour chaque utilisateur.

Google Drive : les offres pour particuliers et professionnels

Google Drive propose également des tarifs différents pour les particuliers et les professionnels. Pour les particuliers, l'offre gratuite permet l'accès sans condition à 15 Go de stockage cloud (ce qui comprend également Gmail). D'autre part, l'offre Basic débute à 100 Go pour 19,99€ par an. Pour cette version, il est possible de partager le compte avec 5 personnes ! Il faut ensuite compter sur 29,99€ par an pour 200 Go de stockage cloud, et enfin 99,99€ par an pour le plan particulier le plus élevé, à savoir 2 To de stockage interne. L'accès à la gestion des abonnements de Google Drive se fait via Google One.

Les offres Premium pour Entreprises appartiennent au Google Workspace, et se divisent en 3 plans différents. L'offre Business Starter accessible pour 6,90€ par mois et par utilisateur. Elle permet un accès à un espace de stockage Workspace commun de 30 Go par utilisateur. Le plan Business Standard permet d'accéder à 2 To de stockage commun par utilisateur, ce pour 13,80€ pour chacun d'entre eux. Enfin, l'édition Business Plus comporte un abonnement de 20,70€ par mois et par utilisateur. Cette offre permet de profiter de 5 To de stockage cloud en commun et par personne.

Nos astuces pour une recherche efficace dans Google Drive

Organisez vos dossiers

Que l'on soit clair : si Google Drive offre tout un tas d'outils permettant de retrouver simplement les documents présents dans le cloud, il n'en reste pas moins qu'une grande partie du travail d'organisation doit être effectué par l'utilisateur. Cela passe par le fait de bien nommer tous les documents pour mieux les retrouver par la suite grâce à une recherche via mot-clé, mais aussi par la création et l'organisation de divers dossiers. C'est la première étape afin de bénéficier d'un espace de travail et/ou de loisir beaucoup plus clair.

Utilisation de la fonction étoile

La fonction étoile de Google Drive n'est pas à négliger si l'on est amené à retourner sur un document de manière régulière. En cliquant sur l'étoile à côté d'un document, cela permet de mettre le fichier en "favori" pour permettre un accès plus rapide lors de la connexion à Google Drive. On regrette que, contrairement à Gmail, Drive ne permette pas d'apposer différents types d'étoiles pour mieux organiser les documents importants. Cependant, cette fonction reste particulièrement intéressante, et offre à l'utilisateur la possibilité de retrouver tous ses fichiers prioritaires en cliquant sur l'onglet "Suivi" à gauche dans Google Drive, entre les onglets "Récent" et "Spam".

Utilisation de mots-clés spécifiques

Recherche de fichiers par nom

Si l'on a bien organisé tous ses dossiers, en prenant bien soin de les nommer, alors la méthode la plus simple pour rechercher un fichier est d'entrer son nom dans la barre de recherche dédiée à cette fonction, pour ensuite le retrouver directement affiché. Cependant, il arrive parfois que l'on ne se souvienne pas du nom alloué à tel ou tel document. Si tel est le cas, alors l'emploi de plusieurs outils de recherche avancée permettra d'augmenter les options afin de retrouver un dossier.

D'ailleurs, si pour différentes raisons, vous souhaitez déplacer vos fichiers OneDrive vers Google Drive (et vice-versa), sachez qu'il existe un bon nombre de solutions pour procéder ainsi.

Utilisation des outils de recherche avancé

Google Drive propose quelques outils de recherche permettant d'aller plus loin dans les résultats proposés. Par exemple, il est possible d'employer le filtre de recherche, par type de document, nom de contact ou date de modification. Si l'on recherche un fichier de type Sheets modifié assez récemment, il est possible de sélectionner "Sheets" dans l'onglet "Type", puis "7 derniers jours" dans l'onglet "Date de modification". C'est une bonne solution pour retrouver tous les documents affiliés utilisés récemment.

Google Drive propose par ailleurs un outil de recherche avancé très complet. Cet outil de recherche est directement accessible en dessous de la barre de recherche, après avoir cliqué dessus.

Cet outil permet de retrouver un document en entrant son type, son propriétaire, son nom, son emplacement, sa date de modification, ses approbations et même les personnes avec qui il a été partagé. Plus pratique encore, cet outil permet de retrouver un fichier en saisissant des mots contenus en son sein. Pratique si l'on connaît le contenu d'un document sans se rappeler de son nom par exemple.

Les raccourcis clavier essentiels pour Google Drive

Plusieurs raccourcis clavier permettent de gagner de précieuses secondes lors de la navigation dans Google Drive. Par exemple, pour renommer rapidement un document, il suffit de cliquer dessus puis d'appuyer sur la touche "N".

