La situation est classique, en déplacement, en repos, voire en vacances, nombre de collaborateurs sont tentés de consulter leur boîte mail professionnelle. Si certains dossiers importants et ponctuels peuvent nécessiter qu'un suivi soit réalisé pendant les congés, l'e-mail peut se présenter comme un fil à la patte pour ceux qui arrivent difficilement à « décrocher » du travail.
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Il existe pourtant des méthodes qui permettront de partir plus sereinement. La plus connue d'entre elles demeure la programmation d'un message d'absence aussi bien sur la boîte mail professionnelle, que sur le répondeur téléphonique mobile. La pratique, presque devenue traditionnelle, n'est pas encore employée par l'ensemble des travailleurs.
L'e-mail est pourtant devenu un classique en entreprise. Une pratique qui rythme les journées de nombre de collaborateurs. Une étude menée par Adobe en juillet 2015 sur 1 600 cadres européens et américains âgés de plus de 18 ans précisait à ce sujet qu'en moyenne 5,6 heures par jour sont consacrées à la consultation et l'envoi d'e-mails.
Le sondage rapportait que la moitié des sondés consultent ces e-mails en vacances. L'e-mail est donc chronophage, mais s'étend également à la sphère privée. Pour éviter une extension du domaine de l'e-mail aux congés, le message d'absence s'avère être une parade efficace.
Nommer un remplaçant
L'idée n'est pas de déplacer la charge de travail sur quelqu'un d'autre, mais de pouvoir assurer un suivi des dossiers importants. Edouard Mongrand, directeur et cofondateur de CallDoor, éditeur de services permettant aux professionnels de gérer à distance les téléphones mobiles, explique : « pour les salariés, c'est une manière de déculpabiliser, car cela créé un suivi de service pendant les congés. Les collaborateurs peuvent ainsi mieux partir l'esprit apaisé. »
Il est toutefois important de mentionner dans votre message d'absence une date de retour mais aussi de nommer le nom d'un remplaçant. Ce dernier pourra se charger des dossiers urgents. Malgré ces précautions, le message d'absence peut être mal perçu.
« Le message d'absence est parfois ressenti comme la traduction d'un manque d'implication. Ou pire, qu'une personne ne fait pas correctement son travail. En réalité, en précisant que vous n'êtes pas disponibles, les clients ou les autres collaborateurs ne pourront pas réellement vous en vouloir. Le message apporte de l'assurance, le service passe désormais par l'information. Qu'il s'agisse du suivi d'un colis ou d'un autre outil, le fait de savoir qu'une demande n'est pas aux oubliettes et qu'elle pourra être traitée par une seconde personne compétente permet de créer moins de stress », ajoute le responsable.
Sur téléphone mobile, soufflez !
Le constat est identique en ce qui concerne le répondeur mobile. En créant un message spécifique aux congés, les clients ou collaborateurs qui désirent vous joindre le feront avec parcimonie. La présence d'une information préliminaire réduira le nombre de messages inopportuns.
Cela ne doit pas non plus empêcher un travailleur de se tenir au courant de son « actualité » professionnelle. L'important est de se définir des cadres. Puisqu'il revient finalement à chacun de s'organiser comme il le souhaite. Une des possibilités est de, dans la mesure du possible, couper la journée de la partie professionnelle pour éventuellement consulter ses dossiers le soir.
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« Il ne faut pas se sentir obligé de rappeler. Même sans message d'absence sur son répondeur, les DRH doivent expliquer que la norme n'est pas de répondre tout de suite. De nos jours, les technologies imposent de se justifier lorsqu'une personne n'a pas répondu dans la minute mais il est nécessaire que des chartes soient éditées pour dire que chacun a le droit de ne pas être disponible », nous explique Edouard Mongrand de CallDoor.
Pour le moment, rien de tel ne figure dans les conventions collectives des entreprises. Il ne s'agit que de bonnes pratiques qui ne demandent qu'à être utilisées plus généralement.
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