Longtemps traitée de manière technique, locale et tactique, la mise en place d'une politique efficace de 'Software Asset Management' (SAM ou gestion des licences logicielles) nécessite donc une approche cohérente en matière d'organisation, de méthode et d'outils de contrôle. Bien gérer ses licences revient avant tout à réduire les risques pour l'entreprise. En effet, une gestion inexistante ou inefficace des actifs logiciels expose principalement les entreprises à trois types de risques : techniques (pas de maintenance du logiciel, risques liés à la sécurité : intrusions virales...), juridiques (risques liés au piratage des logiciels pouvant amener l'entreprise à payer de lourdes amendes...), financiers (SOX, IFRS, autant de normes comptables et juridiques qui imposent une traçabilité des dépenses et une gestion fine des actifs).
Au-delà des risques encourus, le Software Asset Management permet aussi de contrôler et de réduire sensiblement les coûts directs et indirects liés aux logiciels. En effet, la non-gestion des logiciels coûte très cher aux entreprises : achat d'un nombre de licences plus important que le nombre de postes de l'entreprise (pour se « garantir » des problèmes de piratage), acquisition de versions complètes de logiciels alors que de simples mises à jour étaient nécessaires, maintien en maintenance de logiciels non utilisés, non-utilisation pure et simple de licences par certaines personnes. A titre d'exemple, une étude réalisée aux Etats-Unis par AMR Research a montré que sur les 60 entreprises interrogées moins de 50% des licences de logiciels de CRM acquises étaient utilisées.
De plus, une meilleure connaissance du parc logiciel permet de mieux négocier avec ses fournisseurs et donc de réduire les budgets d'investissement et de fonctionnement. Une politique efficace de Software Asset Management permettra notamment de planifier et grouper les achats, de mieux utiliser les possibilités d'upgrade grâce à la maîtrise des contrats de licences signés, de dénoncer les contrats de maintenance devenus inutiles. Enfin, l'approche SAM permet de déduire sensiblement les coûts de support, de mieux cibler les efforts de formation, de standardiser les logiciels par types d'utilisateurs, mais aussi d'industrialiser leur déploiement.
Ainsi, pour aborder avec sérénité la gestion des licences et mettre en place d'une manière pragmatique, progressive et efficace, une réelle politique de SAM, les DSI (directions des systèmes d'informationà doivent prendre en compte un certain nombre de paramètres et conduire une stratégie reposant sur 5 piliers incontournables :
- La définition de la politique logicielle de l'entreprise : elle exprime les choix stratégiques, techniques et budgétaires de l'entreprise. A ce titre, elle doit impliquer le management de l'entreprise dans son ensemble. La direction informatique s'assure de sa bonne exécution.
- La mise en place d'une organisation spécifique : une fois la politique logicielle définie, il est essentiel de nommer un responsable du parc logiciel qui sera le promoteur de la politique logicielle définie par l'entreprise et son garant. Le responsable du parc logiciel doit être officiellement reconnu par le management. Son premier rôle consistera à concevoir des process, à informer les utilisateurs et à superviser la mise en place d'outils de SAM.
- La mise en place de procédures préétablies pour assurer la gestion des licences et leur vie dans l'entreprise : le responsable du parc logiciel devra édicter un ensemble de procédures formalisées couvrant les modalités d'identification des actifs logiciels, la réalisation d'inventaires permanents de contrôle, la réconciliation entre logiciels présents dans l'organisation et les licences acquises, la gestion de l'intégralité du cycle de vie des actifs logiciels.
- La définition d'une politique de communication auprès de toutes les composantes de l'entreprise : le responsable du parc logiciel aura aussi pour mission de faire connaître auprès des employés de l'entreprise la politique logicielle et les process associés. Chaque collaborateur devra aussi être informé des droits et devoirs en la matière, dans le cadre d'une charte informatique. Celle-ci expliquera notamment de façon claire l'importance de l'authenticité des logiciels, tant pour l'entreprise que pour le salarié. La charte doit enfin préciser quelles sont les procédures pour se procurer des logiciels.
- La mise en place d'un outil global : à démarche globale, solution de gestion globale. L'ensemble des process définis doit pouvoir être géré dans une solution unique et cohérente, accessible à tous les acteurs impactés. Fort de ces éléments, l'on comprend donc parfaitement que la gestion des licences logicielles en entreprise représente une donnée stratégique pour les DSI qui, en industrialisant ce processus et en l'abordant dans sa globalité, pourront améliorer sensiblement la compétitivité de l'entreprise, la responsabiliser et la prémunir contre des risques de toute nature.
Jamal Labed, directeur des opérations de Staff&Line