Pour passer du mode d'affichage en "Grille" au mode "Liste", appuyer sur le bouton V permettra d'y voir plus clair. Il est également possible d'effectuer un zoom en appuyant sur "+", tandis qu'effectuer un zoom arrière requiert l'utilisation du "-".

Pour accéder à la barre de recherche, utilisez la commande "CTRL + F". Enfin, la liste de l'ensemble des raccourcis clavier sur Google Drive est accessible grâce à la commande "CTRL + /".

Accédez aux fichiers de Google Drive hors connexion

Sur un ordinateur

Il n'est pas nécessaire d'être connecté à internet afin d'accéder et modifier des fichiers Google Drive. Il est par exemple possible d'utiliser l'application Drive pour Ordinateur (à télécharger au préalable via le Windows Store ou l'App Store sur Mac), qui permet d'accéder rapidement aux contenus depuis l'ordinateur, sans avoir à passer par le web. Ainsi, si vous dupliquez des fichiers et des dossiers présents dans le cloud sur cette application, vous y aurez accès même hors connexion. Attention cependant à ne pas faire l'erreur de dissocier le compte Google Drive, car cela peut potentiellement supprimer les documents accessibles hors connexion.

Il est également possible d'accéder à ces dossiers depuis le web, mais il faut au préalable effectuer quelques manipulations. Une fois connecté à internet, vous allez devoir télécharger l'extension Google Chrome Docs hors connexion. Ensuite, vous allez devoir vérifier que vous avez assez d'espace libre sur votre appareil pour télécharger les fichiers choisis par la suite. Une fois que tout ceci est fait, vous pouvez vous déconnecter d'internet et accéder à vos documents Google Drive depuis un navigateur web.

Sur une application mobile

Pour accéder à un fichier Google Drive hors connexion sur Android, il suffit de se rendre dans le service, puis choisir le fichier en question, et appuyer sur les trois petits points situés à ses côtés. L'option "Rendre disponible hors connexion" permettra par la suite d'accéder à ce même fichier, même sans connexion internet.

Sur iPhone et iPad, la méthode est sensiblement la même que sur Android, sauf qu'il faut choisir l'option nommée "Disponible hors connexion".

Une fois que ces documents ont été rendus accessibles hors connexion, il suffit de les ouvrir via les applications Google dédiées comme Google Docs, Google Sheets ou encore Google Slides afin de les ouvrir et les modifier sans le web.

Il est par ailleurs important de noter que Google Drive donne accès à plus de fichiers hors connexion sur Android, puisqu'il permet la lecture de vidéos, d'images et de PDF en plus des fichiers Docs, Sheets et Excel uniquement accessibles sur iPhone et iPad.

Astuces pour une recherche efficace dans OneDrive

Utilisation des filtres de recherche

Filtrage par type de fichier, date ou partage

Comme pour Google Drive, OneDrive permet d'accéder à certains filtres offrant une recherche plus aisée et compartimentée. Ainsi, il est possible de choisir le type de document que l'on souhaite retrouver mais aussi la date de modification du fichier.

Recherche dans les éléments récemment modifiés

Il y a deux moyens d'accéder aux fichiers les plus récents. D'abord, l'onglet "Récents" accessible à gauche de l'interface sur l'application web permet de découvrir les derniers modifiés par l'utilisateur. Il est également possible d'utiliser l'outil d'organisation "Modifié" disponible au dessus de tous les documents. Une bonne technique pour faire apparaître les documents modifiés dans l'ordre chronologique croissant ou décroissant. C'est un bon moyen de retrouver les dossiers les plus récents en quelques secondes seulement.

Rechercher du contenu avec la recherche avancée

Les différents symboles à utiliser

Si l'on croule sous les résultats, il peut être bon d'utiliser les outils de recherche avancée de OneDrive. Mais sachez qu'ils sont moins évidents que ceux dans Google Drive. Il est en effet possible d'employer des requêtes avancées. Par exemple, si l'on met un texte entre deux " (comme par exemple, "Nouveau dossier"), cela permet de rechercher préciser ces mots dans un document. Le symbole "ET ou &" permet de rechercher un fichier contenant tous les termes ou phrases choisis. Au contraire, le symbole "NON ou -" exclut directement les documents qui contiennent telle ou telle expression. Enfin, le symbole "OU ou |" permet rechercher tous les dossiers contenant un des termes ou phrases recherchés.

Recherche et reconnaissance vocale

Pour peu que l'on possède une connexion internet fiable, l'outil "Dictée" de Microsoft 365 permet d'utiliser la reconnaissance vocale afin de créer des fichiers, des emails, des notes ou même directement dicter un document word. C'est également un outil utilisable afin de rechercher des dossiers via OneDrive, même s'il faut bien avouer qu'il sera moins précis que la recherche via texte.